教學檔案管理問題與對策探討

唐翠蘭

（湖南第一師范學院外語系 湖南長沙 410205）

教學檔案管理問題與對策探討

唐翠蘭

（湖南第一師范學院外語系 湖南長沙 410205）

盡管教學檔案管理工作非常重要，但仍然存在很多問題。本文針對幾個比較主要的、急于解決的問題提出了解決對策。

教學檔案；管理；問題；對策

一、引言

學校要以教學為中心，教學活動是學校的首要任務，在教學活動中形成的教學檔案材料，無疑是教學管理的一項重要內容，它綜合反映了學校的教學工作成果，是學校進行教學、教研的依據和條件，是學校的重要財富。盡管如此，教學檔案管理還是沒有引起足夠的重視，還存在著這樣或那樣的問題。基于此，本文將從重要性、所存在的問題和解決對策三個方面探討教學檔案管理。

二、教學檔案管理的重要性

教學檔案是指教師、學生、教學管理人員在日常教學管理和教學活動中形成的對學校和社會具有參考價值和憑證作用的文字、圖片、音像、實物、電子文檔等記錄資料[1]。對這些資料進行系統的收集、整理、分類、歸檔、保管與使用就是教學檔案管理。教學檔案匯集了廣大教學人員和管理人員在教學實踐中逐步積累形成的一系列原始資料，客觀地記錄了教學活動的歷史情況，保留著教學各個進程、各項環節的真實標記。比較系統全面的教學檔案可以呈現出一個教師、學生或一所學校的發展歷程以及成長軌跡[2]。

(一)為教學工作決策提供依據。教學檔案較為詳盡地收集了上級下發的條令、條例、決定、指示等教學文件，還收集了教學發展規劃、教學計劃、教學大綱、各種管理制度以及其他指導教學活動的信息資料。這些重要的文件材料和相關統計數據具有第一手和原始性，反映著整個教學活動的過程，是辦學方向、教育理念、改革思路及其實踐、具體教學工作環節的真實記錄。學校各級領導及教學管理人員在制定決策、實施計劃時，必須切實熟悉、了解和掌握過去及現存的教學資料和材料，使教學改革和教學秩序在原有制度的基礎上穩步推進，切實保證教學管理的連續性。因此，教學檔案既是以往教學工作決策的依據，也是今后工作決策的參考。

(二)教學檔案為加強教學管理提供參考。在廣大教師的教學實踐中，不斷產生著新的教學文件材料，這些文件材料隨時進入教學檔案中，可使之成為數量浩大、內容豐富的信息寶庫。這是教學管理、教學實踐的信息源，同時也是師生傳遞信息的重要工具。依托教學檔案信息庫，可形成一個嚴密的教育教學信息網絡，供廣大師生查詢后進行教學信息交流，為教學、科研和師生服務。

(三)為提高教學質量提供依據。教學檔案以知識源載體的形式凝結著廣大教師從事教學實踐和研究活動中成功的經驗和失敗的教訓，記載了學生求知和探索的成果，對教師從事教學實踐活動具有廣泛的參考和借鑒作用。學校的教學質量如何，怎樣提高教學質量，這些都與教學檔案息息相關。有完整的教學檔案也就有了比較多的經驗和成果。如果能對這些經驗和成果加以完善和提高，為教學活動提供借鑒，才有可能提高教學質量。

可以看出，教學檔案管理對于總結教學經驗、探索教學規律，進行教學改革、深化教學研究和提高教學質量，都有十分重要的意義[3]。因此教學檔案是我們不斷探索和研究教學規律的重要依據，非常有助于選擇科學正確地決策，指導教學工作，深化教學改革，提高教學質量和加強院校的全面建設。

三、教學檔案管理問題與解決對策

(一)教學檔案管理問題。

1.教職員工檔案意識淡薄。由于教職工檔案意識薄弱，只看重教學中心工作，對教學檔案的管理和建設缺乏足夠的認識。很多人認為教學檔案不如其他檔案那么重要，所以對其管理總是不夠嚴格和規范；還有人認為教學檔案管理人員工作簡單輕松，無需什么高深理論，致使教學檔案管理難以突破。

2.教學檔案材料收集不及時，整理不規范。教學檔案涉及的范圍較廣，內容豐富復雜。既有教育各主管部門下發的有關教育教學有關文件，又有主管教學的教務部門形成的關于人才培養方案、學科設置教學改革、課程安排等方面的材料，同時還有教師和學生在日常教學中形成的教學檔案等，材料來自教學單位的不同教學層面。由于對教學檔案的歸檔意識淡薄，相當一部分教學檔案材料散存于個人手中或者沒有及時收集整理，從而導致教學檔案材料的缺失、漏失或零星不齊，沒有形成足以說明過程、結果的完整鏈條。已有的檔案也存在分類不規范或收集不完整的現象，缺少系統化、規范化的管理，對檔案的整理、分類、編目等工作的效率低，影響了教學檔案的利用效果。

3.教學檔案資源的開發利用效率低。教學檔案的價值，不僅因為它具有紀實性，還在于它的應用價值。全面完整的教學檔案材料能為教育決策和教學管理提供參考依據。如果檔案歸檔后不能有效利用，也就失去了檔案自身的價值[4]。目前由于對檔案管理重視不足，檔案歸檔意識淡薄等多種因素，使得教學檔案管理長期處于被動狀態，未能對學校的教學科研提供高效服務。另外，教學檔案材料的收集不完整，管理不規范，也影響教學檔案的有效應用。

(二)教學檔案管理問題解決對策。要發揮檔案管理的最大效用，為提高教學質量奠定基礎，就必須解決教學檔案管理問題。

1.要宣傳教學檔案管理工作的重要性，提高全員的檔案意識。教學檔案是前人教學、實踐的最原始記錄，不但有存貯信息、知識的功能，而且具有參考交流、學習借鑒的作用。因此，人們比喻檔案是教學、研究等工作不可缺少的“食糧”或“能源”[5]。因此，搞好教學檔案管理有一個很重要的前提，就是提高思想認識，讓廣大教職工特別是一線檔案工作者重視檔案工作，強化檔案在心目中的地位。一方面從學校領導層到教學和教學管理的職能部門，要把教學檔案材料視之為教學活動的實錄，是教學工作的一份寶貴財富，加以珍惜，并進行認真整理和妥善的保管；檔案工作人員要從思想上認識到自己所從事的工作的重要性和所肩負的歷史責任，認識到檔案工作是學校一項重要的基礎工作，是衡量學校教育質量和管理水平的重要尺度。只有樹立了檔案意識，增強了開展檔案工作的思想動力，教學檔案管理工作才能有一個質的飛躍[6]。

2.健全教學檔案的歸檔制度，力促檔案完整與規范。教學檔案具有專業性、周期性和歷程性，需要占用大量的時間精力，為了保證教學檔案的齊全就必須有一個嚴格的制度作為保障。為此，學校應該出臺相應的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事，按規范操作，這樣才可以保證教學檔案的完整，真正為教學和決策提供服務。對于檔案管理者來說，要經常收集和補充，以確保資料的完整性。教學檔案資料需要經常搜集和整理，是一項十分艱苦細致的工作。對一些重要資料和活動內容，必須究隙探微、追根到底才能保證資料的完整性和準確性。檔案管理人員要有主人翁意識，處處留意搜集每一份有價值的資料，及時將新的內容歸人教學檔案之中。而作為一線的廣大教師應當及時將自己的教學成果認真整理后移交檔案部門。

3.加強教學檔案的現代化管理，提高利用率。檔案管理的最終目的是為了更好地利用。對教學檔案的管理要加強各類教學檔案的編研工作，對檔案進行系統地收集整理，有效地提高檔案的利用價值。利用計算機和網絡，借助校園網等網絡平臺，建設網上教學檔案資源數據庫，逐步實現教學檔案的電子化、網絡化管理。將已有的檔案信息和檔案目錄數字化，構建目錄查詢系統和全文或多媒體數據庫，通過各種渠道為廣大師生服務[7]，最大程度地提高教學檔案的利用率。

四、結語

教學檔案作為高校的一種專門檔案，有其特殊的地位和作用。廣大教職工應該正確地估量和認識教學檔案管理的價值，挖掘其管理過程中的不足，并努力探求解決之道，使教學檔案最大程度的為教學服務。

[1]周華青.論高校教學檔案管理[J]浙江師范大學學報(社會科學版),2007(4):22-24.

[2]范建萍,陳重陽.高校教學檔案的特點及管理改革[J].太原理工大學學報(社會科學版),2004(1):90-92.

[3]陳燕玲.淺談高校教學檔案的作用和管理[J].:管理教育,2007(8):74-75.

[4]劉萍.關于高校教學檔案管理存在問題的研究[J].中國科技信息,2010(10):166-167.

[5]甘翠蘭.論高校教學檔案管理[J].湖北師范學院學報(哲學社會科學版),2005(5):122-123.

[6]邱菊.從高校評估談教學檔案管理的重要性[J].廣西廣播電視大學學報,2009(2):41-44.

[7]嚴瑛楊永潔.加強高校教學檔案建設和管理的意義及途徑[J].青島大學醫學院學報,2012(2):177-179.

Discussion on problems and countermeasures of management of teaching archives

Tang Cui-lan
(Foreign Language Department of Hunan No.1 Normal School, Changsha Hunan, 410205, China)

Although the management of teaching archives work is very important, but there are still a lot of problems. In this paper, put forward countermeasures to solve the problem.

teaching archives; management; problems; countermeasures

G271

A

1000-9795（2014）03-0201-02

［責任編輯：劉麗杰］

2014-01-05

唐翠蘭（1965-），女，湖南嘉禾人，從事教學管理方向的研究。

湖南第一師范學院項目“基于“校-院(系)二級教務管理模式的新建本科地方院校的院(系)教務管理研究”（編號：XYS10S45）。