數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)模式探究

白冰

引言：數(shù)字檔案館信息資源不能被有效利用，其落后的服務(wù)方式是一個(gè)重要因素，個(gè)性化服務(wù)為解決這一問題提供了有效途徑，從而能夠更好地滿足用戶的需求，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的社會(huì)價(jià)值。本文從個(gè)性化服務(wù)產(chǎn)生的背景出發(fā)，分析了個(gè)性化服務(wù)的內(nèi)涵、特點(diǎn)，并概括出數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)的定義。

一、數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)

所謂數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)，是指數(shù)字檔案利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能等諸多信息技術(shù)獲取并分析各個(gè)用戶的背景、習(xí)慣、偏好和要求，從而為不同用戶提供充分滿足其個(gè)體信息需要的一種集成性服務(wù)。即服務(wù)時(shí)空的個(gè)性化，在用戶提借服務(wù)；服務(wù)內(nèi)容個(gè)性化，所提供的服務(wù)不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所。數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)的基本流程：用戶首次進(jìn)入系統(tǒng)頁面，系統(tǒng)提示注冊(cè)登錄，注冊(cè)完畢后進(jìn)入定制頁面內(nèi)容部分，用戶可以選擇符合自己喜好的界面、字體和常用數(shù)據(jù)庫(kù)、搜索引擎，以及網(wǎng)站的業(yè)務(wù)信息服務(wù)欄目。選擇完畢后，程序?qū)烟峤坏男畔⒈４嬖跀?shù)據(jù)庫(kù)中。用戶再次登錄訪問該站點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)從網(wǎng)部服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取個(gè)人的定制信息，形成滿足用戶要求的瀏覽器頁面。

二、數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)模式

2.1信息分類定制。

分類定制是指檔案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系統(tǒng)功能和服務(wù)形式中，自己設(shè)定信息的資源類型、表現(xiàn)形式、系統(tǒng)服務(wù)功能等。

2.2信息推送。信息推送服務(wù)是運(yùn)用推技術(shù)來實(shí)現(xiàn)個(gè)性化服務(wù)的一種方式。信息推送分為兩大類：一類是由智能軟件完成的全自動(dòng)化的信息推送服務(wù)；另一類是借助于電子郵算，并依賴于人工參與的信息推送服務(wù)。

2.3信息智能代理。智能代理是一種能夠完成委托任務(wù)的智能計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能模仿人的行為執(zhí)行一定的任務(wù)，不需要或很少需要檔案用戶的干預(yù)和指導(dǎo)。智能代理通過跟蹤檔案用戶在信息搜索可能引起檔案用戶興趣的信息并提借給檔案用戶。

2.4垂直門戶。垂直門戶是針對(duì)某一特定領(lǐng)域人群或需求提借的有一定深度的信息和相關(guān)服務(wù)、其特點(diǎn)是專、深、精。這種特定服務(wù)可以有效地把對(duì)某一特定領(lǐng)域信息感興趣的檔案用戶與其他用戶共分開，更能滿足檔案用戶的特定信息需求，從而提供個(gè)性化的高質(zhì)量信息服務(wù)。

2.5幫助檢索。當(dāng)檔案用戶輸入一個(gè)檢索詞，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將檢索詞與內(nèi)部表中相關(guān)詞進(jìn)行比較，并將與該詞有邏輯關(guān)聯(lián)的詞組顯示在頁面上，詢問檔案用戶是不是檢索這個(gè)關(guān)鍵詞，可以幫助檔案用戶選擇更接近自己檢索目標(biāo)的關(guān)鍵詞來完成檢索，提高信息查詢率。

2.6呼叫中心。信息呼叫中心是一種專門提供一對(duì)一的用戶個(gè)性化服務(wù)系統(tǒng)。使用呼叫中心服務(wù)方式，用戶可以通過電話、傳真、互聯(lián)網(wǎng)等方式訪問數(shù)字檔案館，在系統(tǒng)自動(dòng)語音導(dǎo)航的幫助下訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，獲取各處咨詢服務(wù)或相應(yīng)的事務(wù)處理。

三、數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)中需要注意的問題

3.1加強(qiáng)科學(xué)管理，提高服務(wù)效益

數(shù)字檔案館與其說是技術(shù)問題，不如說是管理問題。因?yàn)榧夹g(shù)可以購(gòu)買或改造，但任何根據(jù)本館需要，把技術(shù)、人員、資源等有效組織起來，將服務(wù)建立并運(yùn)行起來的過程，就需要發(fā)揮管理的作用。

3.2檔案館網(wǎng)部的個(gè)性化、人性化設(shè)計(jì)

任何站首先都是以視覺的方式直觀、直接地面對(duì)用戶，并以自己獨(dú)特的風(fēng)采博得用戶的青睞[5]。檔案館網(wǎng)站界面是溝通用戶與系統(tǒng)唯一的橋梁。因此，用戶界面的調(diào)計(jì)質(zhì)量與水平直接關(guān)系到用戶對(duì)信息的獲取與得與利用。友好的、制作精美的界面能夠?qū)崿F(xiàn)與用戶之間的情感交流。如青島市數(shù)字檔案館在其網(wǎng)站服務(wù)方多上采用了圖文互動(dòng)，展示出“檔案目錄中心”，目錄中心總數(shù)據(jù)872萬條。檔案信息用戶可通過電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)和同際互聯(lián)網(wǎng)在線查閱該館全部開放檔案目妹，在注冊(cè)成為高級(jí)用戶后，還可以查閱檔案館檔案全文信息，耳目一新，吸引與方便了用戶。

3.3加快檔案信息資源開發(fā)

信息資源建設(shè)是檔案信息資源用戶需求的最基本保障和最為重要的前提。（1）優(yōu)化檔案信息資源館藏結(jié)構(gòu)。數(shù)字檔案館用戶的習(xí)慣和偏好已發(fā)生變化，廣大用戶更多地依賴網(wǎng)絡(luò)，傳統(tǒng)型的檔案信息資源體系很難適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)用戶需求。所以，在信息資源建設(shè)方面，我們要根據(jù)時(shí)化發(fā)展要求，不斷優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，建設(shè)面向公眾的以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的檔案信息資源體系。首先，數(shù)字檔案館需要做好檔案收集、整理、鑒定、保管等傳統(tǒng)基礎(chǔ)工作構(gòu)建軍豐富的館藏體系，為檔案信息資源服務(wù)奠定良好的信息基礎(chǔ)。其次，數(shù)字檔案館需要加大對(duì)檔信息資源開發(fā)工作的投入，加快檔案信息資源發(fā)進(jìn)程。通過對(duì)檔案信息資源價(jià)值的深層次挖掘，為社會(huì)公眾提供日益豐富的檔案信息集成品。第三，加大數(shù)字檔案信息資源價(jià)資源建設(shè)力度。數(shù)字檔案館要求有大量可利用的檔案信息資源能在網(wǎng)絡(luò)上被廣泛查閱、參考。

3.4加強(qiáng)用戶教育

加強(qiáng)用戶檔案信息意識(shí)教育。數(shù)字檔案館要加大檔案信息資源意義和作用的宣傳，舉辦用戶檔案意識(shí)培訓(xùn)班，搞好在線教育等，不斷提高社會(huì)的檔案信息意識(shí)。（2）加強(qiáng)用戶檔案信息資源獲取能力教育。檔案信息資源獲取，尤其是現(xiàn)代數(shù)字檔案信息資源的獲取，需要用戶掌據(jù)一定的技能和方法，如對(duì)現(xiàn)代搜索引擎的了解和門戶網(wǎng)站的用用等。（3）加強(qiáng)用戶信息道德教育。在利用或傳播檔案信息資源時(shí)，應(yīng)遵守信息道德規(guī)范，維護(hù)檔案信息的規(guī)實(shí)性和權(quán)威性。要采取切實(shí)措施，制定各種信息道德規(guī)范，加強(qiáng)信息道德教育，并建立有效的防范機(jī)制，在全社會(huì)營(yíng)造一個(gè)良好的信息道德氛圍。

3.5檔案館員素質(zhì)

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量應(yīng)用，檔案館員將再度發(fā)生重大變化。接收檔案不再是數(shù)字檔案館的唯一功能，它將主要實(shí)行對(duì)分散的信息集中控制并便于公眾利用的職能，所以檔案館員的主要職責(zé)是：①分析和組織信息資源；②分析和組織信息資源；③提供和傳送信息；④為用戶利用信息提供咨詢。也就是說，檔案館員將成為關(guān)注檔案信息的完整、準(zhǔn)確和可靠，履行對(duì)信息的監(jiān)督、傳遞、控制職責(zé)的資源開發(fā)者。

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[3]王斌.淺議數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)方式[J].蘭臺(tái)世界，2007（09）：13-14.

（作者單位：河南省商丘市疾病預(yù)防控制中心檔案室）