辦公室工作路徑探討

閻三海

有為才有位，一位領(lǐng)導(dǎo)這樣說辦公室的工作；要有彈鋼琴的技巧，五指并用，有領(lǐng)導(dǎo)這樣說；要抓大事，謀大局，把握大勢，也有領(lǐng)導(dǎo)這樣說。說的都對，說的都在理，但落到實際工作中如何處理，不一定好掌握。我的體會是，做好辦公室工作，要主動而為。掌握看家本領(lǐng)，主要抓三條：練好內(nèi)功，磨練外功，開門辦公。

練好內(nèi)功

練好內(nèi)功實際上是加強(qiáng)隊伍建設(shè)，建立健全團(tuán)隊意識與團(tuán)隊作戰(zhàn)作風(fēng)。

一是要有合作精神。辦公室是個綜合部門，也是個不簡單的部門，每個人都有特點和優(yōu)點，當(dāng)然也有缺點與不足，但是必須要有與同事合作的意愿、態(tài)度與思路，有了思路就有出路，就有良好的心態(tài)，這就為合作打下基礎(chǔ)。同時，還要發(fā)揮各人的優(yōu)點，就是團(tuán)隊合作計劃，如同軍隊作戰(zhàn)一樣，有步槍、有機(jī)槍、有火箭彈、有飛機(jī)，雖然各個功能不同，但目標(biāo)一致，就是取得勝利。

二是要有德，就是人品要好。辦公室是個十分重要的部門，在人員挑選和配備上要把德放在第一位。第一是不自私，不自私就不會走極端，也不會出現(xiàn)大的紕漏。第二，要有胸懷，要能容人，既能接受別人的優(yōu)點，也能容忍別人的缺點，更何況每個人都有優(yōu)缺點。第二要保密，也就是保密原則，不該說的不說，不該問的不問。

三要有能力。就是辦公室人員要在學(xué)習(xí)和提高能力上下功夫。第一是學(xué)習(xí)。就是政策學(xué)習(xí)，就是學(xué)習(xí)新聞方面的政策，新聞事業(yè)發(fā)展趨勢，國內(nèi)外新聞傳播發(fā)展新動態(tài)，新特點等。第二是專業(yè)學(xué)習(xí)。就是干什么吆喝什么，秘書部門學(xué)習(xí)寫作，基建學(xué)習(xí)建設(shè)維修新政策，保衛(wèi)部門學(xué)習(xí)安全保衛(wèi)新變化。第三是提高能力。能力提高要不斷在實踐中學(xué)習(xí)、總結(jié)、提高。說一千道一萬，行勝于言，不提倡坐而論道。第四是一專多能。提倡既要做好本職工作，也要盡可能學(xué)習(xí)其他崗位職能，在其他同志出差或休假時能夠及時補上去，這也是團(tuán)隊作風(fēng)建設(shè)的重要一部分，做好補臺不拆臺。

磨練外功

磨練外功主要是在辦事能力上下功夫。也就是在服務(wù)上做到位。

一是對上要做到明確定位，主動做好服務(wù)。辦公室的定位就是做好上級黨委和領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手。第一是做好助手。就是做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，做好助手的的工作主要有兩個方面，一方面要及時了解領(lǐng)導(dǎo)交辦事情的類型、事情的背景和來龍去脈，另一方面要為處理這些工作提出意見與建議，至少兩個以上方案，以供領(lǐng)導(dǎo)與上級機(jī)關(guān)選擇采用及完善。還要對處理的事情做好追蹤直至完成。

二是對中要協(xié)調(diào)、處理好領(lǐng)導(dǎo)或上級機(jī)關(guān)交辦的事。第一，要擺正好辦公室位置。辦公室和其他部門一樣，都是處理事情的機(jī)構(gòu)，辦公室代表領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理事情不能盛氣凌人，也不能越位。辦公室經(jīng)常受領(lǐng)導(dǎo)委托，牽頭組織處理事情，這時候就要特別注意，明確領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，要處理到位。第二，應(yīng)隨時保持協(xié)調(diào)溝通。保持良好的溝通是做好工作的關(guān)鍵之一。功夫在平時，如果平時有較好的溝通機(jī)制，在工作時就會得心應(yīng)手，就如同老話說的，熟讀唐詩三百首，不會作詩也會吟，功夫在詩外。

三是對外要把辦公室當(dāng)做報業(yè)集團(tuán)良好形象的文明窗口。就如同類似政府部門政務(wù)中心的職能。第一，成為員工之家。報業(yè)集團(tuán)內(nèi)部人員辦事，第一個想到或者要找的部門肯定是辦公室，辦公室是個綜合性部門，除了明確規(guī)定的機(jī)要文秘、安全保衛(wèi)、基建法律、車隊房屋、行政接待、檔案保密等工作外，還有許多不明確或者沒有部門或人員管的事務(wù)，員工也不知道找哪兒，只好來辦公室，這就要求辦公室人員特別注意，堅決杜絕臉難看、話難說、事難辦的行為，要熱情接待，為領(lǐng)導(dǎo)和單位分憂，也使員工在這里感到溫暖。第二，成為招待所。報業(yè)集團(tuán)家大業(yè)大，和社會方方面面都有聯(lián)系和接觸，主要有三大類，一方面是讀者，另一方面是作者或者是通訊員隊伍，三方面是各被宣傳報道的各個單位、部門等。這些單位和個體人員在電話上咨詢，也可能來報社反映情況，他們第一個接觸的就是辦公室接待人員，對單位的形象和印象就取決于第一個接觸到的單位員工，好與差，就在這一“人”之間。所以，要有意識地培養(yǎng)與教育，每一個辦公室的員工都是接待員，要像愛護(hù)自己臉面一樣維護(hù)單位的良好形象。

開門辦公

開門辦公的的實質(zhì)是辦公室建設(shè)方面的問題。也是提高辦公室工作質(zhì)量的有效方法。就是在辦公室樹立這樣一個觀念，辦公室既是辦公室人員的辦公室，也是全報業(yè)集團(tuán)人員的辦公室，當(dāng)然也是領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。所以，要做好十分不容易，可以學(xué)習(xí)以前政府方面發(fā)展經(jīng)濟(jì)的做法，學(xué)習(xí)他們外引內(nèi)聯(lián)方面的經(jīng)驗，走出去，請進(jìn)來，集思廣益，為辦公室建設(shè)和發(fā)展提供批評、意見和建議，為我而用。要在實踐中反復(fù)探索，從中找出適合辦公室工作的方法與經(jīng)驗。

一是加強(qiáng)調(diào)研學(xué)習(xí)。請各方面對辦公室工作提出批評與建議。第一，利用陪同領(lǐng)導(dǎo)到各部門各單位調(diào)研的機(jī)會，從中找出辦公室工作方面的成績和不足。應(yīng)該說，這是取得真實情況的重要途徑。第二，從領(lǐng)導(dǎo)方面及時了解工作和其他方面存在的問題，每周定期或不定期到領(lǐng)導(dǎo)，特別是主要領(lǐng)導(dǎo)處匯報工作，了解本周或近期工作部署，并征求領(lǐng)導(dǎo)對辦公室工作的指示。第三，從員工處和各單位各部門處征求對辦公室的意見，利用定期或不定期到走出門或請進(jìn)來的方式，主動請大家提意見。也就是說，通過三百六十度的調(diào)研學(xué)習(xí)了解，為工作打下了較好的基礎(chǔ)。

二是為報業(yè)集團(tuán)發(fā)展和工作創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境與機(jī)遇。第一，加強(qiáng)同行業(yè)，特別是與全國省級黨報的聯(lián)系與溝通。在全國兄弟省報的支持下，海南日報報業(yè)集團(tuán)牽頭于2011年4月在海南建立了全國省級黨報行政管理協(xié)作會。2012年，由陜西日報承辦了第二屆會議，今年是第三屆會議，內(nèi)蒙古日報社承辦，十多家省級黨報派人參加。這個協(xié)會的成立，一方面為全國各省報交流提供了便利渠道，使互訪接待與服務(wù)更加到位，另一方面為各辦公室辦實事。第二，我們參加了海南省廳局辦公室主任交流活動。這是由海南省發(fā)改委辦公室、旅游委辦公室等廳局辦公室主任倡議成立的，基本上每月舉行一次交流，這對單位工作有極好的促進(jìn)作用。

三是加強(qiáng)內(nèi)部建設(shè)。就是向辦公室內(nèi)部要效益。第一，提出辦公室建設(shè)的思路，鼓勵所有人員朝著這個目標(biāo)邁進(jìn)。比如，我們提出建立和諧社辦、快樂社辦與幸福社辦。第二，為員工辦實事。我們定下了一條規(guī)則，凡是子女考上大學(xué)的社辦員工，社辦班子成員都要和他們座談，表示祝賀。凡是社辦職工及家屬生病住院的，都要去看望，并盡可能幫他們做一些力所能及的事。第三，有意識的鼓勵員工加強(qiáng)學(xué)習(xí)，為他們學(xué)習(xí)盡可能的創(chuàng)造條件。比如，我們?yōu)樯甾k每位員工都送去了《責(zé)任勝于能力》的書籍，給中層干部贈送《杜拉拉升職記》等。另外，還要求員工學(xué)習(xí)報紙、學(xué)習(xí)專業(yè)知識、學(xué)習(xí)別人長處，并以著名教育家陶行知的每天四問要求大家，即今天我的身體有沒有進(jìn)步？我的學(xué)問有沒有進(jìn)步？我的工作有沒有進(jìn)步？我的道德有沒有進(jìn)步？以此促進(jìn)社辦學(xué)習(xí)風(fēng)氣不斷深入。

（作者單位：海南日報報業(yè)集團(tuán)）

編輯：徐峰