論如何做好財(cái)務(wù)檔案管理工作分析

門(mén)乾榮

【摘 要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的逐步完善，企、事業(yè)單位面臨的競(jìng)爭(zhēng)壓力越來(lái)越大。眾所周知，財(cái)務(wù)管理和資金的有效利用是保證單位在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地的關(guān)鍵。近年來(lái)，人們也逐漸認(rèn)識(shí)到了，想要促進(jìn)單位進(jìn)一步發(fā)展，不僅要完善會(huì)計(jì)人員的相關(guān)工作，提高資金利用效率，還要切實(shí)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理工作，做好企、事業(yè)單位有關(guān)資金材料、報(bào)告等各方面的搜集歸納工作。只有這樣，才能保證單位資金的合理利用，減少浪費(fèi)，并以檔案內(nèi)容為依據(jù)做出正確的決策，為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)；檔案管理；工作分析；有效性

文章編號(hào)：ISSN1006—656X（2013）12-0176-02

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，尤其是我國(guó)加入WTO組織以后，各單位之間的競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈。財(cái)務(wù)管理水平作為衡量一個(gè)單位綜合管理能力的重要指標(biāo)，更是受到了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。財(cái)務(wù)檔案能夠準(zhǔn)確反映單位資金的利用情況，是領(lǐng)導(dǎo)決策的主要依據(jù)，也是企、事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。雖然，近年來(lái)我國(guó)各單位都在加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理工作，但是由于傳統(tǒng)觀念的束縛以及管理人員水平素質(zhì)的限制，都使得我國(guó)單位的財(cái)務(wù)管理工作仍處于落后階段，其中存在的問(wèn)題也逐步暴露了出來(lái)，在很大程度上阻礙了正確決策，不利于單位的未來(lái)發(fā)展。針對(duì)這樣的現(xiàn)象，本文就簡(jiǎn)單闡述一下我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理工作的含義，提出其所存在的主要問(wèn)題，并分析行之有效的管理對(duì)策加以完善，從而保證財(cái)務(wù)管理工作的有效實(shí)施，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好的了解資金情況，并增強(qiáng)其競(jìng)爭(zhēng)力。

一、財(cái)務(wù)檔案的內(nèi)涵

想要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，并促進(jìn)單位的進(jìn)一步發(fā)展，首先就要明確其主要含義。顧名思義，財(cái)務(wù)檔案就是指單位內(nèi)部有關(guān)財(cái)務(wù)情況的資料檔案，是機(jī)關(guān)、企業(yè)單位、事業(yè)單位等在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，對(duì)自身的財(cái)務(wù)活動(dòng)和資金利用狀況進(jìn)行的記載。而財(cái)務(wù)檔案管理工作則是對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)管理和分析的對(duì)策。財(cái)務(wù)檔案能夠準(zhǔn)確反映單位近幾年的資金使用情況和債務(wù)盈虧，是反映單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的第一手資料，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定戰(zhàn)略計(jì)劃的主要依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的有效管理，能夠確保單位資料的完整健全，實(shí)現(xiàn)資金的合理利用，并保證決策的正確性。但是，由于財(cái)務(wù)檔案管理工作介于財(cái)務(wù)工作和檔案管理工作之間，所以很多單位都忽略了其重要意義，使其成為了單位工作的難點(diǎn)。

二、財(cái)務(wù)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題

第一，財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱。據(jù)調(diào)查了解到，目前很多單位的財(cái)務(wù)人員都沒(méi)有重視起財(cái)務(wù)檔案管理工作，認(rèn)為會(huì)計(jì)工作就是財(cái)務(wù)檔案管理工作，對(duì)兩者的界定相對(duì)模糊，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要意義，忽略了財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容是企業(yè)的基本資料，是單位進(jìn)行決策的重要依據(jù)。這樣一來(lái)，就會(huì)導(dǎo)致單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)資料不健全，經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容丟失的現(xiàn)象，在決策過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)失誤，進(jìn)而影響單位的正常運(yùn)行，造成不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。

第二，管理制度不健全。財(cái)務(wù)檔案管理制度是保證工作能夠順利進(jìn)行的前提，是科學(xué)的管理方法。但是，目前大多數(shù)單位都沒(méi)有健全有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)章體系，其中不僅沒(méi)有工作的具體流程和細(xì)節(jié)，甚至有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的大框也相對(duì)缺乏，致使財(cái)務(wù)資料的分類(lèi)不規(guī)范，工作流程混亂，造成出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉的現(xiàn)象，阻礙了企業(yè)資金的合理利用，不利于單位經(jīng)濟(jì)效益的提升。

第三，財(cái)務(wù)歸檔工作不規(guī)范，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不完善。現(xiàn)如今，很多單位的財(cái)務(wù)歸檔工作缺乏規(guī)范性，歸檔內(nèi)容只限于憑證的收集和帳表的制作，有關(guān)單位合同、登記憑證、票據(jù)領(lǐng)用、資產(chǎn)評(píng)估、檢驗(yàn)報(bào)告等資料的管理都相對(duì)匱乏，難以實(shí)現(xiàn)全面歸檔和全面管理。與此同時(shí)，單位內(nèi)部也沒(méi)有結(jié)合實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)加管理，資料錯(cuò)亂的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

另外，有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的設(shè)施也相對(duì)落后，沒(méi)有根據(jù)相關(guān)要求建立專(zhuān)門(mén)的儲(chǔ)存室，也沒(méi)有專(zhuān)人進(jìn)行管理。即便有些單位設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的儲(chǔ)存地點(diǎn)，但是卻沒(méi)有定期對(duì)其進(jìn)行檢查，內(nèi)部的空氣環(huán)境惡劣，安全保護(hù)措施差，導(dǎo)致檔案資料受潮、發(fā)霉，甚至出現(xiàn)被他人惡意篡改和丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了工作的順利進(jìn)行。

第四，相關(guān)管理人員的工作能力和素質(zhì)水平有待進(jìn)一步加強(qiáng)。財(cái)務(wù)檔案管理者是保證資料完善保管的關(guān)鍵，是單位財(cái)務(wù)工作者中的重要人員，他們的能力水平和道德素質(zhì)對(duì)單位的未來(lái)發(fā)展具有舉足輕重的影響。但是目前很多單位聘請(qǐng)的工作者大多缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，沒(méi)有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底作基礎(chǔ)，道德素質(zhì)也相對(duì)滯后，沒(méi)有明確自身工作的重要意義，對(duì)國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的制度法規(guī)不了解，有些單位甚至就沒(méi)有派專(zhuān)人進(jìn)行管理。這樣一來(lái)，經(jīng)常導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案資料的丟失，管理部門(mén)之間交叉錯(cuò)亂，信息不健全，甚至出現(xiàn)以權(quán)謀私，改動(dòng)資料的現(xiàn)象，使企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展受到了阻礙。

三、做好財(cái)務(wù)檔案管理工作的主要對(duì)策

從上述內(nèi)容中，我們已經(jīng)清晰直觀的看到了單位在財(cái)務(wù)檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，并明確了其內(nèi)涵。為了保證單位財(cái)務(wù)檔案管理的有序性，促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展，就一定要對(duì)其加以完善，明確相關(guān)的制度規(guī)章，從而保證工作有序進(jìn)行。

（一）增強(qiáng)單位人員的財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)

意識(shí)水平的提升，是保證財(cái)務(wù)檔案管理工作有效性的關(guān)鍵，是確保工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。因此，各單位要加大宣傳力度，使企業(yè)全體人員都認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理工作的重要意義。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)者要明確財(cái)務(wù)檔案管理有序性對(duì)企業(yè)正確決策的重大影響，并通過(guò)完善自我來(lái)起到帶頭作用，從而保證上行下效。其次，財(cái)務(wù)檔案管理人員也要意識(shí)到自身工作與企業(yè)發(fā)展的密切聯(lián)系，在工作過(guò)程中能夠完善自己的行為，樹(shù)立為企業(yè)服務(wù)的意識(shí)，從而確保工作的有效性。最后，單位內(nèi)部的所有員工也要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的了解，在平時(shí)的工作中，發(fā)揮自己的監(jiān)督作用，加大監(jiān)管力度，從而為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

（二）健全完善財(cái)務(wù)檔案管理的制度體系

俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的規(guī)章體系作基礎(chǔ)，單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作亦是如此，沒(méi)有規(guī)范嚴(yán)格的規(guī)章就好比無(wú)本之木，無(wú)法保證工作的有效性。眾所周知，單位的財(cái)務(wù)檔案涉及的內(nèi)容和資料繁雜，管理工作受到的阻力較多。為了更好的實(shí)施工作，保證管理效力，各單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況健全完善財(cái)檔檔案管理制度。明確管理人員的具體工作，落實(shí)責(zé)任制，并細(xì)化內(nèi)部的工作細(xì)則和具體流程，避免出現(xiàn)問(wèn)題互相推諉的現(xiàn)象，根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)一步細(xì)化內(nèi)部規(guī)章，從而更好的規(guī)范檔案的收集、整理、移交、歸檔、保存等工作，實(shí)現(xiàn)資料的科學(xué)管理。

（三）注重財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)工作以及基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

單位內(nèi)部涉及到的資料數(shù)據(jù)眾多，為了確保財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范性，就一定要做好檔案的分類(lèi)工作。建立財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使用電子文檔對(duì)其進(jìn)行歸檔，并細(xì)化具體的分類(lèi)內(nèi)容。例如可以將會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、合同管理、票據(jù)管理、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi)，細(xì)化具體的電子信息歸檔內(nèi)容，使其走上電子化道路，從而提高工作效率。

另外，單位還要完善財(cái)務(wù)檔案管理工作的設(shè)備設(shè)施，逐步改進(jìn)以往管理中設(shè)施的落后性，逐漸增加資金的投入力度，將信息化技術(shù)引入其中，并設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理庫(kù)，做好內(nèi)部通風(fēng)、用電等工作。與此同時(shí)，單位的財(cái)務(wù)檔案管理人員還要定期對(duì)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢測(cè)和維修，經(jīng)常對(duì)其進(jìn)行打掃，保證檔案儲(chǔ)存室的清潔衛(wèi)生，避免出現(xiàn)資料遺失和篡改的現(xiàn)象，確保檔案不會(huì)丟失和損壞。另外 ，單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)檔案管理人員還要健全滅火器、溫度計(jì)、干燥劑等基礎(chǔ)設(shè)備，當(dāng)儲(chǔ)存室出現(xiàn)危險(xiǎn)現(xiàn)象的時(shí)候，要能夠及時(shí)進(jìn)行處理。

（四）提高財(cái)務(wù)檔案管理者的能力素養(yǎng)

財(cái)務(wù)檔案管理者的專(zhuān)業(yè)管理水平和素質(zhì)修養(yǎng)是工作能夠順利進(jìn)行的重要前提，是檔案有效管理的關(guān)鍵。因此，各單位一定要派專(zhuān)人對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行管理，并逐步提高他們的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)監(jiān)管力度。

首先，單位要做好財(cái)務(wù)檔案管理人員的選拔工作，挑選管理能力強(qiáng)，素質(zhì)過(guò)硬的人員進(jìn)行上崗，并對(duì)其進(jìn)行崗前培訓(xùn)，進(jìn)一步完善他們的專(zhuān)業(yè)能力。在此基礎(chǔ)上，還要對(duì)他們進(jìn)行法律知識(shí)和規(guī)章的教育，使其明確了解國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的制度規(guī)范，避免在工作中出現(xiàn)違法亂紀(jì)現(xiàn)象，能夠規(guī)范自己的行為。

其次，單位要定期組織培訓(xùn)，結(jié)合社會(huì)實(shí)際和單位情況提高財(cái)務(wù)檔案管理者的能力素養(yǎng)，通過(guò)開(kāi)展大型講座等方式來(lái)對(duì)單位財(cái)務(wù)檔案管理者進(jìn)行教育和培訓(xùn)，從而適時(shí)的規(guī)范工作思路，培養(yǎng)他們的科學(xué)思想。

再次，單位還可以實(shí)施“引進(jìn)來(lái)與走出去”并存的發(fā)展戰(zhàn)略，即堅(jiān)持不斷引進(jìn)有能力的人員到單位來(lái)進(jìn)行工作，并派遣內(nèi)部專(zhuān)業(yè)能力和道德素養(yǎng)都過(guò)硬的潛力股對(duì)外進(jìn)行交流學(xué)習(xí)。加強(qiáng)與兄弟單位之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)工作者的交流溝通，使他們從對(duì)方身上看到自己的不足，并能夠切實(shí)予以完善。

最后，財(cái)務(wù)檔案管理者自身也要明確工作的重要性，并利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能，學(xué)會(huì)新技術(shù)的運(yùn)用。具體來(lái)說(shuō)，單位財(cái)務(wù)檔案管理者要真正了解自身工作的重要意義，多讀書(shū)，多學(xué)習(xí)，不僅要提高自身的管理水平，還要完善綜合素質(zhì)，并通過(guò)積極參加課后培訓(xùn)班等方式來(lái)提升自我。只有這樣，才能真正提高自己的水平，實(shí)現(xiàn)自我完善，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中不被社會(huì)所淘汰，為企業(yè)更好的服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、單位企業(yè)的不斷進(jìn)步以及財(cái)務(wù)工作的進(jìn)一步完善，財(cái)務(wù)檔案管理已經(jīng)成為了企業(yè)不容忽視的重要工作。為了有效避免財(cái)務(wù)檔案管理問(wèn)題的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資金的合理利用，并保證決策的科學(xué)性，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。單位內(nèi)部一定要完善與財(cái)務(wù)檔案管理相關(guān)的制度規(guī)章，提高管理者的能力素養(yǎng)，細(xì)化內(nèi)部的管理內(nèi)容，并堅(jiān)持先進(jìn)設(shè)備的創(chuàng)新運(yùn)用，做好檔案的歸檔工作。只有這樣。才能保證資料的健全完善，促進(jìn)單位順利發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益。

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