做好綜合辦公室工作之我見

郭麗紅

摘 要：綜合辦公室是廠礦企業組織系統中的神經中樞，它具有上情下達、下情上達和意見反饋的工作機能，是一個不可或缺的機關部門。將復雜繁瑣的辦公室工作條理化，總結出它的工作規律和經驗，有利于提高辦公室的工作效率，一改辦公室的被動局面為主動。

關鍵詞：企業管理 煤礦企業 辦公室 工作效率

中圖分類號：TH112.5；TH113 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）09（c）-0115-01

綜合辦公室在廠礦企業中肩負著承上啟下、機關服務、工農關系的功能，是企業領導的參謀和助手，是保障機關事務正常運行的基礎力量。如何才能有效地開展工作，最大限度地發揮辦公室的作用呢。筆者認為，綜合辦公室的工作必須體現與時俱進的特點，不同時段要有不同的工作側重點，有的放矢地開展工作，在不變中適應多變，才能變被動為主動，掌控住綜合辦公室工作的主動性和穩定性，推動綜合辦公室工作質量和水平的穩步提升。具體說主要把握以下幾個方面。

1 把握好三個原則

一是服務大局的原則。要時刻牢記綜合辦公室的工作職責，把服務于全局作為一切工作的出發點和落腳點。綜合辦公室涵蓋文秘資料、會議管理、文件印刷、信訪穩定、檔案管理、后勤服務等工作，工作上千頭萬緒，紛繁復雜，看似雞毛蒜皮的小事，一旦釀成大的后果，就會是天大的事情。正如一名老辦公室工作人員所說：“辦公室的工作都是小事，但是如果出現問題那就是大事。”所以，在辦公室工作人員必須牢記肩上責任，胸有全局，把每一項工作都上升到全局的高度，大處著眼，小處著手，竭力做好工作，要有“一字不妥，繞室終日”的敬業精神，力避各類事故。二是主觀能動的原則。綜合辦公室的特性決定了它的工作內容，也就是說綜合辦公室的工作具有被動性和不可預見性。如何在被動中掌握主動，在被動中做優工作，這就要求工作人員要先知先試的主動性，從工作中尋找規律和經驗，在被動中尋找主動，在工作中尋找捷徑。要做到這一點，必須改變“領導交辦就辦”的思維方式，增強“該干什么、怎么去干、怎樣干好”的主動性。對一些常規性、規律性、階段性的工作，要主動著手，提前準備，備足“知識倉庫”，才會有主動權。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非常性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。同時要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀，與領導“合拍”，把問題想在前面，把工作做在前頭，工作中膽大心細，主動做好超前工作。三是團隊整體的原則。木水桶最短的一塊板決定著它的容量。綜合辦公室也是一個整體，在“零碎、多雜性”的基礎上搞好工作，單靠一個或幾個人的力量難以奏效，必須凝聚全體人員的力量，激勵全體人員的熱情，形成強有力的整體。在具體實施的過程中，又要做到“既有分工，又有合作”，一方面各司其職，又要形成整體合力。這就要求辦公室工作人員在思想上同心、目標上同向、行動上同步，擰成一條繩，發揮整體優勢，確保各項工作任務的圓滿完成。

2 強化作風建設

綜合辦公室在服務領導的同時，又要面向基層、面向職工群眾開展工作。它是體現綜合辦公室、機關乃至企業領導形象的“窗口”。工作人員的一句話、一個動作都會給職工群眾中留下印象。因此，每個辦公室工作人員都要嚴格要求自己，從小事做起，從具體事做起，努力提高服務質量和辦事能力，要把“您辛苦了、稍等、不客氣”作為日常工作用語，從根本上杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”現象，通過積極、熱情、務實、高效的工作，樹立辦公室、乃至煤礦企業的形象。執行力建設事關作風的養成。綜合辦公室的工作人員要加強執行力建設，認真遵守規章制度，做到令行禁止，確保上級要求落到實處。要堅守工作崗位，做到不遲到，不早退。工作中即堅持原則，又要充滿感情，讓每一個客戶和職工都能體會到家的味道。要以事業為重，工作中不分親疏彼此，做到公平、公正、公開。只有這樣，才能經得起領導和職工群眾的檢查。

3 規范化管理

綜合辦公室的工作千頭萬緒、點多線長，要保證辦公室的工作有序開展，必須按照工作規范化的要求開展工作。工作規范化，就是要做到規章制度健全、工作重點明確、人員分工合理、工作關系順暢、整體效能明顯。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。實現規范化，就是要不斷加強制度建設，保證各項工作的有效落實和開展。加強制度建設要把握三個方面：一是明確工作職責，要讓工作人員明白自己的工作內容，對事情有一個輕重緩急的認識，在紛繁的工作中做到統籌兼顧，先做什么，后做什么，保證本職工作穩扎穩打、有序開展，不受外界干擾。二是完善規章制度，確保辦公室的整體工作規范、有效運作，使各項工作有章可循、有規可依。三是加強執行力建設。人人要增強執行上級文件和領導的的自覺性和主動性，要把落實不到位作為事故對待，增強工作的自覺性，不折不扣地將上級要求和領導安排落實到位。

4 注重工作效率

辦公室的工作要體現“第一”的要求，即時間第一、質量第一。領導安排的工作要在第一時間內完成，完成的工作標準要有一流的水平。要牢固樹立“宜早不宜遲”的辦事理念，做到“不拖拉，不怠慢”，今日事今日畢；對于突如其來造成疊加的工作，不能亂了陣腳，要要按照輕重緩急，分類梳理，做到統籌兼顧，對于大的工作任務（或材料），不要忙于下手，要認真分析，勾勒出大的輪廓，逐項安排、檢查、落實，推動工作有條不紊的開展。謀劃工作，要善于抓住主要矛盾，牽住龐雜工作的“牛鼻子”，尤其是在遇到有難度的工作，一定要冷靜思考，找出解決問題的方法，排出時間表逐一落實。要勤于思考、善于思考，不斷摸索事務存在和發展的規律，不為其表象所蒙蔽。要善于透過現象看到本質，找到事務的癥結，給以有效的解決。

從煩雜的事務堆中解脫出來，并有效地駕馭事務，并非一朝一夕的事情，這就要求辦公室工作人員要養成一個好學勤思的習慣，積累自己的知識和閱歷，做一個政治強、有思想、作風實、紀律嚴、懂業務、站起能講、坐下能寫、動手能做的多面手。只有如此，才不失為一名合格的辦公室工作人員，也才能夠勝任現代企業綜合辦公室的工作崗位。