對文秘與檔案管理的問題分析

王仕波/哈爾濱市房地產開發公司

對文秘與檔案管理的問題分析

王仕波/哈爾濱市房地產開發公司

文秘工作對領導者的決策水平和單位的工作效率起著舉足輕重的作用。做好文秘工作，并使之與檔案工作規范銜接，具有十分重要的意義。根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和《國家行政機關公文格式》（以下簡稱《格式》）及《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》），本文試就文秘工作和檔案管理工作的規范銜接問題談點粗淺的認識和看法。

一、文秘工作與檔案管理之間的關系

1.文秘的素質修養，是文書檔案管理的重要基礎。由于有些單位的文書檔案管理，一般情況下都是由文字秘書兼任的，因而文字秘書的自身修養直接影響著文稿的質量和文檔管理的水平。文字秘書工作與文書檔案管理工作，從專業上說，雖然有區別，但業務關系上又相互聯系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一個載體，可以這樣說，文字秘書的修養是決定文檔資料價值，進而搞好文書檔案管理，使文書檔案發揮應有作用的基礎，這就是該事物間的本質聯系。文字秘書要自覺地、全面地加強自身的修養，努力把自己造就成為德才兼備、既合格又稱職的國家特殊崗位上的工作人員，在自己的工作崗位上，不僅僅通過文字的抄寫、記錄和文稿起草，做好領導的助手和參謀，同時，由其經手、處理的具有較高水平的文字材料，也為文書檔案提供了準確的、豐富的、詳實的具有較高價值的原始資料。

2.文字秘書是一名優秀的文書檔案管理工作者。由于人員編制和機構設置的局限，許多企業單位的文書檔案管理都是由文字秘書兼職的。按照檔案管理的有關規定，文書檔案管理方面的業務又隸屬當地檔案局領導，因此，文字秘書應在遵循檔案管理必須堅持黨性、實踐性和科學性的基礎上，按照文書檔案管理工作關于統一管理、完整與安全、便于利用的原則要求，努力提高文書檔案管理方面的業務修養。文字秘書兼做文書檔案管理，主要是做文書材料的立卷、文書檔案的收集、整理、縮微、鑒定、檢索、保護、利用、信息和統計等環節的工作。這些環節之間既相互連接，又相互制約，而利用則是諸環節中的中心環節，其它環節都為利用服務，為利用打基礎和創造條件。做好文書檔案工作，為本部門、本單位的中心工作服務，是文書檔案工作人員的根本任務。作好文書檔案管理工作，是為了保證文書檔案在中心工作中的作用，即作為單位工作的參謀作用，作為宣傳教育的素材，作為歷史的憑證，作為科學研究的必要基礎條件，其重要性是不言而喻的。由于單位文書檔案管理工作是通過單位辦公部門的內設機構即文檔室進行的，而這類文檔室對于較小單位而言，則具有綜合性，它不僅是管理文書檔案，同時統管了諸如人事、科技、會計等檔案，門類更多，內容更豐富，工作更復雜，這樣，要求提供大量的參考資料，要求為機關中心工作的利用創造方便的條件，而且要求提供的資料迅速、準確，這就增加了一定的難度。因此，文字秘書在加強秘書工作修養的同時，又必須具有文書檔案工作人員的有關理論、業務、紀律、技能等方面的修養，做一名合格的文書檔案管理工作者。

二、文秘工作與檔案管理中存在的主要問題

一是用紙不達標，裝訂不規范。《格式》規定，公文用紙一般使用紙張定量為60g/㎡-80g/㎡的膠印印刷紙和復印紙，型號國際通用的A4型。裝訂要求在左側訂、無漏頁、無壞釘、不脫落、不散頁、后背平整。但長期以來，公文用紙是很少注意克度要求，常因紙張質量差和耐折度低，以致于保管時間不長便開始發黃。而且相當一部分單位的公文還在繼續延用過去的16開型紙，即使是用16開，有時大小也不一致。印刷裝訂中，漏頁、掉頁、壓字訂腳不齊、順序顛倒等問題時有發生使公文的嚴肅性、美觀性和檔案的完整性受到一定的影響。二是版記不全面，附件不規范。版記是文書部門和檔案部門相互銜接，順利實現“文檔一體化”的一個重要標識。而日常文秘工作中常常不被重視，只有主題詞而無抄送抄發單位有之，不標明印發部門和時間者有之，甚或沒有版記，尤其是主題詞的選用不準確或自擬自編更給文件歸檔擬寫目錄造成困難，增加了“文檔一體化”的操作難度。《格式》還對公文的附件作了明確規定，但在現行公文制中，有些單位卻不能處理。有的不標識“附件”二字，有的“附件”字樣標識不當，正文和附件的名稱、序號不一致附件單位單獨裝訂時不標識正文字號和排列序號附件和正文難以對號入座也嚴重影響著公文的規范立卷和規范歸檔。三是原稿不齊全，編號不規范。公文原稿的收集整理是公文處理的一個重要環節。有時候辦文過程很規范，但實際歸檔時，卻發現只有定稿，缺了原稿和修改稿。還有的歸檔材料是傳真原件，不經過復印就存檔，短期內字跡模糊不清。公文編號上的差錯一般則是由于登記不及時，分類不準確造成的。漏號、重號等情況的出現既影響了公文的質量又不符合立卷歸檔的要求。

三、加強文秘工作和檔案管理的措施

加強文秘工作和檔案管理工作的措施，主要體現在以下三個方面：一是強化“文檔一體化”意識。“文檔一體化”的實質是把文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體程序真正交融在一起。這個概念的提出，旨在加強檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質量，同時減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，使文檔工作流程科學化、合理化。因此，文秘人員必須具有較強的檔案意識。要站在為歷史負責的高度，按“文檔一體化”的要求，規范辦理好每一份公文。二是強化“全過程管理”工作。首先，要樹立質量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個環節的每個工作人員都有樹立質量第一的觀念，明確認識各自的崗位責任，這是“全過程管理”的前提。其次，要制定嚴格的質量標準。《檔案法》、《格式》和《辦法》等法規對國家機關公文處理及公文歸檔工作均作了明確規定，檔案工作人員和文秘人員應該認真學習熟練掌握，在精通的基礎上認真執行。第三，要理順管理體制，完善組織機構，建立優秀的工作隊伍。這是“全過程管理”的基礎。第四，要建立有效的管理制度和工作程序，嚴格按照規范要求辦理公文。第五，配置的設備和工具是“全過程管理”的關鍵。同時還應注意操作的熟練性和規范化，對一切不合理、不經濟、不正當的使用行為要堅決禁止。三是強化“文書部門立卷”工作。“文書部門立卷”是《檔案法》早已明確的一個基本制度。《辦法》也規定公文辦理完畢后，由文書部門或業務部門負責“及時整理（立卷）歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環節，并成為二者真正意義上的銜接點。各單位辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統一保管，根據立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導和幫助下，編寫“歸檔文件目錄”將其及時“對號入座”，使文件的立卷工作日常化，確保歸檔材料的完整齊全。

四、結束語

總之，通過對文秘工作與檔案管理之間的關系進行分析，讓人們充分掌握好他們之間的微妙關系，有利于如何去處理和發展；認識到在處理它們之間的關系時而存在的問題，加以改善，做到全面地、徹底地解決文秘工作與檔案管理之間的問題，加強各個方面的管理，提高工作效率及保證工作的質量。