不斷規(guī)范公文管理 提高企業(yè)管理水平

王艷雪/哈爾濱東安發(fā)動機（集團）有限公司

不斷規(guī)范公文管理 提高企業(yè)管理水平

王艷雪/哈爾濱東安發(fā)動機（集團）有限公司

公文處理在企業(yè)管理過程中的承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶作用日益凸顯，借助公文處理這一重要載體提企業(yè)管理水平，是建立現(xiàn)代企業(yè)的必然要求。由此可見，隨著現(xiàn)代社會生活節(jié)奏日益加快，信息交流日趨頻繁，公務(wù)文書在處理公務(wù)活動、協(xié)調(diào)各方關(guān)系等諸多方面越來越顯示出它的重要性。因此，做好企業(yè)公文管理的規(guī)范化尤其重要。

管理；公文；企業(yè)

公文是一種文書形式，是一種具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，進一步做好公文校核工作，提升公文質(zhì)量，創(chuàng)精品公文，對促進公文處理規(guī)范化，提高企業(yè)管理水平都具有十分重要的意義。因此，如何適應(yīng)創(chuàng)新體制,確立科學(xué)、規(guī)范的公文管理機制,為企業(yè)的新發(fā)展提供高效有力的保障,成為當(dāng)前公文管理工作中亟需解決的問題。

一、公文規(guī)范化管理中存在的問題

1.公文格式不規(guī)范。公文格式是公文權(quán)威性和嚴(yán)肅性在形式上的體現(xiàn),規(guī)范是對公文格式的基本要求。但在實際工作中,普遍存在著公文標(biāo)題不準(zhǔn)確、成文日期不規(guī)范、有附件的公文缺少附件、字體字號的選用不規(guī)范、印刷版記不規(guī)范以及印制效果低劣等現(xiàn)象。有的單位制發(fā)公文，上行文、平行文、下行文格式不分，公文要素不全、不規(guī)范，有的單位以內(nèi)部呈批件、白頭信函向市政府報送公文，有的單位報送代市政府或政府辦起草的公文未經(jīng)單位主要負責(zé)人或主持工作的負責(zé)人簽發(fā)或?qū)徍恕?/p>

2.用詞不當(dāng)、語法不合邏輯。在一些公文中的用詞上有時會產(chǎn)生是是而非的感覺，甚至?xí)霈F(xiàn)明顯的語病，亦稱“用詞不當(dāng)”，這些不僅影響公文的質(zhì)量，更重要的是還影響執(zhí)行、落實和實施效果。用詞不當(dāng)是指對詞的基本含義、感情色彩、范圍大小、語意輕重等了解不夠而造成的使用不當(dāng)，主要是由于混用同義詞造成的。認真辨別并掌握同義詞的詞義和用法，使文章的表達更貼切、更細致、更嚴(yán)密。在公文中，時常會發(fā)現(xiàn)諸如成分殘缺、成分多余、搭配不當(dāng)、語序不當(dāng)、詞不達意和錯別字等方面的問題，還有的措詞不當(dāng)，甚至出現(xiàn)與法規(guī)相悖的詞句，等等。另外，請示和報告文種不分，請示性公文不用上行文格式，報告中夾帶請示事項。

3.文種使用不當(dāng)、行文規(guī)則混亂。公文是一個獨立的文體，它是由若干具體的公文組成的，由于具體的公文性質(zhì)有別、用途不同，故為每個具體的公文規(guī)定了專門的名稱，一般將這種具體公文的名稱稱作文種。諸如文頭不規(guī)范、標(biāo)題成分殘缺、主送機關(guān)排列混亂等公文格式的不規(guī)范，越級上報、多頭行文、請示一文多事等行文規(guī)則的混亂，都有悖于公文法規(guī)的規(guī)定。例如“令”，它適用于政府部門依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施等。有的企業(yè)為表明自己發(fā)文內(nèi)容的重要性以及執(zhí)行上的嚴(yán)肅性，往往用“令”的形式印發(fā)。嚴(yán)格講，“令”、“命令”等不應(yīng)屬于企業(yè)適用的文種，企業(yè)也不應(yīng)再“發(fā)號施令”，企業(yè)如要對重大事項或重大行動做出安排，應(yīng)使用“決定”更為恰當(dāng)。

二、創(chuàng)新舉措，持續(xù)深化公文規(guī)范化管理水平

1.規(guī)范公文格式。企業(yè)公文是指依附于企業(yè)組織的規(guī)范的行政文件，是企業(yè)命令、通知、通報、決定、批復(fù)、請示、申請、函、報告、公告、意見、會議紀(jì)要等的統(tǒng)稱。從中可以看出企業(yè)公文的特點是：必須依附于企業(yè)而存在，這也是企業(yè)公文別于黨政公文的最顯著特征。所謂行有行規(guī)，企有企規(guī)，作為企業(yè)文書，公文是企業(yè)傳達信息的載體，就得按照準(zhǔn)確、規(guī)范、工整去做。此，我們在公文寫作時，必須反復(fù)推敲，仔細斟酌，精心挑選詞語和分辨詞義，各類用詞要貼切妥當(dāng)，相同文種的就應(yīng)注意用語格調(diào)的統(tǒng)一。尤其是一些關(guān)鍵詞，一個字也不能差，必須表述準(zhǔn)確到位。辦文人員應(yīng)當(dāng)認真通讀本企業(yè)公文制度、深刻領(lǐng)會，全面掌握上述辦文規(guī)定，增強貫徹執(zhí)行國家、集團公司和本企業(yè)公文處理辦法、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)的自覺性，不斷提高公文處理水平。

2.用詞要嚴(yán)謹(jǐn)、語法要符合邏輯。語言使用得當(dāng)，關(guān)鍵是公文的語法語氣要恰如其份。所謂語法，也叫“文法”，是語言的結(jié)構(gòu)規(guī)律。語法包括詞法和句法等。語氣，也是語法范疇之一，通過一定的語法形式表示說話人對行為動作的態(tài)度。語氣，有的是陳述語氣，有的是虛擬語氣，也有的用語氣助詞和語調(diào)來表達。不同文種的語言特色是不同的：指揮性公文（如指示、意見、命令）的語言，應(yīng)色彩莊重；知照性公文（如通報、公告）的語言，應(yīng)通俗具體；報請性公文（如請示、邀請）的語言，應(yīng)恭謹(jǐn)明確；法規(guī)性公文（如條例、條令）的語言，應(yīng)簡約規(guī)整；提要性公文（如會議紀(jì)要）的語言，應(yīng)概括凝練。總之，語言使用要得當(dāng)。另外，現(xiàn)在很多企業(yè)，尤其是中小企業(yè)，非常不注重公文格式及行文要求，想怎么寫就怎么寫，發(fā)出的公文要形象沒有形象，要邏輯沒有邏輯。

3.嚴(yán)格使用文種和行文規(guī)則。在公文寫作和處理中，把性質(zhì)和用途相同的公文歸并為同一種，對每一種公文規(guī)定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡稱文種。尤其應(yīng)當(dāng)注意不要與請求混用。報告事項不得夾帶請示事項，否則會因“報告”不需批復(fù)而影響請示事項的處理和解決。還有一些文種例如總結(jié)、調(diào)查報告、啟事等等，它們的用途則是人們在長期實踐過程中不斷總結(jié)、約定俗成的。應(yīng)符合文體的要求。如下行文應(yīng)該注意既維護本級的權(quán)威，又平易近人；平行文要相互尊重，文明禮貌；上行文則應(yīng)該言敬語恭，即使向上級或有關(guān)單位陳述不同的看法，也應(yīng)該注意理直而詞溫。對于成績、問題或提出批評與意見，不能過于夸張，使人有言過其實之感而難以接受。若對某一問題還不夠明確，確實難以把握用詞分寸時，不妨用一些中性詞。而每一種公文的寫法，也經(jīng)過長期實踐形成共識逐步規(guī)范，有些文種的寫法例如事故調(diào)查報告等等，還由主管部門作出了明確的規(guī)定。寫作公文時，正確選擇、標(biāo)示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規(guī)范，有利于提高寫作效率和質(zhì)量。

三、結(jié)束語

總之，管理是一項十分嚴(yán)肅、要求嚴(yán)格的工作，也是一項比較繁雜的工作。由此可見，公文管理工作的好壞，直接體現(xiàn)著企業(yè)的整體形象。因此，能否對本企業(yè)公文進行規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理，不僅體現(xiàn)著各單位的管理水平，還關(guān)系到單位良好對外形象的樹立，更是提高企業(yè)管理水平的重要體現(xiàn)。

[1]趙惠琴.基層單位公文處理中存在的問題及其對策[J]；檔案；2012年03期.

[2]耿潔.淺議新形勢下如何提高公文處理工作水平[J]；檔案天地；2011年07期.

[3]殷明.公文筐測評實用評分模式[J]；企業(yè)改革與管理；2011年05期.