淺談如何做好電力企業(yè)的檔案管理工作

周莉娜

【摘要】電力企業(yè)中，檔案是極為重要的資產(chǎn)。做好檔案管理工作是保證電力企業(yè)正常經(jīng)營和生產(chǎn)的重要基礎(chǔ)前提。本文以電力企業(yè)的檔案管理工作為主線，進(jìn)行簡要的分析和描述，并從檔案組織管理、制度建設(shè)、設(shè)備設(shè)施、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)以及信息化建設(shè)等幾個方面進(jìn)行說明。

【關(guān)鍵詞】電力企業(yè);檔案管理;信息

引言：電力企業(yè)檔案主要指的是企業(yè)各部門在生產(chǎn)、管理以及經(jīng)營過程當(dāng)中所形成的各項內(nèi)容，能夠直接反應(yīng)企業(yè)歷史、政治、科學(xué)、文化以及技術(shù)等方面的內(nèi)容，具有聲音、影像、圖表、文字或者是實物等多種不同的形式。電力企業(yè)檔案種類和數(shù)量較多，是企業(yè)資產(chǎn)中的重要組成部分，做好檔案管理工作，有利于電力企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

一、做好檔案組織管理工作

電力企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)在于組織管理工作的有效開展。相關(guān)工作人員首先應(yīng)該對組織管理工作有所重視，并將其列入到企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展計劃當(dāng)中，保證企業(yè)檔案管理工作能夠始終滿足企業(yè)發(fā)展的實際需求。另外，應(yīng)該將各項職責(zé)進(jìn)行明確的劃分，使工作人員都能夠認(rèn)清自身負(fù)有的職責(zé)，全身心的投入到工作當(dāng)中，將各類檔案管理工作內(nèi)容有效落實，對檔案進(jìn)行收集、保管并加以有效的應(yīng)用，同時也切實的保障其安全性和便利性。此外，電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實際情況建立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)對企業(yè)所有部門的檔案管理工作，從根本上保證企業(yè)所有檔案都能夠獲得集中統(tǒng)一的管理。綜合管理單位和部門應(yīng)該配置相應(yīng)的工作人員，監(jiān)理企業(yè)檔案管理工作體系。檔案管理人員自身應(yīng)該具有較高的責(zé)任意識和敬業(yè)精神，深刻認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義所在，進(jìn)而能夠做好自身的本職工作。不僅如此，電力企業(yè)應(yīng)該針對檔案管理工作人員展開相應(yīng)的培訓(xùn)工作，使其思想意識和業(yè)務(wù)水平得到不斷的提升。

二、做好檔案制度建設(shè)工作

制度是保證管理工作效果和質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。就電力企業(yè)檔案管理工作而言，所有工作都要嚴(yán)格遵循相關(guān)的法律法規(guī)和工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，以此實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而保證電力企業(yè)檔案管理工作能夠合理合法的進(jìn)行。在此基礎(chǔ)上，電力企業(yè)應(yīng)該從自身內(nèi)部出發(fā)，對各項規(guī)章制度加以完善和健全，使其指導(dǎo)性和規(guī)范性得到最大程度的體現(xiàn)。不僅如此，電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身的所處的實際情況，有針對性的制定企業(yè)檔案管理規(guī)章制度和操作細(xì)則，并加以嚴(yán)格的監(jiān)督，使工作人員能夠按照相關(guān)制度開展工作。為了進(jìn)一步滿足我國經(jīng)濟(jì)政治發(fā)展的要求，電力企業(yè)應(yīng)該對相關(guān)制度進(jìn)行不斷的改進(jìn)和完善，以實際情況作為依據(jù)，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，工作人員應(yīng)該不斷充實自己，豐富自身所掌握的知識，不斷的積累和學(xué)習(xí)，如此才能從根本上保證電力企業(yè)檔案管理工作能夠始終為電力企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

三、做好檔案設(shè)施設(shè)備工作

上文有所提到，制度是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)之一，而相關(guān)的設(shè)備和設(shè)施同樣發(fā)揮著巨大的作用。電力企業(yè)要想保證檔案管理工作的效果和質(zhì)量，必須要配備各類設(shè)備和設(shè)施，如此可以使電力企業(yè)檔案管理工作的安全性、科學(xué)性以及有序性有所保證。具體來講，首先為了能夠進(jìn)一步滿足電力企業(yè)檔案管理工作的實際需求，電力企業(yè)應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的辦公室、閱覽室以及檔案庫房等，并將其隔離。此外，檔案庫的位置一定要易燃易爆品保持一定 距離，不能存在任何的安全隱患，庫房的面積一定要充分滿足檔案管理工作發(fā)展的需求，自此基礎(chǔ)上應(yīng)該預(yù)留出一定的存儲空間。為了進(jìn)一步保障檔案管理工作的安全性，應(yīng)該在檔案庫房設(shè)置相應(yīng)的滅火設(shè)備，并對檔案庫房的溫度和濕度進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)控，在墻體安裝防盜窗。除了上述的各項舉措之外，伴隨著信息技術(shù)在各個行業(yè)和領(lǐng)域的逐漸深入，使得檔案管理工作也逐漸有傳統(tǒng)的工作模式轉(zhuǎn)化為信息化和電子化的方向發(fā)展。為了能夠更好的適應(yīng)檔案管理工作發(fā)展的實際需求，電力企業(yè)應(yīng)該配備檔案現(xiàn)代化管理工作所需要的各類信息化電子設(shè)備。

四、做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作

從實際意義上來講，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)是檔案管理工作的重要主體和基礎(chǔ)。首先，相關(guān)工作人員應(yīng)該保證文件前端控制工作的效果和質(zhì)量。管理部門要在文件形成的階段加以控制，嚴(yán)格把控文件的質(zhì)量，進(jìn)而可以保證文件材料形成的規(guī)范性，做好各類手續(xù)的簽署工作，更重要的是保證文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性。另外，對文件所使用的幾率載體、裝訂材料以及記錄材料等，都應(yīng)該嚴(yán)格按照要求進(jìn)行妥善的保護(hù)。從另一個角度來講，以文件的歸檔范圍、時間等作為依據(jù)，及時收集相應(yīng)的文件材料。電力企業(yè)內(nèi)部的部門較多，要求檔案管理工作人員一定要明確所有部門應(yīng)歸檔文件的種類。在此基礎(chǔ)之上，根據(jù)國家相應(yīng)的行業(yè)規(guī)范，對不同形式的檔案進(jìn)行規(guī)范性的管理。

五、好檔案信息化建設(shè)工作

當(dāng)前，檔案信息化管理工作是電力企業(yè)檔案的重要發(fā)展趨勢。正因為如此，電力企業(yè)應(yīng)該在檔案管理過工作信息化建設(shè)方面加大工作力度，大力引入先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備和技術(shù)，有力的促進(jìn)和推動檔案管理工作形式的轉(zhuǎn)變，提高工作效率和質(zhì)量，保證檔案管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化。具體來講，首先需要根據(jù)實際的需求，配備相應(yīng)的管理軟件，幫助工作人員完成檔案的收集、整理、借閱管理以及權(quán)限控制和統(tǒng)計報表等工作，同時也要保證能夠與企業(yè)其他方面的管理系統(tǒng)進(jìn)行銜接。此外，應(yīng)該逐步實行檔案文件的電子化存檔，監(jiān)理檔案目錄數(shù)據(jù)庫以及全文數(shù)據(jù)庫，如此可以為后續(xù)的獲取和檢索提供極大的便利。另外，還可以在電力企業(yè)的門戶網(wǎng)站上發(fā)布檔案信息，展現(xiàn)當(dāng)前檔案管理工作的動態(tài)，如此可以提供更加便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

六、結(jié)論

綜上所述，電力企業(yè)檔案管理工作是保證企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營的重要基礎(chǔ)，相關(guān)工作人員應(yīng)該對此有所重視，實現(xiàn)精細(xì)化管理，大力引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)手段，使之為企業(yè)的發(fā)展提供有力的支撐。

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