辦公自動化系統在博物館的應用與探討

查琦

【摘要】辦公自動化（OA）是一套軟件系統，目前主流采用B/S架構，通過網絡使得使用單位的工作人員可以快捷的共享信息，高效地協同工作，提升單位的管理水平。一個單位實現辦公自動化的程度，體現了其在現代化管理方面的水平，也標志著在信息化建設領域達到的高度。本文通過對比三家博物館的辦公自動化系統使用現狀，探討如何合理有效的應用OA系統。

【關鍵詞】OA;博物館;信息化

1.OA在故宮博物院的應用現狀

故宮博物院的辦公自動化系統是我們第一個考察的對象。故宮博物院的信息化建設開展的比較早，目前在辦公自動化領域基本上做到無紙化辦公。它的特點是權限劃分得比較細致，OA系統會依據不同的角色、部門、職務等分配相應的權限。員工登陸系統后，系統會根據分配的權限展示不同的內容，以及可操作的功能。OA的工作流引擎實現了一個可視化圖表，運行在上面的公文流轉、單據審批等各種流程都可以直觀的查看到目前所處的狀態。比如員工提交的一張單據需要各級領導審批，他可以方便地查詢到這張單據目前流轉到了哪個領導那里以及領導的審批結果。只要有一臺電腦和暢通的網絡，員工就可以方便地辦理業務，而不用拿著單據到處找領導簽字。經過多年的摸索以及不斷的更新，故宮博物院已經實現了一個內部門戶系統，它集成了故宮博物院內的各個系統，通過這個門戶，員工可以實現單點登錄，通過身份識別和權限分配，安全便捷地訪問自己權限范圍內的系統資源。故宮博物院的OA系統也有不足之處，他們的OA系統并沒有實現異地辦公功能，因而沒法在領導異地出差的時候辦理審批等工作。但是他們通過一個變通的辦法解決了這個問題，他們在OA里實現了一個代理功能，即由領導指定一個代理人并將其權限移交，代理人就可以利用權限代為完成各項任務。

2.OA在首都博物館的應用現狀

首都博物館的辦公自動化系統一期投入很多資金，但是應用的效果并不明顯，目前和很多單位的OA系統使用現狀類似，他們的OA系統用戶界面非常友好，在內部資訊發布與共享方面做得較好，共享和資訊發布功能使用的也較為頻繁。而對于一些工作流運行，比如像公文流轉，審批流程等各種流程化的功能并沒有很好的使用起來，而且由于首都博物館內部使用的各種應用程序接口不兼容，導致了在后期應用系統集成時也遇到了很多困難和挑戰，他們在推進信息化建設過程中的經驗教訓值得我們深思。相信在管理者的重視下，他們的OA系統應用也會發生很大的改觀。

3.OA在國家博物館的應用現狀

相比故宮博物院和首都博物館的OA系統，國家博物館的OA系統做得最為完善，不僅實現了異地辦公功能，而且在安全性方面考慮得也非常周到，當然資金投入也是最大的一家。國家博物館的OA系統界面清爽簡潔，功能簡單不繁雜，工作流的流轉同樣實現了可視化的圖形界面，而且流轉的每個節點非常明確，基本上實現了無紙化辦公。在安全性方面，每個員工都配備了一個USBKEY，只有在電腦上插入表明身份的“鑰匙”，才能登陸到OA系統，領導在審批時也可以使用手寫的電子簽名，確保了用戶身份的真實性。

4.總結

事實上，從本質上來說，辦公自動化系統是面向組織的日常運作和管理。也是員工及管理者使用頻率較高的應用系統。辦公自動化系統在應用內容的深度與廣度、IT技術運用等方面都在不斷發生著變化，并成為組織不可缺的核心應用系統，但是只有應用成功的辦公自動化系統才能發揮出其組織信息化建設領域的價值。當OA系統在單位應用的不斷發展深化，對OA系統在辦公流程上的要求也會越來越高。在此種情況下，OA系統的應用就不僅僅是將手工工作搬到計算機網絡上，實現辦公自動化，而是要利用計算機技術的一些先進特點，并加上先進的管理理念和方法，逐步成為更為專業和廣泛的組織行為管理工具。遺憾的是，當前很多的OA系統在實施時并不成功，更不能擔此大任。

通過對比三家博物館的OA系統，可以得出以下幾點經驗

（1）OA系統功能并不是越多越好

故宮博物院和國家博物館的OA系統功能都非常簡單，主要是用來處理公文流轉和單據審批。但是應用的的非常好，而繁雜的功能只會引起員工的抵觸情緒，會導致OA在實施過程中遇到阻力。而簡潔的頁面和簡單功能操作會給人帶來好感。

（2）管理者的重視非常重要

首都博物館的OA系統沒有很好的實施并非是軟件系統本身不好，人為的阻力也產生了較大的影響。這一點我們都要向故宮博物院和國家博物館學習，國家博物館在推行OA的初期也遇到過阻力，有些員工習慣了傳統的工作方式，對電腦的使用也不太熟悉。他們更傾向于拿著紙質的單子去找領導簽字，而不是通過OA系統。通過管理者的決心和大力支持，以及員工的共同努力推動信息化建設，OA系統得以良好的應用。OA系統往往涉及單位各個部門及人員，涉及面非常廣，其引入的新的管理理念和工作模式很大程度上改變了員工傳統的工作習慣。因此，OA系統在推廣過程中，難免要遇到各種阻力。因此，要從制度上、人員上加以保證。

（3）要結合博物館的實際情況，逐步推動信息化建設

辦公自動化系統作為提高工作效率、規范辦公制度，方便領導決策的重要工具，已成為未來辦公的發展方向，越來越受到各單位的重視。故宮博物院和國家博物館在信息化建設領域取得了很大的成果，這和他們在這一塊的投入分不開。任何一個博物館，都要結合自身實際情況開展信息化建設。在辦公自動化的推進方面，也應該循序漸進，不能一味的照搬，期望一蹴而就，而應做好長期的規劃，逐步推動信息化建設。