試論高校科研檔案管理

于振寬

（遼寧大學歷史學院 遼寧沈陽 110036）

試論高校科研檔案管理

于振寬

（遼寧大學歷史學院 遼寧沈陽 110036）

隨著各高校科研活動的不斷開展，現階段高校科研檔案工作面臨著嚴峻挑戰(zhàn)，本文通過分析高校科研檔案管理工作存在的問題，著重論述了發(fā)展改善的措施并對高校科研檔案管理的前景進行展望。

科研檔案；檔案管理；高校檔案

一、高?？蒲袡n案管理

隨著各高?？蒲谢顒拥牟粩嚅_展，現階段高校科研檔案工作面臨著嚴峻挑戰(zhàn)，僅以遼寧省內一所高校為例，2011年該校先后承擔國家社會科學基金項目9項，教育部人文社會科學研究項目17項，遼寧省社會科學規(guī)劃基金項目38項，遼寧省教育廳人文社會科學研究項目19項，遼寧省科學技術計劃項目7項，沈陽市科技局項目3項，校級科學研究基金12項，保守統(tǒng)計省級以上國家科研項目共計105項。隨之形成的科研檔案資源和文件材料的數量和種類在以幾何級數遞增，都給高校的科研檔案管理工作帶來了更大的壓力。

同數量激增的科研檔案對應的卻是很多的檔案工作者對教師等個人科研項目和科研研究過程中形成的科研文件成果的學術著作、手稿等都不夠重視，收集歸檔的不夠全面，甚至把它們排斥在檔案收集和管理之外。

二、高?？蒲袡n案管理工作發(fā)展局限

1.檔案意識薄弱。一方面，在實際工作中，有些高校檔案管理部門沒有認識到對科研檔案收集整理的必要性和重要性，未將科研檔案的歸檔工作列入部門檔案管理工作。另外一方面，承擔科研活動的教師和學生沒有將個人科研研究過程中形成的學術著作、手稿等列為科研檔案及時向檔案管理部門移交，影響了科研檔案的完整和安全，甚至出現珍貴的科研檔案因未及時歸檔而徹底遺失。

2.歸檔不及時。高校科研檔案多是由學校的科研文件轉化而來的，檔案部門應及時將科研檔案進行歸檔，但在實際工作中，由于科研項目周期長，時間久，參與人員多，科研檔案形式多樣，內容復雜，不能及時歸檔，造成了歸檔的科研檔案不夠完整，甚至在某些項目和領域上出現檔案的空白。

3.管理機制不完善。我國很長時間內都沒有高校科研檔案的管理規(guī)范，只能參照《中華人民共和國檔案法》等進行管理，缺乏針對性。致使科研規(guī)劃和管理制度等的制訂和實施中，科研檔案工作被排斥在外，影響了高?？蒲袡n案管理水平的提高。

三、高校科研檔案管理發(fā)展改善的方向和措施

1.提高科研檔案歸檔意識。提高領導的重視程度，有助于科研檔案歸檔和管理制度的制定，以及科研檔案管理工作的經費支持工作，是高?？蒲袡n案管理工作的有序健康發(fā)展的根本保證。增強科研人員的管理意識，是高校科研檔案管理工作的必要保證，科研人員作為科研檔案形成的主體，直接影響著歸檔的及時性和效率。增強管理人員的管理業(yè)務能力，對于及時歸檔的科研檔案要做好歸檔工作；對于沒有及時歸檔的科研檔案，要及時催促，跟蹤科研檔案歸檔工作的開展。

2.完善歸檔制度。2008年8月20日，由中華人民共和國教育部、國家檔案局聯合頒布的《高等學校檔案管理辦法》中第十五條中明確規(guī)定了高校科研檔案管理按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學技術研究檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)[1987]6號)執(zhí)行。

各高校應制定完善的科研檔案歸檔制度，首先要規(guī)定各部門及時將科研檔案歸檔；其次，建立完善的監(jiān)管機制，明確不同部門之間的職責劃分，切實做到職責到部和到人，避免出現互相推諉責任；最后造成檔案歸檔不及時，不完善的現象產生。

3.構建科研歸檔管理的基本模式。檔案管理部門應在檔案歸檔的各個環(huán)節(jié)——科研人員、兼職檔案員、科研處、檔案部門之間，根據科研檔案形成、收集、歸檔的完整過程，進行分階段，分層次的檔案管理監(jiān)管和評價機制，促進科研檔案管理工作朝著制度化、規(guī)范化、優(yōu)質化的方向發(fā)展。

四、高?？蒲袡n案管理前景展望

1.加快科研檔案信息化建設。高科技發(fā)展的突飛猛進，光盤存貯已經越來越多地在檔案部門實現，激光掃描儀為整篇幅、全圖紙的輸入提供了解決辦法，將所有科研檔案全部輸入也只是一個經濟的投入和時間問題。

2.提高科研檔案利用率。檔案工作的最終目的在于檔案的開發(fā)和利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的，就是把有價值的文件保存下來，并使它可供利用。”因此高?？蒲袡n案管理工作的最終目的仍然是其利用工作，提高科研檔案的利用率，是未來科研檔案管理工作發(fā)展的最佳歸宿。

[1]汪潔.高?？蒲袡n案管理存在問題及對策研究[J].浙江海洋學院學報(人文科學版),2011(2).

[2]國家教育部．高等學校檔案管理辦法[ЕВ/ОL]. 2010.10.3. httр:// www.mое.еоl(xiāng).сn/еdоаs/wеbsitе18/16/infо1221179647390616.htm.

[3]夏濤.高校科研檔案管理存在的問題及對策[J].云南檔案.

[4]楊恒芬.計算機在檔案管理中的應用[М].海洋出版社,1993

[5]韓玉梅.外國檔案管理概論[М].檔案出版社,1987.

On scientific research archives management in colleges and universities

Yu Zhen-kuan

(Historical School of Liaoning University, Shenyang Liaoning,110036, China)

With the development of scientific research in colleges and universities, scientific research archives work in colleges is facing severe challenges, in this paper, by analyzing the problems existing in the management of scientific research archives of university, focuses on the development of improvement measures and the future of the archives management of university scientific research is prospected as well.

scientific research files; archives management; university archives

G271

A

1000-9795（2014）03-0449-01

［責任編輯：陳懷民］

2014-01-13

于振寬（1985-），遼寧沈陽人。