辦公信息化對現代企業發展的影響

郭登攀 梁臣

引言：隨著現代社會的進步和科技的發展，各企業之間的競爭也越來越激烈，為了達到現代化要求，為了使企業更有競爭力，現代辦公信息化已經成為我國各企業的重中之重。本文就辦公信息化對現代企業發展的影響作出幾點認識，以體現信息化發展對企業的重要性。

前言

自21世紀以來，網絡已經成為我國國民生活的一部分，不僅與日常生活緊密相關，還普遍應用于現代企業的工作當中。21世紀企業的競爭就是現代信息化技術的競爭，若想要立足發展，就要不斷提升自身的信息技術能力。辦公室信息化是企業發展的必然趨勢，但如何提高員工自身素質，更熟練地掌握信息技術，將信息技術和傳統辦公模式融合在一起成為現在企業的首要難題。

一、辦公信息化概述

辦公信息化，是指將現代信息技術和企業日常工作結合在一起，節約生產成本，提高工作效率，為企業的發展戰略提供保障。企業辦公信息化的目的，不僅是要節約成本，更重要的是實現信息資源共享，及時了解市場需求，為企業獲取最大化的經濟效益。企業辦公信息化是否能夠有效實施，這取決于兩方面，一是企業領導對信息技術的重視程度，二是企業員工對信息技術的運用能力，所以，為了信息技術在企業中有效開展，還需全員的共同努力。

二、辦公信息化對現代企業發展的影響

（一）辦公信息化對工作方式的影響

1.使企業辦公具有靈活性

傳統的辦公方式主要以“紙、筆”等工具為主，工作數據往往是堆積如山、繁冗復雜，不便于攜帶，且計算時數目龐大，常易出錯，而將現代信息技術引入企業辦公中，實現資源共享、網絡計算，既可以輕易攜帶，又可以提高效率。現在利用信息技術，員工不僅可以在企業內部完成工作，只要憑借一臺計算機，甚至可以在家工作，且計算機計算數據輕松快捷，既為員工節約了時間，又為工作提供了保障[1]。

2.使企業辦公具有交流性

交流性有兩方面：一是來自企業外界，二是來自企業內部。傳統的企業辦公往往是自己做自己的工作，因為數據較多，溝通起來較為麻煩，且沒有足夠的外界資源，不清楚外界同行業和市場情況。現在企業辦公將信息技術和工作結合在一起，信息技術具有資源共享的有點，第一，員工不僅可以了解到外界同行業的情況，還可以隨時關注市場需求，擴充行業知識；第二，通過網絡傳輸數據輕快便捷，員工內部之間交流方便，不僅可以凝聚員工的團結力，還可以促進員工的共同進步。

3.使企業辦公具有多樣性

自近十多年以來，互聯網逐步發展，實現資源共享，普及到各行各業，現今的企業不再是獨自蠻干和閉門造車，而是開始與合作伙伴共同進步，以節約成本、保證質量、獲取效益，使其能夠互惠互利。通過現代信息技術的應用，企業之間不僅能改善自身不足，還能借用他人長處，取其精華、去其糟粕，實現“共贏”，這也既有利于我過經濟社會的和諧發展。

（二）辦公信息化對企業發展的影響

1.決定企業發展方向

企業的發展并不是盲目的，而是需要企業經營者或者企業領導層的決策，為企業發展制定合理性方向，而企業的發展方向不僅需要經營者對內部的了解，還需要其掌握外部信息和市場需求。信息技術正是起到了這方面作用，領導層可以通過信息技術了解同行業的發展目標和市場需求，而基層工作人員可以通過信息技術學習更多的專業技能，這也影響著企業的發展[2]。

2.提高企業競爭力

傳統的企業運作模式是閉門造車式的獨自蠻干，幾乎與外界脫軌，這也意味著企業無法與同行業進行比較，自身的不足無法了解，導致許多企業經營效益不佳甚至倒閉。而現在互聯網的發達普及全國，辦公信息化可以將企業日常工作與外界信息緊密相連，使企業知己知彼，提高自身競爭力。

3.解決企業管理弊端

我國在十幾年以前，工作的模式幾乎都是上級將任務傳給中級，中級轉給下級，而向上匯報則是下級報告中級，中級傳給上級，這其中的轉達極易出現問題，甚至是耽誤工作時間，降低工作效率。在互聯網普及的今天，以計算機為主的工作模式大大減輕了企業不必要的工作量，例如上級交給下級一個文件，不比通過中級轉達，也不必親自下交，只需通過計算機傳輸給員工即可，這不僅使工作任務的要求得以正確轉達，還能夠節約工作時間，提高工作效率。

4.便于了解市場需求

在科技迅猛發展的今天，要求這各企業也必須跟上時代潮流，做好信息技術建設工作，企業為了提高自身競爭力，在社會中占有一席之地，就要了解同行業的業內水平，認識到自身和其他企業的差距所在，才可以做到長遠發展。在這種社會競爭下，辦公信息化成為必然趨勢，通過信息技術，企業領導和員工可以隨時了解市場需求，根據市場的變化而變化。

三、中小企業辦公信息化的現狀及對策

目前，我國大型企業辦公信息技術較強，但中小企業的辦公信息技術還不夠完善，跟不上時代要求，其主要表現在兩方面：

（一）企業不夠重視

一方面，現今中小企業的主要目標是以生產運營為主，獲取利益，解決生存問題，這些都需要領導層的決策，因此對信息化建設是力不從心；另一方面，信息化建設涉及較廣，需要從投資、技術人才、實施等多方面入手，部分企業認為其較為復雜，所以會有些敬而遠之。除此之外，企業員工之間對信息技術也不夠重視，平時對于傳統工作模式習慣了的人，會對信息技術不得要領，大部分不愿意用信息技術完成工作。

（二）缺乏信息技術人才

據調查，在我國的中小企業中，有百分之五十企業的信息技術人員僅占總人數的百分之六，這說明企業的信息技術薄弱極其嚴重。信息技術絕不是一朝一夕就能掌握的，信息技術建設需要的是人力、財力和物力的高效結合，但在企業和人才雙向選擇的同時，人才往往都會選擇大型企業，所以造成了中小企業人才缺乏[3]。

對于以上兩方面的問題，需要有針對性的解決辦法。第一，企業將重心分散到信息建設一部分，或者專門指派一個崗位或部門督促信息建設；第二，大部分人才不愿意選擇中小企業，那么中小企業可以選擇第三方網絡營銷機構，把企業需要的專業信息方面工作委托給第三方。

結論

綜上所述，現今的全球一體化推動著各企業與時俱進的步伐，現在已是時代信息技術的競爭，信息技術與人們的工作和生活息息相關。隨著通信技術的逐漸成熟，各企業應當愈加重視信息技術建設，加快辦公信息化的進程，加強自身競爭力，為了企業更長遠的發展而努力。

參考文獻

[1]丁寧.辦公信息化對現代企業發展的影響[J].計算機光盤軟件與應用，2013，06（02）：258-259.

[2]李寧.辦公信息化對現代企業發展的影響[J].企業研究，2011，24（06）：202.

[3]姜海虹.信息化對現代企業的影響[J].中國煤炭經濟學院學報，2014，02（04）：37-39.

（作者單位：河南中源化學股份有限公司）