基于云計算的高校檔案管理系統研究

翁東東 畢堯翔

【摘要】云計算作為一項當下新興的極具潛力的多元化應用模式，以其強大的功能，為還處于傳統模式下的某些領域的發展和創新帶來了無限遐想。本文以云計算概念及技術為工具，結合目前高校檔案管理狀況，介紹分析了當前高校檔案管理工作中的問題和不足，對基于云計算的高校檔案管理提出了自我見解，也進一步研究探討了以云計算為工具，在信息化時代下高校檔案管理的新思路。

【關鍵詞】云計算;高校檔案管理;計算機應用

高校檔案管理是高校各種數據資源的管理，它不僅應該包括檔案的安全存儲，而且還應能夠合理高效利用。而目前我國高校檔案部門在開展信息化工作中面臨諸多問題，如檔案收集的不齊全、檔案整理的不規范、檔案資料的利用率偏低以及現代化檔案管理人才的缺乏等。針對這些問題，云計算的引入和應用則可以對應解決。

一、云計算的特點

（1）數據存儲安全性能強

在以往的數據存儲模式中，一臺計算機的崩潰會造成數據存儲的丟失或再次獲取的困難，而基于云計算模式下，數據存儲在云端，其不僅可以實時自動備份數據，還可以隨時同步訪問和傳遞獲取數據。此外，云計算的分布式系統具有高度的容錯機制，它依托于云端的數據存儲中心可以實現對數據嚴格、有效的控制和管理，這樣使其具有更好的可靠性能和安全性能，同時，數據中心的嚴格權限管理也避免了病毒入侵的潛在隱患。

（2）數據分析處理性能強

通過超大規模的普通計算機的聯合，構成了云計算模式，也正因此，云計算模式能輕松完成用戶單臺計算機上無法完成的數據處理任務。當用戶連接到云計算系統后，用戶就擁有了支配整個云的數據分析處理能力，當云計算系統接受了用戶的任務請求時，云計算系統中的所有計算機會運用各種不同方法，分析搜集云系統中的眾多數據庫，再將收集到的信息加以處理后盡可能地提供給用戶滿意又全面的數據信息。基于云計算模式下，存取數據信息不僅全面，而且方便省時。

（3）數據利用效率性能高

云計算模式下，大量的數據集中存儲在云端，云端的數據面向的是廣闊的多元化用戶，用戶的信息資源需求是數據利用的直接推動力，在過去的計算模式下，信息資源的傳遞分享往往過慢或是片面，數據利用不夠充分全面，而云計算新興模式下，用戶的信息資源獲取可以隨時隨地，不分地理區域，不分需求時間，如此，不僅推動了不同地理區域下需要即時分享信息的團隊合作的便利性，而且在循環不間斷的信息存儲獲取請求下，數據信息的利用效率被大大提高。

（4）用戶使用成本低廉

如同家庭生活必需的水電服務一樣，云計算也是一種服務模式，其以服務為中心，目的為所有用戶提供數據信息服務。在這一模式下，大量的數據存儲整理分析工作都在網絡上完成，相應地，公眾也不必再隨身攜帶繁雜的文件檔案，云計算的用戶只需花費較少的財務資源請求云服務商提供相應服務，按需付費而也不必花費眾多資金用于購買或是升級個人計算機的軟硬件性能，只需簡易的用戶端工具就可即時獲取相關的數據信息和服務。

二、當前高校檔案管理中的問題和不足

（1）檔案管理信息化進程財務投入壓力過大

當下，高校檔案管理部門的目標是實現檔案管理系統的信息化建設，而目前一些高校檔案信息化建設過程中成本太大，產生了過大的財務壓力，而在信息化過程中，有些工作是必要的，不僅要購置檔案管理系統的軟硬件基本設施，還有應用過程中設施的日常維護費用，以及后期設備的更新替換等。更甚時，如果設備管理不當，檔案管理系統中的一臺機器中毒，很快會導致系統中機器的全體中毒，且先不論數據丟失的危險和數據安全的重要性，就殺毒軟件的授權使用費支出也是一筆不小的財務支出，而且，這也不能對病毒的防控完全有效。

（2）檔案信息收集不全面

檔案信息工作的第一步是信息的收集工作，“正確地處理收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用尤為重要，收集是檔案工作的起點和基礎，沒有收集就談不到利用。”[4]我國《高等學校檔案管理辦法》中明確指出高校檔案的歸檔材料共分類為11類，檔案的收集必然也要做到面面俱到，一絲不茍。而當下，由于高校檔案信息的冗雜和存檔過程的繁瑣程序，以及，物力和設施的缺乏，都不同程度的造成了檔案信息收集的困難。

（3）檔案信息整理不規范

高校的檔案信息，不僅包括實物檔案，還有聲像檔案、科技檔案等各種不同屬性的文件信息。在傳統的檔案整理過程中，往往會出現檔案信息的時間編排混亂和集中整理組卷裝訂混亂的情況，而這些情況的后果，往往使得檔案信息整理不當，再以致檔案信息的調用和利用困難。

（4）檔案信息的利用率較低

檔案的存儲和整理工作沒做好必然已經在一定程度上影響了檔案信息的利用，再言之，即便是有了一定的檔案信息存儲和規范整理，而由于高校利用意識（許多學生甚至不知道學校有檔案機構更不知如何利用檔案信息）不夠，或檔案管理的方式過于落后，難免都進一步阻礙了檔案信息的利用。在21世紀信息化時代的今天，高校檔案的管理方式和工作方法觀念都應順著時代的發展而不斷改變，盡力提高信息的利用率，努力為高校的發展和師生員工以及社會的需要提供優質服務。

（5）現代化檔案管理人才的缺乏

時代的發展需要發展的人才，順應信息化的檔案管理發展策略，勢必需要相應地信息化檔案管理人才，而當下，對于信息化檔案管理人才，高校檔案管理部門顯得尤為缺少，高校對檔案部門的不夠重視導致了檔案部門人才的缺失，可查的是，檔案部門職員往往當下整體年齡偏大，檔案管理思想觀念不夠新穎活躍，對于計算機。網絡技術等現代化管理技術手段知之甚少，誠言之，既要求了解計算機網絡技術，又要求對檔案部門工作熟悉，實為難得。

三、云計算給高校檔案管理帶來的新思路

由于檔案信息服務已經成為檔案工作中的一個重點，檔案界人士將云計算技術試應用于到一些檔案館中，可以更好地開展檔案信息服務工作。同時，在社會科技的發展結果下，在時代要求信息化的背景下，在分析了高校檔案管理的種種困境、不足和云計算強大的存儲計算功能后，我們也就不難得出一個全新的思路——一個基于云計算下的高校管理系統。

（1）云計算的引入降低了高校檔案信息化的財務投入

過大的財務投入使得信息化進程的緩慢和滯怠，而云計算的引入則可相應解決財務投入的問題。基于云計算的服務模式下，所有的數據存儲處理和服務提供都由云端提供，用戶終端的配置無需過高要求，檔案部門當然也無需過多購置軟硬件設備，只需要投入少數的管理終端和云接入設備，此外，檔案管理的相關技術人員也不必再擔心相關軟硬件設備的升級問題了，所以在購置更新環節節省了不少的財力物力，此外，云計算環境下，服務器的日常維護都是云服務供應商提供的，云服務供應商在維護環節會相應地組織專業技術人員團隊負責資源的安全管理和進行日常的維護工作，這不僅能保證服務器的可靠運行，還能保證儲存在服務器的用戶數據信息資源的安全，也避免了因網絡異常、病毒入侵等帶來的眾多網絡干擾問題。因此，就維護環節而言，管理成本已甚低廉。

（2）云計算的應用實現了高校檔案信息資源的全面收集整合

繁雜的檔案信息收集和整理工作一直是高校檔案管理工作的重點和難點，檔案的歸類往往只是單一屬性歸類后的的多個個體，而個體之間又缺乏相應的關聯，導致了信息的分散和局部，也派生了整理過程的渙亂。而在云計算應用于高校檔案信息管理系統之上后，不僅可以將繁雜的檔案信息平臺的建設工作和服務器的配置工作以及檔案信息資源的收集整理等工作完全交給云服務提供商，而且更好的實現了分散的信息資源的整合。云計算下，云供應商實現了高校檔案信息數據的海量存儲、有效管理、全面整合，完成了一個具有強大數據存儲處理功能的統一通用信息平臺。同時，也正因此，它也降低了服務器的出錯概率，保證了服務器的正常運行。

（3）云計算的應用提高了高校檔案信息的利用率

空間和時間的因素在一定程度上限制了高校檔案信息的高利用率，而基于云計算的高校檔案管理系統，不僅受眾面廣，需求量高，而且內容寬廣，便于獲取。在云計算環境中，高校檔案管理系統相關電子資源不只是存儲在單一的機器設備中，而是直接存儲在云端，這樣，具有合作和共享關系的各高校和單位之間，可以通過云計算模式創建共享的檔案信息空間，云計算環境下的每個用戶或者是單位組織下的每個成員都能在共享空間中獲取和分享得到大量的高校檔案管理資源，在科研、教育管理、生活管理等眾多方面實現信息即時共享和傳遞，大大提高了檔案信息資源的利用效率。

（4）云計算的應用在一定程度上緩解了高校檔案管理部門的信息化人才缺乏問題

高校檔案管理的信息化進程，勢必需要人才的推動，而多能性人才的培養和獲得都是難得的。云計算作為時代發展的科技產物，體現了眾多特點，而也恰能順應時代的要求，為檔案管理領域做出必要貢獻。云計算具有對用戶端設備要求較低，使用起來方便快捷的特點，建立信息檔案的部門往往只需要一臺可以上網的具有需要用到的軟件的電腦，就可以完成相應的建檔工作，同時，其他所有的用戶就都可以即時共享這個具有信息資源的的軟件，而且也不再需要其他軟件的安裝。由于操作的便利性，使得高校檔案管理部門擺脫了專業技術人員匱乏的困擾，也相應減少了其對計算機專業人才的依賴。

四、云計算在高校檔案管理部門應用潛在的問題

云計算作為一種新興計算模式，其應用發展潛力是不言而喻的，而當下，云計算還仍處于探索階段，對于它的應用模式（下轉第24頁）（上接第22頁）仍然還有著潛在的風險和問題，雖然它在推動高校檔案管理信息化變革模式上展現了豐富的新思路，但我們不可忽視其所可能帶來的問題。

（1）高校檔案信息資源存儲在云端的限制性條件問題

高校檔案信息資源是寶貴的社會信息資源之一，其檔案信息資源中的大部分不僅都有保密期限，而且對選擇的人群也有著選擇性。毋庸置疑的是，盡管基于云計算下的高校檔案存儲工作方便快捷，可檔案管理者決不能把所有的檔案信息資源都存儲在云端，一些重要的數據資源和需要保密的檔案信息都需要管理人員在本地機器中存儲，不言而喻，云計算作為新的高校檔案管理模式，仍具有一定的局限性，所以，在信息存儲上傳的云端時，需要高校檔案管理部門對檔案信息資源進行研究分析，確定存儲在云端的檔案信息資源的限制性。

（2）云計算環境下存在服務器協議不同和接口的特定性問題

高校檔案信息資源的管理是有其自身特性的，所有的服務器配置和其所使用的服務器操作系統都有特別性。而高校信息資源的利用是多元化的，不同的高校檔案信息資源管理部門情況又是不同的，因此不同的服務器協議下的境況為云計算在高校檔案管理部門的應用帶來了一些麻煩。此外，云服務提供商對于不同平臺開發了特定軟件接口，如果某一高校檔案管理部門中云計算模式下的服務器協議和接口不適用于云計算的接入，如此則會造成數據存儲分析處理時間的延長。

（3）云計算模式下高校檔案信息存在安全保密問題

云計算模式下云端的高校檔案信息數據的安全性是極其重要的。無論是加密的還是未加密的數據資料，一旦丟失，其結果都是不堪設想的。僅僅就技術而言，相比于小型計算中心模式下和微機下的高校檔案信息管理系統，將檔案數據信息存儲在云端會更安全，而我們需要認識到的是，檔案類的數據安全和保密問題更多的是政策層面上的問題。云計算企業的管理策略、企業信譽，甚至于國家對于云計算開發應用或是高校檔案管理部門的政策，都很可能對云計算下高校檔案信息數據資源的安全性造成極大的影響。

五、對于云計算技術在高校檔案管理應用的建議

（1）有關部門需要制定相關的行業政策來規范相應的云計算標準

“無以規矩，不成方圓。”一個行業的發展需要良好的政策支持，離開了規矩，勢必會導致行業發展的良莠不齊，從而導致行業發展的失敗。就目前形勢而言，基于云計算的高校檔案管理相比于傳統模式有了很大優勢，不僅解決了信息化進程中的諸多問題，也為工作帶來了極其便利，但即便在如此發展環境下，云計算在高校檔案管理工作中的應用仍需要較為嚴格的規章和政策支持。沒有標準統一的行業應用規范和技術標準，高校檔案管理部門在選擇云服務商時就會有所迷失，也會有相應的限制性。類似地，沒有相應的政策支持，云服務商所提供檔案信息服務的工作也會受到影響。即便目前云計算技術領域的開發商已經對云計算服務器標準和協議問題有所關注，但就檔案管理界而言，還并沒有形成有關云計算的相應的行業標準。因此，高校檔案管理的行業管理者應該組織相關研究人員對于應用云計算所需的標準和相關協議進行研究，形成高校檔案管理行業的應用規范，促進相關管理章程、行業標準或是政策的出臺，從而保證云計算在高校檔案管理工作的實施能夠符合其基本要求。

（2）研究提出適用于云計算的高校檔案管理系統調整方案

云計算應用于高校檔案管理系統是高校的一項重要舉措，具有戰略意義，當然也具有挑戰性，檔案部門一旦選擇了應用云計算技術，必然會導致其原系統模式下管理體制的變化，這就要求原有信息系統的較大調整，進而會影響到整個檔案管理部門的工作流程。因而，研究制作出一套相適應的高校檔案管理系統調整方案是必要的。

參考文獻

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[2]錢文靜，鄧仲華.云計算與信息資源共享管理[J].圖書與情報，2009（4）.

[3]卞昭玲.基于網格應用的企業信息管理模式之創新[J].檔案學通訊，2006（6）.

[4]鄧紹興，陳智為.檔案管理學（修訂本）[M].北京：中國人民大學出版社，1999.

基金項目：福建省社會科學規劃項目（編號：2012B134）。

作者簡介：翁東東（1959—），男，福建莆田人，泉州師范學院教授，研究方向：數量經濟學、統計學。