淺談如何做好文書檔案管理工作

龍繡娟/國網青海省電力公司黃化供電公司

淺談如何做好文書檔案管理工作

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通過對人們社會實踐活動的真實記錄，從而形成檔案。而且檔案隨著社會的發展也在不斷的發展和進步。特別是在當前新形勢下，檔案變得越發的重要，檔案管理的各種新方法不斷得以應用，從而有效的提高了檔案的工作效率。文中對文書檔案管理中存在的問題進行了分析，同時對提高文書檔案管理工作水平提出了具體的措施，并進一步對加強文檔管理人員的整體素質進行了具體的闡述。

文書檔案；管理；工作

隨著信息技術和網絡技術的發展，我國的產業化進程速度得以不斷的加快，而且開始身著網絡化和資源共享化的方向發展，這就使傳統的檔案管理模式和利用方式無法適當前產業化發展的需求，所以加強檔案的資源建設及法制化進程已成為當前檔案管理的必然趨勢。文書檔案是對社會組織所從事的各類管理活動的記錄，其主要是對各種有保存價值的文書轉化而來，文書檔案管理是企業規范化管理的重要組成部分，其通過對企業發展歷程的記錄，為企業的發展提供可靠的文字依據，是企業得以生存和發展的重要條件，所以加強文書檔案管理工作至關重要。

一、文書檔案管理中存在的問題

1.檔案工作人員的培訓工作需要加強。文書檔案管理工作中其分類和立卷具有較強的專業性，但在目前較多企業當中，對于文書檔案管理工作中，其管理人員多數都沒有經過專業的知識學習和培訓，在工作中不得要領，缺乏專業的技能，無法滿足現在文書檔案工作的實際需求。部分檔案管理者盡管是科班出身，便也只是停留在檔案的基礎認識上，自身的知識結構更新較慢，管理理念落后，這就在很大程度上制約了文書檔案管理的水平。而且在當前檔案信息化建設過程中，計算機技術和網絡技術的廣泛應用，更對檔案管理人員提出了更高的要求，作為一名文書檔案管理人員需要不斷加強自身的知識的更新外，還要及時對新技術和新知識進行培訓和學習，從而使文書檔案向標準化和規范化的方向發展。

2.文書工作和檔案工作直接的銜接存在問題。在文書檔案管理工作中，文書和檔案是相互統一又相互獨立的兩種工作形式，而且只有兩者有效的進行配合，才能建立一個分體式的管理體制，所以在實際管理工作中，無論是文書還是檔案都需要實行一種分塊式的管理制度，從而確保管理的有效性和科學性。但在實際工作中，文書和檔案工作之間卻存在較相互脫離的情況，文書人員不了解檔案工作，而檔案人員更很少對文書工作進行考慮，兩者之間缺乏有效的銜接，而且在彼此的公文處理方式上，也存在著不規范和不標準的地方，這就更拉大了兩者之間的距離。

二、提高文書檔案管理工作水平的措施

1.做好文書工作和檔案工作的規范銜接。文件是檔案的基礎，文件質量的高低直接關系到檔案的質量的好壞，沒有高質量的文件作為基礎，檔案的質量就得不到有效的提高，由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規范化處理文件的基礎之上的。因而，文書人員要提高檔案意識，切實做好文書材料的立卷歸檔。在實際的文件處理過程中，要時刻意識檔案管理工作，從而真正實現文書、檔案工作一體化。要做好這一點，需要文書人員重視文件材料的質量，例如紙張的大小、文字的格式等都需要有一個標準。嚴謹使用圓珠筆、紅墨水、鉛筆等起草、修改和批閱文件材料等。此外，文件的處理要及時、準確；收發文件需要及時的進行登記和記錄，一旦發現文件的缺少，要及時的查找。尤其是對于帳外的資料，例如領導者的講話以及外出開會的記錄等，要及時的收集和處理，保證文件材料的完整性。

2.加強部門之間的合作，做好文書檔案的收集工作。檔案工作者要主動的了解業務部門正在或者將要進行的新的工作；經常性的導各個部門之間去走動走動，獲得及時的信息；還要根據單位的實際工作，主動思考檔案的工作怎樣圍繞單位的中心進行，如何做好資料的收集和整理工作等。

加強檔案管理部門和各個部門之間的協調和溝通，保證檔案資料收集的順暢。收集資料要分清重點，著重收集能夠展示單位歷史和現狀，促進單位未來發展的資料，為實際的研究和服務，提供有力的證據和有價值的情報。

3.建立有效的管理機制和程序，嚴格按照規章制度辦理公文。對于檔案管理的規定和程序，要盡可能的細化，簡潔明了，并且具有可操作性。文書檔案工作人員要嚴格的執行公文的規則，嚴格進行審核和簽發，堅決避免濫發文件和發無效的文件現象。在公文正式印刷之前要認真審核簽發的手續是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否規范，在印刷以后發送之前工作人員還需要進行再一次的復核。如果需要修改實質性的內容，則需要按照程序進行復審。對于公文的用紙、幅面以及字體、排版等都需要按照嚴格得的技術指標進行。要充分的利用隨文卡片的作用，簡明扼要的填寫文件處理單、發文稿紙的卡片，合理的制定文件的發文的范圍。對于文件件數的控制，要嚴格，禁止隨意的抄送現象。

三、加強文檔管理人員的整體素質

1.進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識、增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

2.加強制度建設，建立長效培訓機制。加強文書檔案的管理，則需要企業加強對檔案管理人員培訓機制的建立，為檔案管理人員提供各種培養和再教育的平臺。同時還要建立約束和激勵機制，從而使檔案管理人員自身具有較強的緊迫感和壓力感，積極主動的去學習，去更新自身的知識結構，從而確保職業素質和技能的提升。

四、結束語

文書檔案管理作為企業管理工作中十分重要的一部分，其管理的規范性對于企業管理水平的提升具有極其重要的意義，所以需要加強對文書檔案的管理，做好開發和利用工作，使文書檔案的價值得以有效的體現出來，這對企業的長遠的發展將起到十分關鍵的作用。特別是在當前市場經濟環境下，企業面臨著重大的機遇和挑戰，在這種情況下，企業更要及時避免消極因素的影響，不斷的發揮文書檔案管理的優勢，從而確保企業得到健康、持續的發展。

[1]潘健敏.淺析如何優化新時期新形勢下的檔案管理工作 [J].中國新技術新產品，2008（17）

[2]陳輝.淺談加強高校檔案管理工作的對策[J].黑龍江檔案，2011（1）