淺談信息時代檔案管理人員的信息素質

遇凱

摘要：21世紀的檔案管理工作，是一個知識、信息高度密集的工作領域。隨著檔案工作信息化程度的提高，對檔案工作者信息素質的要求也越來越高，因此，檔案工作者必須重視自身綜合素質的全面提高。

關鍵詞：信息時代；檔案管理人員；信息素養

信息是現代社會的寶貴資源，信息的價值將隨著市場經濟全球化競爭不斷飆升。正如著名未來學家阿爾·托夫勒預言：“誰掌握了信息，控制了網絡，誰就掌握了整個世界。”信息時代的到來，給我國檔案工作既帶來難得的發展機遇，又提出了嚴峻的挑戰，迫切要求檔案管理人員利用現代信息技術開展檔案工作，以提高檔案工作服務的效率和質量。

隨著科學技術的迅猛發展及在檔案工作領域的廣泛運用，檔案工作的信息含量越來越高。21世紀的檔案工作，將是一個知識、信息高度密集的領域。對信息這一概念的理解過于狹隘，對信息水平的理解大多停留在手工作業和傳統經驗的水平上。從現實情況來看，我國檔案隊伍信息素養的整體水平仍然不高。一是觀念陳舊，思想不夠開放。一些檔案管理人員對信息的價值認識不足，特別是年齡較大的檔案工作者，接受新事物比較慢，習慣于立案歸檔等老套路。二是一些單位信息網絡基礎建設水平偏低。三是檔案人員缺乏良好的科學文化基礎知識和相應的培訓。信息素養是與科學文化素養緊密相連的，沒有一定的科技知識，沒有一定的外語水平，信息素養就難以得到真正的提高。知識的缺乏導致了思想和行動上的障礙，從而制約了信息素養的提高。

現代檔案工作者的信息素養，是檔案人員在工作實踐中根據信息環境的發展要求，自覺接受教育訓練而逐漸形成的對待信息活動的修養與能力，它是一個涵蓋廣泛綜合性概念。具體說來包括五個方面：

一、樹立信息觀念

信息觀念在信息素養中居于先導地位，它關系到檔案人員對檔案信息的接受和理解。在心理學中，觀念包括有早先知覺而來的觀念總體，它是意識的基礎。現代檔案工作者的信息觀念，是指檔案人員對信息的初步認識以及在檔案工作實踐活動中形成的對信息價值的總體印象。比如，對待信息技術和信息工具。檔案人員如何看待信息技術，如何認識信息網絡的功能；據調查，當前大多數檔案人員認為，互聯網和各種局域網既是一種新的認識工具，又是一種新的交流工具，還是一種新的生產力。檔案工作只有同網絡結合起來，才能產生新的生機和活力。目前，國際互聯網已遍布我國城鄉。現代檔案人員良好的信息觀念，本質上是在尊重知識、崇尚科學、終生學習、勇于創新的基礎上，樹立起來的“信息就是資源”、“信息就是財富”、“信息就是服務經濟建設的基礎和依據”的信息價值觀。

二、具有信息意識

現代檔案工作者的信息意識是指檔案人員對檔案工作信息的感覺、知覺、情感、意志等心理品質。它具體表現為對信息是否具有特殊的、敏銳的感受能力和持久的注意力，簡言之，就是檔案人員對檔案信息的敏感程度。現代檔案人員強烈的信息意識，首先表現為能夠敏銳的感受社會信息的變化對檔案工作帶來的有利和不利影響，無論現在或未來，檔案工作者和他（她）的服務對象，都生活在被信息包圍的社會里，電話、文件、圖書、報刊、廣播、影視以及各種互聯網絡，每天都有大量的信息向我們傾瀉而來。檔案人員具有強烈的信息意識，就會積極主動的挖掘、搜集、利用有利于經濟建設和開展檔案工作的各種信息，做到發現早、挖掘深、效率高。其次表現為對經濟建設信息和檔案工作信息的關注。現代檔案工作者應養成每天都要讀文件、看新聞、聽廣播、瀏覽網絡、查找所需要的資料的習慣，增強把握信息的敏銳性，從而更好地開展檔案工作。

三、處理信息能力

現代檔案工作者的信息能力是指檔案人員在從事檔案工作實踐活動中所具備的對于檔案信息的搜集、分析理解的能力。它包括五個方面的內容一是信息獲取和開發利用能力。二是信息選擇能力。學會對信息進行篩選和分類。以達到去粗取精、去偽存真、為我所用的目的。三是信息預測能力。這是一種較高層次信息能力，是指檔案人員在現有信息的基礎上對未來的一種推斷和預見。信息預測能力其實是對信息理解程度的一種能動的反映。四是信息處理能力。狹義的信息處理能力主要是指對信息的加工、開發、傳輸、存貯、調閱和吸收的能力，即對所感知、獲取和選擇的信息加工深、開發新、傳輸快、存貯厚、吸收廣和調閱方便。具體來講就是對信息進行綜合分析、整理排序、歸類處理、充實檔案數據庫。能對這些信息的意義與價值有進一步的認識、有針對性的編研，提供給社會利用。五是信息利用能力。檔案人員獲取、選擇和處理信息的目的是為了運用。

四、熟悉信息知識

現代檔案工作者的信息知識是指對信息基本常識的了解，對各種檔案工作信息源以及信息檢索工具、檢索方法等方面知識的掌握。信息知識是信息素養的重要組成部分，信息知識的掌握包括三個部分：一是信息文化知識。即具有基本的科學文化常識，對信息概念能正確的理解和運用，對信息技術的發展和變化有一定的了解。二是計算機和信息網絡技術常識。現代檔案人員的計算機知識，應通過考試達到國家二級以上的水平。三是一定的外語和法規知識。我們使用的計算機系統和應用軟件，大多數是用英文編寫。因此，要接受新技術和新信息，就必須掌握一定的外語知識。另外，由于信息網絡的廣泛應用而產生的一些法律問題，也應引起檔案人員的關注，使用各種數據與信息，要合乎國家的有關法律，嚴格遵守保密法規，防止失泄密問題的發生。

五、講究信息道德

道德是指檔案人員在獲取和使用信息過程中，應遵循一定的倫理規范。不得危害社會或侵犯他人的合法權益，能自覺保護他人的知識產權、隱私權等。檔案人員的信息道德關系到其信息素養發展的正確方向。當前，信息傳播媒體多種多樣，有廣播、電視、報刊；有自由度大的多種網絡；有政府主辦的各種媒體，也有民間自辦發行的書報雜志。媒體的多樣性使信息在傳播過程中不可避免的帶有一定的主觀偏見，虛擬空間交流的隱蔽性可能會伴生無政府狀態，如果沒有一定的道德約束，就很容易產生一些與先進倫理道德相悖的現象。高尚的信息道德是保證現代檔案信息行為正確性的重要保證。

六、結語

現代檔案工作者的信息素養具有十分豐富的內涵和很高的目標要求。檔案隊伍是我國職業大軍中一個特殊群體，具有職業的特殊要求，其信息素養也必然表現出一定的特殊性：一是信息視角的全方位性。檔案工作以服務社會大眾為主要職責，檔案涉及到政治、經濟、文化、科技等各個方面。因此，凡是與社會生活相關的信息都應該成為檔案工作者關注的信息。這就要求檔案工作者的胸襟要廣闊，知識要淵博，視角要開放。二是提高發展的動態性。信息素養是檔案人才適應信息社會發展要求，經過培養和訓練而生成的一種修養與能力，必然隨著時代的發展變化而不斷提高和發展。