檔案安全保障指標體系的建設研究

張宗府

引言：隨著我國特色社會主義的建設發展，行政事業單位、各類企業等檔案事業得到了空前的飛速發展。就目前我國檔案管理工作來看，由于檔案資源數量龐大、管理秩序混亂、發展不盡平衡等問題，導致部分地區檔案事業管理尚未納入社會發展整體規劃中，大大降低了檔案管理工作的效率與水平。為提高檔案管理的質量、促進我國檔案管理工作健康發展，各級檔案部門必須加大檔案安全保障體系建設，從理論和實踐層面對檔案安全保障指標體系建設的相關問題進行深入分析和研究，并制定出安全保障體系構建和實施的措施，從而有效的提升各級檔案部門檔案管理的安全性和科學性，確保各級檔案的完整性和真實性。

一、引言

從古至今，檔案工作都強調檔案資料的安全保管和安全使用。近年來，我國經濟社會、文化、政治以及自然環境的變化，大量的電子檔案產生，給檔案文件的安全保護賦予了新的意義和內涵，為檔案工作的管理提出了更為嚴格的要求。就目前我國檔案管理工作來看，由于管理制度缺乏，部分檔案資料過于片面、零碎，安全隱患未能得到徹底的遏制，大大降低了檔案的完整性和安全性。因此各級檔案部門應加強檔案安全保障指標體制建設，這對檔案管理機制創新、提升檔案管理水平具有不可或缺的作用。本文就檔案安全保障指標體系建設進行了研究，立足主動防御的理念，從而實現檔案安全管理的最佳效果。

二、檔案安全保障指標體系構建的現實依據

（1）自然災害的發生往往具有不可抗拒性和不可預知性，近年來我國自然災害逐漸增多，給我國經濟發展帶來了嚴重的不利影響，對于檔案實體的危害也十分大。因此加強檔案安全保障指標體系的建設，是應對自然災害頻頻發生對其造成嚴重威脅的客觀需要。比如2008年的汶川大地震，給周邊檔案館造成了巨大的破壞，檔案全部被損毀，且部分檔案館的檔案處于嚴重受損的危房之中。這次自然災害給檔案造成的災難性后果，給各級檔案部門防治各種災害敲響了警鐘。

（2）長期以來，部分檔案管理部門對檔案安全保障工作認識比較單一，將其理解為防火、防水、防盜、防霉、防蟲、防高溫等，特別是防火和防盜。在檔案安全保障工作中，包括信息安全和載體安全，其中又有隱性和顯性之分。由于相關部門及其人員對檔案安全保障指標體系理解不完全，導致在實際管理工作中，管理模式、措施以及技術較為單一，把安全工作的中心放在了基礎設施投入方面，完全忽視了對檔案的安全維護、使用及管理，其安全意識、風險意識缺乏，埋下了諸多管理安全隱患。因此加強檔案安全保障指標體系建設，對解決目前我國檔案安全管理問題十分必要。

（3）目前我國檔案服務快速推進，隨著相關信息公開制度的實施，導致檔案信息安全矛盾不斷激化。部分地方在強調檔案信息服務時，存在文件開發鑒定不嚴格、不仔細等現象，直接導致不該公開的檔案和信息公之于眾，相關利益者的權利受到了損害。因此為科學的應對公共檔案信息服務加快推進出現的檔案安全矛盾，需要相關部門加強檔案安全保障指標體系的建設，維護相關人員的權利與利益。

三、檔案安全保障指標體系建設的原則

（1）可操作性原則

在構建檔案安全保障指標體系中，其評價指標必須簡單、明確、方便，需要對指標的量化和數據獲得的難以程度進行綜合考慮，盡量選擇可靠性、實用性、表征性強的參數作為指標，從而確保評價工作的順利進行。同時指標個數的多少應以說明問題為準，要保證指標的公正性。

（2）科學性原則

在電子檔案信息安全保障指標體系中，需要用科學來反映出事物的本質和發展規律，尋找出影響電子檔案信息安全狀況的因素，堅持科學性原則，體現所獲信息的安全性和客觀性，確保評價結果的有效性。同時該體系的構建，應依據國家相關信息系統安全的法律法規，促進檔案安全保障指標體系順利實施。

（3）定量定性評價的結合性原則

在構建檔案安全保障指標體系中，應遵循定量和定量相結合的原則，在定性分析的基礎上，進行量化處理。對指標進行量化處理有利于提高評價的科學性、合理性以及準確性，針對那些難以量化的指標，采用評分法，通過考慮專家的意見近似實現其量化。

（4）可持續發展原則

檔案安全保障指標體系的構建是一個循序漸進的過程，需要不斷優化和完善，從而實現科學、合理、實用的目標。因此體系中每一項標準都應該基于檔案管理保護長期實踐和理論研究上，充分體現出目前檔案管理先進的技術手段和管理方法，促進整個標準體系的超前性和領先性。

四、檔案安全保障指標體系建設實施的策略分析

（1）健全檔案安全管理制度與法規

若想確保檔案安全保障指標體系建設的科學性和實用性，我國各級檔案管理部門應建立完善的檔案安全管理制度與法規，確保檔案管理相關工作順利進行。首先要完善檔案安全法規建設，貫徹落實國家檔案局安全體系建設的要求，根據檔案館或者部門的實際情況，增加相關的安全管理內容，為檔案安全保障指標體系的構建奠定基礎。其次是采用標準化、規范化的檔案安全技術，將檔案安全管理納入標準體系中，確保整個檔案管理系統的科學性和統一性。第三是基于國家檔案局下發的相關文件指南，制定出適合自身檔案安全業務管理的計劃和方案，積極學習和大力宣傳檔案管理文件，組織不同形式的培訓，推動檔案安全知識和技能的普及。

（2）大力加強檔案館基礎設施建設

各級檔案館應結合館建標準和設計規范，組織對館庫建設進行普查，及時通報各地檔案館建設情況，特別是危房館，推動各地區檔案館建設力度。另外在檔案庫房中安裝自動報警、自動滅火等現代化先進裝置設備，將特殊載體檔案的庫房安裝特殊的溫濕度調控和防磁設施，所有涉及檔案原件的場所，都必須安裝監控設備，涉密檔案的處理應通過必要的安全檢測。針對新建的檔案館庫應加大對指紋識別、臉部識別、紅外報警、電子標簽管理、水印防偽、信息防火墻等先進安全防范手段的應用，從而保證檔案存放的安全性和使用的科學性。

（3）確保檔案原件實體安全

對于有數字化掃描、縮微等復制件的檔案原件，必須予以封裝保存，對其實施特殊的保護。一般情況下，若不是需要對原件抽查蟲霉等特殊情況，其他情況不允許開封，確保最大限度延長檔案保存時間。針對列入計劃且亟待搶救的檔案進行必要的修復，比如易碎、易裂的檔案應進行加固，褪色褪變字跡擴散檔案應立即恢復，霉變檔案應除霉等。定期對館藏檔案進行清點，若發現檔案錯放、借出不還、遺失等問題，就必須徹查情況，根據相關方案進行教育和處罰。各級檔案部門應組織檔案數字化的專題研究，明確檔案數字化內容和建設目標，制定出整體規劃，為檔案安全保障指標體系的建立奠定堅實的基礎。

五、總結

近年來，社會經濟不斷進步與發展，在給我國檔案事業帶來新的發展機遇的同時，也使其面臨著嚴峻的考驗。為切實提高檔案管理效率和水平，各級檔案部門應加強檔案安全保障指標體系建設，根據當地檔案事業發展情況，明確檔案管理的現狀，結合檔案安全體系構建的原則，制定出相關實施措施，健全檔案安全管理制度與法規，大力加強檔案館基礎設施建設，確保檔案原件實體安全，不斷創新檔案現代化管理技術和機制，有效提高檔案管理的安全性和可靠性，促進我國檔案事業健康發展。

參考文獻

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（作者單位：濟寧市信息中心）