住房保障檔案管理的問題分析及對策措施

朱志明

[摘 要] 在我國現在的住房保障檔案管理工作中，仍然存在著許多需要解決的問題，住房保障檔案管理工作仍有待進一步完善。本文說明了住房保障檔案管理的基本構成，點明了住房保障檔案管理存在的問題，并分析了產生這些問題的原因，最后給出可參考的解決問題的對策措施。

[關鍵詞] 檔案管理；問題；對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 057

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0079- 02

1 引 言

國家針對住房保障檔案管理方面制定了詳細法規，使住房保障檔案管理有了可參考的規章制度，凸顯了住房保障檔案管理工作的重要性。但是在檔案管理工作的進行當中，住房保障檔案管理還存在一些需要解決的問題。一些城市地區原有的檔案管理方式已不能滿足快速增長的檔案管理發展需求。住房保障檔案管理的意識，明顯落后于住房保障建設的發展。下面討論如何解決這些問題。

2 住房保障檔案管理的基本構成

住房保障檔案是基于保障住房之上，按照國家相關法律法規實施保障過程中形成的保障策略與行為，表現為紙質或電子記錄，包括文字、音像、圖表等，歸屬于相關住房保障機構管理。根據不同要求具有不同分類方法，可以按照載體、住房種類、住房實踐等進行分類。例如，按照住戶性質分為以戶為單位、以部門為單位兩種方式，以戶為單位的檔案包括廉租房、經適房、限價房，申購要經申請、審核、復核、實施四步方可。以保障部門為單位是根據保障機構日常工作流程的記錄材料，包括文書、會計、基建以及聲像檔案等。

3 住房保障檔案管理存在的問題

隨著社會經濟壓力的擴大化，解決國民住房問題被放在保障項目的重要位置，關注城鄉低收入家庭，建設以廉租住房為主，多項適用房共同輔助，切實解決城鄉低收入者家庭無房現狀，保障其有家可歸是國家政策要求，必須不斷完善住房保障體系，針對現存的住房保障檔案管理弊病提出可行辦法。

3.1 重工程建設輕檔案管理

住房保障系統相關政策要求各級政府切實把建設保障系統提上日程，加快保障房建成的速度、保證住房質量和規模，例如從保障房選擇開始，到規劃設計、申購建設等步驟都由市政府直接把關，親自指揮，領導監督機制進一步加強，做到領導與民共建設。針對保障房的質量高要求、高監督，對建材質量進行責任追究；工程質量全程監控；工程驗收異地互驗等方式方法，嚴格執行國家對保障房的關懷政策。但是住房保障檔案管理跟不上國家政策要求，傳統守舊的思想阻礙了檔案建設的及時性、完整性、真實性，檔案出現歸檔范圍不清晰、不規范，檔案信息無效、缺乏監管等問題，檔案建設與保障房建設發展不同步勢必會影響保障房工作的有序進行以及事后管理，要提高保障房管理的意識，提高保障房檔案管理能力。

3.2 重商品房檔案輕住房保障檔案

檔案管理松懈，丟失損壞嚴重，多數住房保障檔案保管地點不統一，安全系數不夠，通常存放在住房保障科、鐵皮柜、辦公室角落甚至部分檔案被隨意放在經濟房發展中心，更有甚者工程竣工后根本沒有移交基建檔案。檔案工作人員素質低、防水、防火、防霉、防丟失等保護意識不足。例如某些地方建成信息庫，卻未能將住房保障檔案整理入庫，數字化檔案管理未能推行，住房保障檔案建設相較于商品檔案管理明顯落后。必須克服住房保障檔案管理的各種缺陷，提高人員意識、加大財力投入、加強技術管理，切實把檔案管理建設成完善有序的管理系統，促進住房保障的推行。

3.3 重住房保障配售工作輕檔案管理工作

保障房是建設給予無房、低收入者家居住宅的人性關懷政策，杜絕造成資源浪費，杜絕投機倒把分子購置保障房炒房熱房，對住房市場造成不良影響，重住房保障管理系統要切實做好檔案管理。多數縣（市）采取五部門監管住房申購策略，即在住房保障申購階段由房管、民政、城區、公安、紀委監察等5個部門進行入戶實查，依照“四審四公示”等法律法規嚴查，確保配售符合規定。申購是購置住房保障的基礎，要做好把關工作，各縣（市）針對各地的實際情況采取符合當地的申購條件審查，確保保障房申購配售工作有序進行，但是相對應的住房檔案資料管理卻未能跟上，往往受到工作部門的輕視，針對配售過程中出現的問題，檔案管理工作者未能及時做好記錄。例如經濟房公開搖號的住房配售現場相關影像、取消不符申購條件的騙售資料、退出保障房相關資料等，資料沒有及時歸檔出現永久丟失現象，為日后工作造成巨大不便，留下隱患。

4 存在問題的根本原因

4.1 對住房保障檔案管理任務的艱巨性認識不足

隨著社會經濟不斷發展，越來越多家庭表示對住房具有極大壓力，保障房為3 100萬戶中低收入家庭解決了住房問題，隨著建設社會主義國家進程的加快，全國建設保障房工程3 600萬套，預計“十二五”完成之際要達到保障性住房覆蓋率20%，由此產生了數量龐大的住房保障資料，檔案管理更是要求制度化、規范化，要求真實可靠性，然而部分基層管理者未能形成檔案管理意識，沒有把檔案管理放在重要位置，不能了解保障房檔案管理的艱巨性。

4.2 對住房保障檔案管理的緊迫性認識不足

為加強管理者對住房檔案管理緊迫性的認識，國家檔案局2011年已把住房保障檔案列入政策，檔案歸入專業性系統管理，國家基本專業檔案目錄保障了住房檔案管理有序進行，更具規范性，滿足相關地方需求，是國家檔案管理中的組成，是各地方檔案監管的重點項目。要切實提高各縣（市）對住房保障檔案管理的重視意識，認識管理工作的艱巨性、緊迫性，提高管理力度。

4.3 對住房保障檔案管理的重要性認識不足

建設住房保障體制就必須完善檔案管理相關體系，加強檔案管理制度是提高住房保障資源合理分配的重要內容，堅持三公原則，提高政府貫徹執行能力，確保實現城鎮低收入者有家可歸，有房可住，促進國家住房保障事業穩步發展，推動國家社會主義制度的建設。各縣（市）住房管理部門要切實提高檔案管理意識，切實貫徹國家保障房政策，切實把檔案有效管理落實到行動中來。

5 解決問題的基本對策

5.1 建立保障性住房信息管理平臺

積極建設保障性住房信息系統管理平臺，要做到幾點要求：①網絡全程監控，實行申請調查、審核登記、批準發放等保障房申購程序，嚴格監管。②各部門協同合作，從街道到公安相關部門全員動員合作，共同辦公。③管理包括低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出全程管理，保障對象從申請到實施保障的信息跟蹤管理。④設置合理化保障標準及合同模板，例如租金、補貼、住房面積等項目。⑤實行數據自定義管理，開通業務提醒，提倡業務流程查詢，時限控制系統。⑥建立資源共享系統，加強與其他相關房產管理溝通聯系。⑦設置顯示“永久與長期”時限功能管理系統。

5.2 設置專人專門機構負責住房保障檔案管理工作

住房保障檔案管理系統缺乏有效的管理機制，重視程度不足，工作人員多為勞務派遣性質，直接影響檔案管理規范化建設，降低了住房保障管理水平的要求，針對無專人、無專門機構負責管理保障房等相關限制提出相應對策，要提高檔案管理水平，①要求各縣（市）相關部門基于“三定方案”之上，交付招聘自主權利，房產部門更夠根據自身需要招聘專業性強、素質 高的檔案管理人才，設置專門機構負責管理。②各省、市住房管理部門聯合檔案局共同制定相關住房保障制度，考核放在與保障房工程建設同等地位，加強監管。③設置培訓機制，實行崗前、崗中、崗后定期、不定期培訓，崗前培訓要求取得省或市檔案管理資格證書，確保管理人員具有合格的專業技術，中高層檔案管理者還應該具備中級以上專業認證技術任職資格證書，切實保證管理團隊的高素質、高標準。

5.3 住房保障檔案管理要體現“有法必依，違法必究”的法治精神

保障房檔案管理要切實貫徹國家法律法規，切實保障住房的高品質要求，住房檔案管理要做到有法必依，違法必究，目前多數地方的保障房檔案管理系統的工作還未真正達到國家要求，必須加強法制文明精神建設，必須做好3個工作要求：①住房保障部門加大宣傳力度、加強監管效用，貫徹國家住房保障檔案管理的相關法規，定期開設法制講座，提高工作人員管理意識，切實做到知法、懂法、守法，保障住房檔案管理工作有序進行。②規范管理機制，完善獎懲機制，真正把法制融入日常住房檔案管理工作中，對優秀的管理者實行褒獎，嚴肅教育懲戒不法工作者，推動檔案管理法制化。③建立責任追究制度，合理分配工作，依照各要求各司其責，定人定項負責管理工作內容，追求工作責任。例如保障房檔案資料發現破損不能還原、霉變、丟失等情況，要實行責任追究，追究當事人以及負責人的雙向責任。

6 結 語

總之，在建設社會主義經濟法制社會的推動下，住房保障檔案管理也要跟上議程，必須不斷完善檔案管理機制，提高管理人員意識，加強法制精神文明建設，建立保障房信息管理平臺，聯合各相關部門機構共同落實保障房檔案管理建設，全面貫徹國家政策與精神，切實把管理落實到行動中來，完善保障房檔案管理工作，促進工作高效有序進行，推動國家住房管理體制建設。

主要參考文獻

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[2]陳林芬.陸良縣房地產檔案管理存在的問題和對策[J].城市建設理論研究，2012，13（24）：46-47.