農業科研檔案管理作用與對策

王雙

檔案工作是人類社會發展的必然產物，農業檔案是在農業科研活動中長期積累所形成的信息資源，其顯著特點就是它的實踐性，主要來源于生產第一線的生產活動，它是農業科技工作者的長期實踐經驗的結晶，反映了農業科技動態及其發展規律，從而指導農業科技發展，在保持農業科學技術研究的系統性、連續性、可靠性以及準確性方面起著重要作用。搞好農業檔案管理以及信息資源開發利用，促進知識創新及農業科技發展等方面，具有深遠的影響。

農業科技研究是一項十分復雜的科學勞動。農業科研檔案是整個農業科研工作的一個重要組成部分，是在從事農業科研活動中形成的具有保存價值的原始記錄，內容及檔案的載體形式多種多樣，有文字、卡片、公文、圖表、數據、錄音、錄像、照片、電子等各種文件材料。完整規范的農業科研檔案對今后的農業科研事業、農業生產發展具有憑證和參考作用，并可為科研項目選題、立項、結題及科研成果轉化和進入市場提供可靠、完整的技術資料，同時也為單位領導科學決策提供可靠的技術依據。

1 檔案管理的特點

檔案管理是對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者。檔案管理工作具有管理性、服務性、政治性和保密性。農業科技檔案管理是農業科研管理和檔案管理的重要組成部分，是農業科研活動的重要環節，是對科研項目管理活動的延續，其歷史性和創新性有其自身特殊的重要之處。

2 農業科技檔案管理工作的重要性

2.1 農業科研工作的決策依據。農業科技檔案全方位記載了農業科研工作在各個方面的進展情況，是農業科研部門在從事科研工作活動中形成的以文字、圖表、聲像、照片、文件等各種形式，保存和考察各類對象的原始記錄，記載著科研機構的研究歷史和科研人員的科研進程，具有一定的規律性和權威性。規范的農業科技檔案對于決策者來說，是不可或缺的決策資料，決策者可根據檔案記載的科研工作進展等信息，進行決策、總結工作和制訂計劃，從而確定發展方向和研究方向，進而確定總體發展目標和規劃。

2.2 農業科研工作的發展依據。任何一名農業科研工作者在工作的同時都會形成記錄研究情況、工作進展情況等綜合性較高的材料，這些材料經整理形成農業科技檔案后，可被其他科研工作者查閱借鑒，從而保證研究的連貫性，避免不必要的重復和浪費，達到相互學習、相互促進、多出研究成果的目的，促進農業科研工作的快速發展。

2.3 農業科研工作的涉密保密性。任何檔案都存在涉密保密的問題，其保密工作直接關系國家的安全問題。就農業科技檔案而言，它是農業科研工作者多年心血和集體智慧的結晶，是關系國家農業科技工作發展進程和高尖端研究進展的關鍵材料，反映了國家農業科學研究的高度、程度，因此，在檔案管理過程中必須給予高度重視。

在實際工作中，要使檔案信息資源得到充分利用，并根據不同密級和開放時間對檔案采取有效的保護措施。

3 農業科研檔案分類

3.1 準備階段

一個項目在獲準資助前，項目申請人都會做些必要的前期準備工作，如查閱有關文獻或做一些簡單的預備試驗，在此基礎上再提出項目申請。這時查閱檢索資料及積累的有關資料、項目申請書、重點項目建議書、項目可行性報告、項目申請簡表、合作意向書，以及項目獲準后的計劃任務書、項目合同等都屬于這個階段形成的材料。

3.2 研究試驗階段

是記載項目執行的具體過程，記載內容包括：項目實施方案，試驗過程中的各種原始記錄，包括各種媒體（錄像帶、照片、錄音帶、光盤）材料、試驗報告、階段總結、技術文件、年度進展及執行情況報告等，若申請專利的項目還必須提供專利申請文件。

3.3 總結驗收階段

主要記載課題結題所做的工作。包括科技項目的工作報告、技術報告、已發表或待發表的論文、專著、技術鑒定材料、科研投資和經費使用情況等材料，以及課題完成后由項目主管部門組織驗收的一整套材料（包括驗收報告、驗收證書、驗收評價表等）。

3.4 成果鑒定和申報獎勵階段

根據不同評價方法有科技成果鑒定申請表、科技成果鑒定證書、科技成果評審證書、科技成果評定證書、科技成果驗收證書、科技成果登記申請表，成果應用的經濟效益和社會效益證明等一套申報成果的材料，以及成果獲準后的獎勵證書。這些材料在鑒定和申報成果時都有明確規定，一般由科技管理人員辦妥后統一交檔案室歸檔。

3.5 推廣應用階段

主要對技術推廣后的經濟及社會效益進行記載，包括：推廣應用方案、總結、成果、專題綜述、轉讓合同、技術應用情況及社會經濟效益等。

4 農業科研檔案管理措施

重視憑證文件收集及非原件的技術文件歸檔。重視材料的系統性和完整性。檔案管理人員要了解課題或項目的技術方案、技術路線，懂得課題項目各種技術文件的內在聯系與因果關系，切實為科研人員提供歸檔指導。使歸檔文件材料能完整地反映科研人員的思路和實現意圖，并能夠客觀、全面地反映出項目的主要內容，按照技術專業體系形成歸檔文件體系，確保歸檔技術文件材料的系統性和完整性

努力提升檔案管理水平。農業科研檔案管理工作看似簡單， 實際上農業科研檔案管理涉及到多方面的農業知識，檔案管理人員雖然不需要像專業技術人員那樣對專業有嚴格的要求，但卻是需要對農業科技所有學科都有一定的了解。因此，農業科研檔案管理人員應有大農業的知識，要對現有人員進行農業專業知識的系統培訓，特別是針對本單位專業知識的培訓，使檔案工作者有充分的檔案管理工作技能及完善的專業知識結構，保證能對專業領域材料進行正確的鑒定、整理及歸檔。

5 農業科技檔案管理工作存在的問題

5.1 管理制度不健全，管理職責不統一。農業科技檔案管理工作發展歷史悠久，但大部分單位的管理制度更新較慢，特別是在現代科技和辦公手段飛速更新的今天，檔案管理明顯跟不上時代發展的步伐，存在一些漏洞。

管理職責不統一。由哪個部門負責監督、管理文件材料的歸檔過程，由哪個部門督促檔案的形成，沒有統一起來，仍是各自為政，互不溝通。

5.2 分類不明確。一些基層部門的檔案管理人員專業素質等原因，導致在小類別分類上存在混亂現象，無法納入規范化管理軌道。

5.3 檔案管理意識不強，資金投入不足。檔案管理在一定程度上缺乏宣傳，材料形成人員，特別是年輕的檔案管理人員缺乏檔案管理意識，致使檔案遺漏的風險不斷增加；同時，也存在管理人員監督意識不強，沒有對檔案管理工作進行定期督促的現象。對檔案管理設施設備的更新不太重視，對其很少甚至不投入資金，導致出現檔案管理設施陳舊、檔案室空間有限等問題，阻礙了檔案工作的開展。

5.4 保密意識弱。一方面，由于辦公自動化的發展、移動介質和網絡的廣泛使用，導致涉密渠道增加，涉密載體沒有建立嚴格的管理制度；另一方面，保密意識不強，對重要檔案管理不嚴格，落實保密責任制不到位。

6 對策

首先，增強檔案意識，建立健全檔案管理及保密制度，明確管理職責，確保對農業科技檔案工作各個環節的有效管理。其次，加強對農業科技檔案管理人員的綜合素質教育和專業知識水平要求，使其能夠根據不同需求及時編撰有價值的資料；最后，加強檔案管理設施更新，全面提升農業科技檔案管理工作，發揮農業科技檔案作用，為科學決策和農業科研事業的正確、快速發展提供資料保障。