新時期房地產檔案管理中的問題和策略研究

張麗華/哈爾濱市住房保障和房產管理局經濟技術開發區分局

新時期房地產檔案管理中的問題和策略研究

張麗華/哈爾濱市住房保障和房產管理局經濟技術開發區分局

近年來隨著房價的不斷攀升，房地產行業備受社會關注，處于賣方市場的房地產行業的長期存在，以及國家先后出臺了遏制房地產過熱的新政策，如首付比率調整，個人第二套房限制政策，新國五條，二手房交易調整等，對房地產行業產生了不同程度的影響，也對房地產檔案管理產生了很大的影響。

一、房地產檔案管理概念與內容

1.房地產檔案概念與特點。房地產檔案是房產在建設、交易、審批等管理環節中形成的具有一定價值且以不同載體形式存在的檔案資料。房產檔案具有法律憑據性，可為產權管理提供有效的法律依據。房產檔案區別于其他檔案，有著自身的特點。動態性。房產檔案會隨著房產產權變更、城市改造等發生動態變化，因此需對房地產檔案實行動態管理。區域性。每宗房產產權情況及發證機關都具有唯一性，每宗房產的檔案信息受地區限制而不同。

2.房地產檔案管理內容。首先，房地產檔案收集、歸檔。就是按規定把分散的房產檔案集中到產權部門實行歸檔，統一管理。其次，房產檔案整理。就是對檔案進行分類、排列、目錄編制等。再次，房地產檔案的鑒定與保管。檔案的鑒定工作就是對收集的檔案信息的真實性及價值性進行鑒定。檔案的保管，是指根據房地產檔案的特點科學地對檔案進行存放、安全防護。最后，房產檔案的利用。就是建立在信息化的系統下對檔案信息檢索提供科學、便捷、有效的服務工作，如編制檢索工具、卷宗目錄的編制等。

二、新時期房地產檔案管理的意義及存在問題

（一）新時期房產檔案管理的意義

首先，降低資源浪費，房地產檔案作為一類檔案資源，承載著我國房地產市場最直接有效的信息，只有合理利用這部分資源，才能發揮其應有的作用，避免檔案資源本身的浪費，而且其有效的信息資源為我們緊張的住房供給提供了有效憑證，從而避免住房閑置浪費。其次，為國家調控提供依據，房地產檔案管理為國家實行房地產市場調控提供有效信息統計與分析工作，為國家調控提供有效依據。再次，為人們生活等方面提供信息服務，房地產檔案管理承載著我國房地產市場最直接有效的信息，在我們住房市場供給小于需求的今天，提供有效的房地產信息才能為人民的基本生活、住房選擇等提供有效的服務。最后，降低炒房等違法違紀犯罪率，近年來違法、違規炒房、囤房等現象頻發，國家頒布的“國五條”指出：“堅決抑制投機投資性購房”。因此房地產檔案信息管理與合理開放部分檔案信息可以有效地打擊炒房、堅決抑制投機投資性購房等違法行為。

（二）新時期檔案管理存在的主要問題

1.房地產信息開放度過低。房地產檔案承載著眾多的房地產市場信息，無論對于國家、房地產開發商、普通民眾都有重要的信息利用價值，高利用率才是建立房產檔案的價值所在，也是建立房地產檔案的主要目的。但由于現階段我們處于嚴重的房地產賣方市場階段，造成房地產檔案的開放度低且開發商不必利用或極少利用房地產檔案信息來開發市場的局面，使得消費者及普通民眾很難得到或利用房地產檔案資料。

2.房地產檔案管理人員素質有待提高。隨著信息化、數字化進程的加快，各行各業的信息系統都在接受信息化的改造，房地產市場也不例外，有效的檔案管理工作包括檔案收集、歸檔、整理、鑒定與保管、信息檢索利用等工作，這就要求檔案管理人員不但要進行信息化技術的培訓，還要不斷加強房地產檔案知識的培養，對檔案信息進行價值篩選，培養檔案管理人員敏銳的信息洞察力等，這就對現階段房地產檔案管理人員的綜合素質、工作能力提高提出了挑戰。

3.缺乏有效的信息檢索系統。目前雖大部分房地產組織建立了信息化的檔案管理系統，但由于房地產檔案建立具有唯一性及區域性，使得很多房地產檔案受到區域性、地方性的限制，全國不能形成有效的、統一的信息檢索系統，即使是以省市為單位的地方房地產信息系統，由于受到現階段賣方市場的影響，對用戶開放條件苛刻，檢索的信息質量偏低，正是如此才造成很多以投機投資性購房為目的的現象出現。

4.信息收集、甄別不完善。近年來房地產更多地參與到地方經濟活動中，而且就房地產檔案管理本身而言，具有很強的動態性，房地產檔案信息收集隨著城市改造、拆遷、房屋買賣、繼承、抵押等相應地發生變化，每當有涉及到房地產產權的活動發生，都會產生相應的產權文件資料。房地產檔案從種類上劃分有房產購買登記檔案、產權注銷登記檔案、房地產交易檔案、房屋拆遷檔案等等。目前我國的房地產檔案信息收集主要集中在買賣檔案登記，產權交易登記部分，加之檔案收集復雜，所以造成信息收集不完善的現狀。《城市房地產權屬檔案管理辦法》中規定“房地產權屬檔案管理機構應當按照檔案管理的規定對歸檔的各種房地產權屬檔案材料進行驗收，不符合要求的，不予歸檔。”但在實際檔案管理工作中，房地產市場把目光主要投向了房產交易上，對于完善與甄別房產信息工作沒有給予足夠的重視，加之在實際工作中更正與查補房產檔案信息工作難度大、程序復雜，造成了房地產檔案管理工作中，信息甄別不完善。造成部分房產虛假信息的存在，這也是出現“房姐”等眾多房地產市場亂象的原因之一。

三、新時期加強房地產檔案管理的對策

1.加強檔案管理立法嚴格執行，逐漸改變市場供求關系。針對房地產檔案管理信息開放程度過低及信息甄別系統不完善的現象，國家應嚴格立法，嚴格要求房地產市場的信息甄別與開放度，對現行的房地產檔案查閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度等進行完善，針對新時期新問題，制定一些新的制度，完善檔案管理內容。科學立法嚴格執行，不斷改善房地產市場的供求關系，如國家頒布的“國五條”明確規定：“堅決抑制投機投資性購房”“加強市場監管”，二手房首付比例調整，以及早期的限購令等立法，要嚴格執行，只有逐漸調整房地產市場長期的賣方市場現狀才能更好地發揮房地產檔案管理的作用。

2.提高房地產檔案管理人員的綜合素質。隨著社會的發展，科學技術正不斷發生日新月異的變化，特別是數字化、信息化程度的加快，再加之房地產檔案業務不斷更新和拓展，都迫使房地產檔案管理人員不斷提高自身的綜合業務素質。“大力提高房地產檔案工作者駕馭信息技術的能力，建設一支以既精通房地產管理業務，又熟悉計算機信息技術為主體的專業隊伍，是實現房產檔案管理現代化的關鍵。”要創造條件使檔案管理人員在工作中獲得學習機會，適時進行系統培訓，不斷引進先進技術，提高整個檔案管理數據庫的服務能力，吸收各高校專業人才，注入新鮮血液。

3.構建信息化系統，完善檢索機制。運用計算機、多媒體等現代技術建立完善的房地產檔案信息檢索系統，克服地域性差異，統一標準建立國家大范圍內的房地產信息數據庫。運用政策性指令加大房地產市場對于數據庫建設的投入，規范房地產市場的檔案歸檔標準，編制統一的檢索目錄規范，提高檢索信息的數量與質量。

綜上所述，只有適時根據市場變化，把握不斷出現的新情況，形成多方配合全面行動的工作思維，才能創新房地產檔案管理，發揮房地產檔案管理的本質作用。