提升辦公室管理工作水平的探討

●王素萍 李鳳麗

提升辦公室管理工作水平的探討

●王素萍 李鳳麗

隨著社會經濟的快速發展和事業單位的不斷發展壯大，辦公室在單位行政管理運行體系中起著非常重要的作用，并且已經成為每一個事業單位都必不可少的重要部門。為了使單位內部更加協調，辦公室的所有工作一定要結合實際情況，加強綜合管理措施的落實，促進機構內部的所有的事務都順利進行，從而獲取預期的經濟效益與社會效益。

辦公室 綜合管理 提升

辦公室是為機關提供管理服務等多項職能的綜合性部門，在單位各項工作中發揮著紐帶的作用，是整個組織的潤滑劑。辦公室工作的高效與否，對于實現整體工作的全面落實，以及各部門的協調和長遠發展有重要作用。隨著社會經濟的發展，辦公室綜合管理工作已經逐漸形成了相應的管理模式，只有準確把握當前辦公室工作的總體要求，自覺服務工作大局，積極為領導、機關和基層服務，抓好落實，科學管理，才能使得管理水平得到整體的提升，實現社會經濟的可持續發展。

一、辦公室的含義

所謂的辦公室，指的是政府機關、團體或者單位內部所設立的辦事機構，它是由不同級別的工作人員所組成的，在對外方面要處理協調宣傳工作，以樹立良好形象，同時也是為管理者服務、溝通上級和下級、完成事務的主要地方，如明確辦公室管理工作職責、權限，制定相應的系列管理辦法等等，促進內部工作的進行。辦公室是具體的辦事結構，和機構的各個部門緊密相連，如果沒有辦公室，單位和機構內部的工作將很難進行。辦公室管理工作的主要內容包括對機關各部門和下屬各單位進行綜合協調；負責單位印章的管理；承擔機關內部應急管理的日常工作；負責機關公文處理、政務信息、電子政務、機要保密工作，負責組織單位大型活動和重要的接待工作；承擔機關內部應急管理的日常工作等等。

二、新形勢下辦公室管理工作面臨的挑戰

1.思想觀念發生改變。辦公室需要處理的事務非常復雜，涉及的面也廣，需要整體工作總體目標和規劃。很多的工作人員認為辦公室所處理的事務和機構的效益無關，認為只要領導交辦的眼前事情做完做好就行，不會積極主動去思考，所以不清楚辦公室工作應該做到什么程度，缺乏自己工作規劃和目標。對個人對自己的崗位也缺乏正確定位，不深入了解基層干部職工的需求和社會對單位的需求，認為辦公室是機關中樞，,是指揮機構，什么都作單方面決定，這種觀點是錯誤的，辦公室所處理的繁雜事務關系到機構的發展，還有全隊干部職工和整個單位形象。如果不處理好這些細小繁雜的事，職責定位不準，很可能對單位或者機構產生不良的影響。

2.人員的素質發生改變。隨著經濟水平的提高和社會的不斷進步，機構以及單位面臨激烈的市場競爭，如果辦公室人員的素質和服務質量不高，那么就不能進行合理的內部控制，也不能適應社會競爭的要求，并且還會出現更大的問題。有些單位辦公室人員精神面貌萎靡不振,沒有進取之心，辦公室的服務質量都非常低，不積極主動為領導建言獻策，部分人覺得工作創新思路提得越多就是自己給自己增加更多麻煩，僅僅停留在接電話、傳文件、寫材料的基礎上，在一定程度上影響了辦公室工作的有效開展。目前很多單位都沒有意識到這個重要的問題，沒有對辦公室工作人員進行培訓，人員缺乏激情與活力，業務素質很低，工作也處于被動的狀態，不能夠處理好辦公室事務。

3.管理思想偏激。現代化的辦公室管理模式目前還無法取代過去很長一段時間以來已經逐漸形成的辦公室綜合管理模式，無法全面開展現代化的綜合管理工作。在開展具體工作的時候，部分單位為了彰顯自我，經常存在著一些偏激管理思想。在實際工作中一些單位經常脫離實際情況，制定一些盲目、不可實現的目標，這樣的情況無法有效調動工作人員的積極性，很多目標往往制定太高，致使其無法完成，對工作人員的熱情也是一種極大的打擊。還有部分單位制定的工作目標太低，以至于工作效率嚴重下降，在短時間內予完全可以完成完成的目標使得經常延誤，長此以往，必然導致工作人員形成惰性。

4.管理體制落后。要保證辦公室工作的全面落實，應在辦公室綜合管理工作開展的時候，要制定相應的管理體制。同時，管理體制作為綜合管理的一種指導思想與準繩應當是不斷改變的，并隨著綜合管理水平的提高而創新。然而，很多單位中只是循規蹈矩落實管理體制，沒有與時俱進，無法有效處理一些新生事務，致使工作人員無法全面開展工作，對綜合管理效率產生了嚴重的影響。

三、提升辦公室管理工作水平的建議

1.樹立以人為本的意識。在新的時期，國家提出了構建和諧社會的決定，一定要強調人力資源管理工作的重要性，同時為了構建和諧辦公室，單位也必須加強人性化管理思想的落實。要構建和諧辦公室，一定要加強對辦公室工作人員的人文關懷，就必須達到工作人員之間和諧相處、部門和部門之間相互協調的目標，通過改善辦公室的工作環境與氛圍，使工作人員一直處在輕松、和諧、愉快的工作環境當中，逐漸調動工作人員的工作積極性，使工作人員發揮出自身的潛能，主動承擔自己的責任和義務，實現辦公室工作的全面落實。另外，管理者還要做到處處為工作人員著想，以工作人員利益為標準，讓工作人員明白自己的利益和單位的發展是緊密相連的，明確工作人員的工作目標，促進工作人員工作熱情的調動，提高辦公室綜合管理的水平與效率，這樣才能構建和諧辦公室。

2.加強辦公室工作的計劃性。辦公室工作比較繁瑣凌亂，辦公室工作人員在工作中要保持腳踏實地的工作態度，既要做好內部工作，保證單位內部的協調運行，又要做好外部的宣傳和協調工作，樹立和保持良好的單位形象。要求辦事人員能夠理清思路，要求辦公室管理人員對工作能夠合理安排，分清輕重緩急、井井有條地處理必須當時進行處理或者在晚上進行加班處理的工作，制定周密的計劃，提前思考，注重工作效率合理安排，確保各項工作的順利進行。遇到突發事件或者緊急情況，能不急不躁，冷靜思考，有條不紊，全力去做,確保有章、有序、有效的辦公室工作，盡量做到工作的盡善盡美，保證問題得到及時解決，從而為單位提供更加優質的服務。

3.樹立創新意識。創新是一個不斷學習的過程，對于單位的發展來說非常重要，因為它是單位發展的動力。創新的基礎在于有效的學習和知識的積累及運用，管理人員必須樹立創新意識，認識到不加強學習并不斷更新認識就無法勝任工作，使辦公室的管理工作具有創新性和可行性。除了要在原有的工作模式和運行機制上進行創新以外，還要學習前人、別人的思想和經驗，勇于探索，用創造性思維來對工作進行謀劃，豐富我們的思維，克服各種學習障礙去有效地學習，構建一個完整而合理的辦公室管理模式，這樣才有利于單位的發展。

4.加強對工作人員的培訓。要對辦公室的工作人員進行綜合能力的相關培訓，只有加強了對工作人員的培訓，才能提高辦公室的人員的專業化技能水平以及職業道德素質，才能夠促進辦公室事務的合理進行。因此，機構和單位必須為他們提供學習和培訓的機會，積極鼓勵工作人員參加各類培訓，豐富的知識與工作經驗的積累，決不能讓培訓工作只是流于形式，必須要讓培訓工作產生實際的意義。比如在培訓的時候還要對其進行考核，讓所有人員的考核結果和薪資、晉升、獎金等掛鉤。

5.建立完善的管理體制。管理人員要建立一套完善而合理的辦公室管理方法，加強對日常工作的規范，做到以制度管理，按制度辦事，實現辦公室工作的全面落實，將每一項工作進行嚴格的規范。另外還要將責任落實到工作人員頭上，讓工作人員明白他們自身的職責范圍，認識到每一項細小而繁雜的工作都關系到辦公室整體功能的發揮。首先，在辦公室日常工作中，不定期與定期會議的召開，充分反映辦公室的工作狀況與工作內容的布置情況。并且加強對會議內容的完善，提高辦公室綜合管理水平與效率，就一定要加強對會議內容的完善，并且保證會議精神的有效傳達。其次，構建有效的溝通體制。在一定程度上而言，辦公室綜合管理效率就是信息傳遞效率，要加強對信息傳遞系統的建立與完善，提高信息傳遞的效率，同時保證信息傳遞的準確性，實現各層次之間信息的有效傳遞，促進辦公室綜合管理水平與效率的提高。

四、總結

總之，單位和機構要想提高工作的效率，并且取得一定的經濟效益，一定要制定有效的管理體制，實現管理工作的規范性、科學性、系統性。要重視工作人員在辦公室工作中發揮的作用，提高辦公室管理工作人員業務能力，提高自身工作效率，促進辦公室工作的全面落實。同時，對內協調、對外聯絡等事務中，找到突破的制高點和創新點，加強監督工作的落實，勤于思考，勇于實踐才能做好辦公室管理的工作。

[1]張旺.淺談新形勢下獨立學院系辦公室的管理工作[J].時代報告（學術版），2013（3）

[2]林安勝.淺談國有企業辦公室管理工作的重要性[J].技術與市場，2013（9）

[3]孫茜波.淺談怎樣做好辦公室的綜合管理工作[J].新聞天地（下半月刊），2010（8）

[4]劉育光.新形勢下辦公室管理的創新研究.辦公室業務，2014（2）

（作者單位：河南省疾病預防控制中心 河南鄭州4 50016）

（責編：賈偉）

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1004-4914（2014）06-289-02