淺述內蒙古科技大學檔案管理電子化的幾點建議

孫學勤

（內蒙古科技大學 檔案館，內蒙古 包頭014030）

隨著全球信息化的蔓延，高校作為新世紀人才培養的基地必須緊跟時代的步伐，將科學且便捷的電子校務推廣開來。 全國許多高校的校園信息化工作已在大力推進，尤其是在《教育部辦公廳關于教育電子政務建設的指導意見》文件中，強調了電子校務的重要性和緊迫性，全國高校各類事務都開始在網上運行， 我校自2006 年在內蒙自治區范圍內率先應用電子校務，辦公自動化的出現使檔案的生成方式發生很大變化，大量亟待總結與保存的電子文件給檔案歸檔工作帶來了前所未有的挑戰。

1 高校檔案管理電子化的必要性

高校學生的檔案是未來國家重要人力資源檔案信息的基礎，所以學生檔案管理的現代化是社會發展的必然要求。 然而，現今學生檔案的管理基本上還處在傳統、原始、手工操作的管理模式階段。不推行檔案管理的電子化，就不能使學生檔案材料得到更有效地利用。 例如由于沒有建成學生檔案信息數據庫，就不能為學生就業提供服務，為用人單位服務。《全國檔案信息化建設實施綱要》中強調：“適應國家信息化建設和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展，為改革開放和現代化建設服務。 ”我國著名的檔案學家吳寶康教授也曾經說過“檔案必須利用，通過利用來充分發揮其作用，為社會服務，并同社會的政治、經濟、文化、科學、教育等各方面緊密的聯系起來，實現檔案的自身價值。”在全國乃至全球檔案管理電子化的背景下，高校檔案管理的信息化、數字化、文檔一體化已勢在必行。

2 我校檔案管理電子化的幾點建議

當前，我校已經實現的辦公自動化為檔案工作的電子化奠定了堅實的基礎，為我校廣大師生進行靈活的檔案查詢、用戶檢索和檔案利用提供便利條件，為此，我們應當做到以下幾點：

2.1 建立檔案館查詢系統，開展網上查詢服務

檔案部門將充分利用教師辦公系統制作自己的檔案查詢系統，積極組織上網數據和信息， 使檔案管理服務系統聯上教師辦公系統，實現檔案信息的網上檢索，為廣大師生提供更好的服務。

目前，國內許多高校檔案館利用互聯網開展的網上服務，已成為提供檔案利用服務的一種重要形式。 我們要以網絡為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是檔案目錄及電子文件全文數據庫建設，在網絡上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。 如，輸入目錄管理數據庫及部分非保密內容文檔管理數據庫， 在網上公開部分檔案目錄及部分非保密內容電子文件，方便查詢檢索；另外，檔案棺與宣傳部門密切配合，可以將我校重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用，為各部門的工作提供全面的可靠的資料。

2.2 建立“檔案電子文件數據管理中心”

檔案館與各學院及部門的信息管理機構加強密切配合，建立“檔案電子文件數據管理中心”。 該中心是我校信息資源庫的重要組成部分。檔案電子文件數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在系統中提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。 其優點是覆蓋面廣，內容豐富、及時，利用率高。

2.3 電子文件的自動上傳收集

目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在教師辦公系統上建立電子文件自動上傳的工作窗口或通過內蒙古科技大學教師辦公系統上傳檔案全文， 在第一時間將其收集到，并在檔案館的服務器上歸檔。 例如：為了方便各學院及部門通過網絡傳送自己部門非保密的檔案全文，檔案館通過內蒙古科技大學教師辦公系統下載檔案全文，建立“電子文件全文自動上傳歸檔系統”。 該系統可以利用身邊聯入網站的計算機，足不出戶就可將電子文件全文自動上傳到檔案服務器歸檔，也不必交光盤。

2.4 開展在線、預約服務

傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件通過在線預約的方式，迅速準確地將給學院及部門所需的掃描件及時地提供給所需單位。 在信息化時代里信息的需求必然要發生變化，需求量越來越大，隨著社會的全面信息化，改變了人們的工作、學習和生活的環境，隨著改變人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。 檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案館利用電子郵件在網上進行快速通訊， 進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢， 提供查詢服務。對于不便公開的檔案文件實行網上預約查詢， 提供限制性預約查詢，及時提供各部門所需資料。

總之，檔案管理通過與校園電子公務系統的整合，真正實現了高校電子校務中文檔一體化，為我校檔案管理的信息化、數字化、文檔一體化做應有的貢獻。同時，隨著改革開放的不斷深入，到檔案館查閱黨政文件、學生信息及有關部門制定的文件的人員逐年增多。 采用自動化檔案查詢，將大大提高工作效率。

［1］教育部.教育部辦公廳關于教育電子政務建設的指導意見[Z].2003，3.

［2］教育部.2003-2004 年度教育電子政務建設實施要點[Z].2003，9.

［3］國家教委.普通高等學校檔案管理辦法[Z].1989，10.

［4］國家檔案局.全國檔案信息化建設實施綱要[Z].2003，10.