淺談提高學校行政會議實效性

陳志良

學校行政會是學校管理中重要的一項工作內容，是部署、總結和反思工作，集中班子智慧，形成管理共識，把學校科學的辦學理念轉化為辦學行為的重要渠道。有些學校由于缺乏科學有效組織，導致行政會的效率低下，甚至出現行政班子成員之間溝通不暢，產生不和諧的音符等現象。因此，如何開好行政會，發揮行政會議在學校管理中的重要作用，是每一位校長必須要面對的一個課題。筆者結合這幾年的管理經驗，就如何提高行政會的實效談談幾點體會。

一、嚴格會議要求，規范會議程序

行政會不但是學校工作研究部署、部門協調配合、集體總結反思的會議，更是班子成員相互學習、共同成長的會議。因此，校長不僅要讓班子成員充分認識到行政會的作用，還要嚴肅紀律，保證行政會議的質量，規范會議程序，提高行政會議效能。

規范會議的程序是開好行政會的基本要求，程序的安排要力求簡約與實效。

1.一般周行政例會。大體可安排四個主要環節：第一環節，由校長點評總結上周工作；第二環節，指導行政認真審閱下周“周工作安排”，對跨部門的工作進行協調；第三環節，讓各部門分別就完成下周工作存在的問題和困難，提出意見建議，再由校長進行工作指導和決定；第四環節，校長簡要對行政會進行小結，對主要工作進行強調。

2.重大工作研究、部署會。重大工作往往涉及的部門多、內容雜，經常需要以一個部門為主，多個部門配合。那么，擔任“龍頭”的部門應事先制訂工作方案并經校長或校長辦公會審閱過，然后提交行政會對方案進行可行性研究。會議一般有三個程序：先由校長或分管副校長介紹背景、要求、目的和意義，再組織學習討論方案初稿，讓與會的行政班子成員充分發表意見，充分考慮實施過程的細節，最后明確工作的分工和責任部門（或責任人）。

3.重大決策事前的征求意見會。意見征求一般要遵循“自上而下再自下而上”的原則。會前，先將決策的思路與班子主要成員進行交流，聽聽他們的建議，形成初步意見。會上，討論征求意見，辦公室匯總，形成實施方案（意見稿）。會后，由各年段、教研組或備課組組織教師討論，廣泛收集意見和建議。最后，通過不斷對決策意向（方案）進行調整，把修改后的決策（方案）再次向全體教師征求意見。如果需要全體教師表決的，要提交表決，方可生效。

4.總結反思會。要立足個人反思，在此基礎上組織反思工作會。總結與反思的內容至少要包括如下幾個方面：好的工作經驗和做法，存在的主要問題，解決問題的對策，下階段的工作思路。行政會上，如果是部門組織的活動，應由分管校長或部門負責人在各分組總結反思的基礎上，提請校行政集中討論，最后校長對工作提出指導性意見。

二、做足會前“功課”，提高會議效率

一般的行政例會，要做好四方面的“功課”。一是聽取各方意見。根據“自下而上”的原則，各段長、組長在聽取教師們意見的基礎上，提交段、組工作安排。二是形成部門工作意見。在分管校長的指導下各部門形成初步工作設想。三是校長指導意見。辦公室匯總各個部門的工作安排遞交校長室，校長結合學校的辦學理念對工作安排進行必要的指導。四是會上研究。把工作方案提交到行政會上，行政人員對方案的可行性進行充分的討論、研究。

如我校每年組織的“師能”競賽項目活動，一方面要求全員參與，一方面要考慮年齡的層次問題，有的競賽要求在一天內完成，有的要分散在較長一段時間內完成。因此，組織這樣的競賽常常要根據需要進行調整，這對組織部門是一大考驗。研究制定科學的方案顯得尤為重要，而方案的研究出臺需要在會前做足“功課”。首先根據學校工作計劃提出“師能”競賽的總體要求，注重發揮各個學科組長的作用，廣泛聽取組內教師的意見，提出學科競賽的項目；匯總到教務處之后，在分管校長的指導下，教務處形成學校的競賽方案意見稿，經校長審閱后，提交行政會研究。如此，按照“段、組—部門—分管—辦公室—校長—行政會”的程序層層遞交，層層指導審閱，最后提交行政會進行討論。遵循著“自下而上又自上而下”的原則，不但體現了管理的民主，提高管理的實效，同時由于會前做足了“功課”，行政會議事的效率也隨之提高。

重大工作研究、部署會，會前要根據分工，制訂重大工作活動總方案。比如大型校際教學交流活動，由分管教學的副校長總負責，指導部門形成包括公開課安排、研討交流、會議組織、來賓接待、住宿、接送等活動總方案，經校長審閱后提交行政會討論。如果是重大決策研究會，校長會前要先聽取班子主要成員及一線教師的意見，再提交行政會進行研究討論。如果是總結反思會，會前要先發動教師進行工作總結與反思，然后分段、組或部門召開總結會，形成總結報告后提交行政會進行研究討論。

三、重視過程督導，講求工作質量

行政會議只是工作的一個中間環節，提高工作質量關鍵在于做好日常工作的督導與落實，才能確保工作的質量。

首先，要明確工作責任。強烈的責任意識是落實好各項工作的關鍵，對于提交行政會的每項工作都必須落實工作責任部門（或責任人），既包括具體落實的責任部門（或責任人），還包括工作指導與評價的責任部門（或責任人），并在周工作安排表中詳細注明。如此，件件工作做到職責到人，有利于各項工作有效落實。

其次，要做好會中工作落實。校長要利用行政會落實上周各項工作的完成情況、未完成的情況、存在問題以及擬完成的工作的時間表，并進行工作指導。如此，保證各項工作既得到落實又確保了工作的質量。

再次，要做好會后工作督促指導。會后責任部門要根據會議的精神落實各項工作，分管校長要隨時關注并進行工作的指導，隨時了解工作落實的進度和質量，對未能按時完成的工作要及時了解其原因，并進行工作指導，確保工作的層層落實到位。

這里特別強調重大工作的過程督導，要根據行政會研究的重大活動總方案的分工，各個責任部門會后分頭制訂更加詳細的方案，分管校長對方案進行審核，了解工作進度并進行工作指導，然后督促部門組織實施。在實施過程中，分管校長或負責部門要及時了解工作的過程、進度和效果，如有重大問題需要研究的，要提交校長辦公會進行討論。最后在重大活動開展前再召開行政會落實各項工作的準備情況，確保工作不疏漏。如此，既發揮了部門落實工作的主體作用，又發揮了分管副校長指導和督導的作用，保證工作的落實，提高了工作的質量。

（作者單位：福建省廈門實驗小學集美分校 責任編輯：朱蘊茝）