Excel 2003數字處理技巧之我見

郭偉

摘 要 隨著信息技術不斷的發展，人們通過應用軟件對文字和數據的處理更加便捷，Excel 2003就是目前應用比較廣泛且發展比較成熟的一個應用軟件之一。筆者在多年的應用基礎上對此有一定的認識，通過本文以享讀者，旨在提高EXCEL2003的應用水平。

關鍵詞 Excel2003 數字處理 技巧

中圖分類號：TP3 文獻標識碼：A

Excel 2003是微軟公司office系列辦公軟件的組件之一，它是一個功能強大的電子表格程序。Excel 2003不僅可以將整齊而美觀的表格呈現給用戶，還可以用來進行數據的分析和預測，完成許多復雜的數據運算，幫助使用者做出更加有根據的決策。以下是筆者對其特殊應用的歸納和總結。

1 將格式化文本導入Excel

（1）在Windows"記事本"中輸入格式化文本，每個數據項之間會被空格隔開，當然你也可以用逗號、分號、Tab鍵作為分隔符。輸入完成后，保存此文本文件并退出；

（2）在Excel中打開剛才保存的文本文件，出現"文本導入向導-3步驟之1"對話框，選擇"分隔符號"，單擊"下一步"；

（3）在"文本導人向導-3步驟之2"對話框中選擇文本數據項分隔符號，Excel提供了Tab鍵、分號、逗號以及空格等供你選擇。注意，這里的幾個分隔符號選項應該單選。你在"預覽分列效果"中可以看到豎線分隔的效果。單擊"下一步"；

（4）在"文本導人向導-3步驟之3"對話框中，你可以設置數據的類型，一般不需改動，Excel自動設置為"常規"格式。"常規"數據格式將數值轉換為數字格式，日期值轉換為日期格式，其余數據轉換為文本格式。單擊"完成"按鈕即可。

2 在單元格中輸入0值

一般情況下，在Excel表格中輸入諸如"05"、"4.00"之類數字后，只要光標一移出該單元格，格中數字就會自動變成"5"、"4"，Excel默認的這種做法讓人使用非常不便，我們可以通過下面的方法來避免出現這種情況：先選定要輸入諸如"05"、"4.00"之類數字的單元格，鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單中單擊"設置單元格格式"，在接著出現的界面中選"數字"標簽頁，在列表框中選擇"文本"，單擊"確定"。這樣，在這些單元格中，我們就可以輸入諸如"05"、"4.00"之類的數字了。

3 快速進行單元格之間的切換

在Excel中，可以用以下方法實現在一個區域內的快速輸入而不用鼠標來進行單元格之間的切換。方法如下：用鼠標圈定一定區域后，按Tab鍵可使目標單元格向后移，按"Shift+Tab"可向前移。這樣就可以在鍵盤上連續輸入一組數據而不需用鼠標，從而提高輸入速度。 提示：事實上，采用此方法最大的好處是，在一行的最后一個單元格，繼續按Tab，則可以轉到下一行開始的單元格；在選定區域最后一行的最后一個單元格繼續按Tab則會回到選定區域第一行第一個單元格。同樣用Enter可以按列輸入數據。

4 快速輸入特殊符號

有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X，注意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊"編輯→替換"命令，打開"替換"對話框，在"查找內容"下面的方框中輸入代替的字母"X"，在"替換為"下面的方框中輸入"※"，將"單元格匹配"前面的鉤去掉（否則會無法替換），然后按"替換"按鈕一個一個替換，也可以按"全部替換"按鈕，一次性全部替換完畢。

5 快速給數字加上單位

有時我們需要給輸入的數值加上單位（如"立方米"等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實現單位的自動輸入：先將數值輸入相應的單元格中（注意：僅限于數值），然后在按住Ctrl鍵的同時，選取需要加同一單位的單元格，單擊"格式→單元格"命令，打開"單元格格式"對話框，在"數字"標簽中，選中"分類"下面的"自定義"選項，再在"類型"下面的方框中輸入"#""立""方""米"，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應數值的后面。彈出的窗口中單擊"數字"標簽，選中"數值"，在右面的"小數位數"中輸入需要的位數，程序就會自動以0補足位數。同樣，對于位數多的單元格，如果設置了較少的小數位數，程序會自動去掉后面的數字。

6 對不同類型的單元格定義不同的輸入法

在一個工作表中，通常既有數字，又有字母和漢字。于是，我們在編輯不同類型的單元格時，需要不斷地切換中英文輸入法，這不但降低了編輯效率，而且讓人覺得麻煩。下面的方法能讓Excel針對不同類型的單元格，實現輸入法的自動切換：（1）選擇需要輸入漢字的單元格區域，單擊"數據→有效性"命令，在"數據有效性"對話框中選擇"輸入法模式"選項卡，在"模式"下拉列表中選擇"打開"，單擊"確定"按鈕；（2）同樣，選擇需要輸入字母或數字的單元格區域，單擊"數據→有效性"命令，選擇"輸入法模式"選項卡，在"模式"下拉列表中選擇"關閉（英文模式）"，單擊"確定"按鈕。此后，當插入點處于不同的單元格時，Excel會根據上述設置，自動在中英文輸入法間進行切換，從而提高了輸入效率。