規范化管理在教育基建檔案管理中的作用

龔鑫

[摘 要] 教育基建檔案是經過一定的記錄或者保存所形成的一種檔案，包括施工圖紙和文件等信息資料。例如：建筑、結構、水電圖等施工圖紙，還包括前期文件、立項文件、合同文本、招標文件、施工文件和竣工文件等文件資料，真實地反映和記錄了基層學校的建設過程，為基層學校的建設和發展提供了重要的依據，奠定了良好的基礎。我國教育教學的改革和發展，對基建檔案管理的要求也不斷提高。在教育基建檔案管理的過程中，應實現規范化管理，適應了新的基建檔案管理要求，促進了我國教育基建檔案管理的發展。

[關鍵詞] 規范化管理；教育基建；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 052

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0073- 02

教育基建檔案是檔案資料室部門管理中的一項重要工作內容，為基層學校在不同階段的建設項目提供了原始的憑證和依據。例如：基層學校在建設中的決策、修繕、拆并、使用和改造等。同時，教育基建檔案也是基層學校在進行維權時候的依據。但是，目前建設方在進行基建檔案管理的過程中，還存在一定的問題，需要采取有效的措施，加強規范管理，才能發揮重要的管理作用，促進基層學校的發展。

1 教育基建檔案管理的特點

教育基建檔案是基層學校在不同階段進行建設項目的一項原始記錄和憑證，不僅具有一般檔案的特點，還具有自身獨特的一面。例如：教育基建檔案不僅具有原始記錄性、價值性和信息性等一般檔案的特點，還具有整體性、滯后性和實效性等。

1.1 教育基建檔案的整體性

教育基建檔案在建設的過程中，必須保證反映的客觀實體和基層學校在建設項目中的相同。建設方在基本建設項目的管理過程中，只有保證各個部分建設工程資料文件的完整性，才能保證教育基建檔案管理的完整性，形成一個有機聯系的整體，發揮教育基建檔案管理中的重要作用，為基層學校的建設項目提供科學的依據。

1.2 教育基建檔案的實效性

實效性也是教育基建檔案的一種特點，在管理的過程中需要管理人員重視。教育基建檔案具有實效性特點，不僅可以在基層學校的科學研究和技術交流中應用，提供良好的服務，也可以為基層學校在現實的建設和發展過程中，提供科學的依據和憑證，保證基層學校建設項目的合理性。因此，在教育基建檔案的管理過程中，保證教育基建檔案的實效性，具有重要的意義和作用。

1.3 教育基建檔案的滯后性

教育基建檔案還具有滯后性的特點，在教育基建檔案的管理中具有一定的影響。因為一般情況下，基層學校基建項目的建設過程中，在竣工驗收的時候，一些相關的驗收資料可能還沒有全部整理好。所以，教育基建檔案管理人員在實現資料歸檔的過程中，必須等全部的驗收工作完成之后才能實現。這種現象反映出教育基建檔案形成過程中，相對于教育建設工程項目完成時間的一種滯后性。

2 教育基建檔案規范管理中存在的問題

教育基建檔案在建設方和參建方的共同管理過程中，具有很大的利用價值，發揮了重要的作用。但是，長期以來，一些建設方對于基建檔案的管理不夠重視，在收集、整理和歸檔的工作中，受到一些因素的影響，不能保證良好的工作效果，造成一些教育基建檔案資料的不完整，不利于基層學校以后的建設和發展。目前，基建檔案在建設和管理過程中，存在的主要問題包括以下幾方面。

2.1 規范管理中缺乏健全的管理體制

由于建設方在基建檔案管理的工作過程中，沒有建立相應的基建檔案建設和管理制度，相應的管理辦法也比較少，缺乏健全的管理體制，不利于基建檔案管理工作的順利實施，發揮有效的管理作用和效果。例如：某建設方在基建檔案的管理過程中，多家參建方的職責沒有得到明確的劃分，導致基建檔案管理人員在收集檔案信息資料和管理的過程中，產生了比較大的隨意性。而且，因為建設方在基建檔案的建設和管理過程中，缺乏完善的管理體制，工作人員不能按照規章制度進行工作，在工作的過程中，沒有可以參考的依據，管理效果并不明顯。

2.2 規范管理中的檔案管理認識不足

在教育基建檔案的建設和管理過程中，檔案管理人員是十分關鍵的因素，在檔案的管理過程中發揮了重要的作用。但是，一些建設方和參建方的基建檔案管理部門和管理人員的檔案管理意識不足，不重視對基建檔案的管理。因為基建檔案管理人員的檔案管理意識比較差，所以在具體的基建檔案管理工作中，收集檔案信息資料，進行編制的時候，具有很大的隨意性。例如：基建檔案管理人員在管理檔案的過程中，隨意丟放基層學校建設工程的施工設計體制，對相關的信息資料保管不善，導致很多檔案信息資料產生了比較嚴重的污染，或者破舊不堪，不能保證教育基建檔案的完整性。

2.3 規范管理中管理人員素質有待提高

教育基建檔案主要是建設方和參建方共同保存的項目建設中的重要資料和文件，內容涉及到了建筑設計、施工、測繪和法律等不同相關專業的知識。所以，教育基建檔案管理人員在實施對基建檔案的管理的時候，應該具備相關的專業知識，針對不同的基建檔案內容進行分類管理，以便可以及時、迅速地進行查閱。但是，目前很多建設方和參建方的基建檔案管理人員的專業素質都有待提高，不能熟練地掌握基建業務，而且對檔案知識知之甚少。在管理的過程中，建設方缺乏對各參建方管理人員的組織培訓，導致基層學校建設工程項目的相關信息資料在完全實現竣工驗收之后大量流失。

3 加強教育基建檔案管理的對策

針對上述問題，檔案資料部門在實施基建檔案管理的時候，需要采取有效的措施，加強教育基建檔案的規范化管理。教育基建檔案的管理工作，主要包括基建檔案的收集和歸檔、整理、保管、鑒定、利用和統計等。在教育基建檔案的管理工作中，加強規范化管理，基層學校可以從這6個方面分別實施。

3.1 加強規范管理——基建檔案的收集和歸檔

在教育基建檔案的管理過程中，實現對基建檔案信息資料的收集，主要是針對建設方和參建方在基本建設的項目中形成的全部的具有一定的保存價值的文件材料。在收集基建檔案資料的過程中，管理人員應該有目的、有計劃地實現對一些比較零散文件和信息材料的接收和收集。一般情況下，基建檔案信息資料和文件材料的主要來源，包括上級主管部門和協作單位之間往來的一些文件材料、外單位編制的信息資料和現場記錄的信息資料等。例如：建設方和參建方對基建檔案的收集，主要包括上級相關部門比如教育局、發改委、規劃局、環保局、消防、衛生和防雷等相關重要部門的紅頭批示和批復文件；可行性報告、施工許可證，還有造價咨詢合同、設計合同、財務監理合同和招標代理合同等原件，包括招標一系列原件資料及招標通知書等。施工合同、竣工驗收單和環境檢測等材料和建筑施工圖、結構施工圖和水電等設計圖紙，也是搜集的主要信息數據。

3.2 加強規范管理—— 基建檔案的整理和保管

基建檔案的工程項目在收集項目信息資料的時候，工作數量相對比較大。而且，檔案的信息資料也比較零碎。所以，教育基建檔案信息資料的整理工作具有一定的難度。在教育基建檔案的管理過程中，檔案管理工作人員實現對基建檔案的整理，主要是把基建檔案信息資料從零碎、無序到有序的處理過程。基建檔案的整理工作，主要是分類和編目兩個方面。一般情況下，教育基建檔案在進行分類的時候，首先按照的分類標準是工程項目的類別；然后也可以根據不同文件的性質實現對檔案資料的分類。例如，教育基建檔案中文件，具有不同的種類，包括對文件初步設計和可行性研究、竣工的驗收文件、設計文件和工程項目的施工管理文件等。檔案管理工作人員在全程對教育項目建設中的工程竣工驗收和文件收集之后，可以利用卡片的形式實現對整個教育建設工程項目施工情況進行著錄和編目，實現對基建檔案的完整保管。

3.3 加強規范管理——基建檔案的鑒定和統計

教育基建檔案的鑒定工作是檔案管理人員按照一定的鑒定標準和要求，對檔案資料的真實性和價值性進行判定的一個過程。在教育基建檔案的管理過程中，做好基建檔案的鑒定工作，需要檔案管理人員樹立全面的觀點和歷史的觀點，保護具有重要價值的教育基建檔案，可以在一些突發事件的處理過程中，及時地采取有效的措施進行應對。教育基建檔案的統計工作，主要是應用數字的形式，分析基建檔案的數量、基本情況和管理數量的一種方法，有利于教育基建檔案管理工作的順利進行。

4 總 結

在教育基建檔案的管理過程中，還存在一定的問題，需要相關建設方、參建方全面了解教育基建檔案的特點，充分認識到基建檔案管理的重要性，針對基建檔案管理中出現的問題，采取有效的措施，實現對基建檔案的規范化管理，才能提高對教育基建檔案的管理水平，發揮基建檔案管理的重要作用。

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