航道工程圖紙檔案管理研究

李愛榮

[摘 要] 航道科技檔案中的圖紙是由專業(yè)測繪部門及航道人在長期的航道生產(chǎn)實踐中，形成的水文數(shù)據(jù)、水深、建構(gòu)筑物等航道要素的測繪圖，它為航道事業(yè)及社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了保證，作出了巨大貢獻(xiàn)。本文就航道工程圖紙檔案的管理進(jìn)行比較以供大家研究。

[關(guān)鍵詞] 航道工程；圖紙檔案；檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 10. 060

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）10- 0084- 02

泰州市航道管理處管轄200條航道，其中等級航道38條，干線航道13條，等外級航道162條，航道總里程2 567.53千米。每年都要對航道進(jìn)行駁岸、疏浚、養(yǎng)護(hù)，測量的各類圖紙有3 049張。工程圖紙檔案是重要的科技檔案，同時也是我市航道基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要的憑證，其保管期限一般為永久。如何安全穩(wěn)妥地保管這些圖紙，使之更好地為航道事業(yè)的發(fā)展提供便利，是一項十分重要的工作。

1 航道工程圖紙的特點及存放管理方法分析

航道工程圖紙具有自身的特點和規(guī)律，主要有：形成歷史久遠(yuǎn)，數(shù)量較大；測繪外業(yè)量大，難度大；航道本身變化大，要素隱蔽性強；圖紙實用度高。航道工程圖紙內(nèi)容上分地形圖、橫斷面圖、結(jié)構(gòu)圖等。材質(zhì)上分為聚紙薄膜、紙質(zhì)圖、硫酸紙等。航道地形圖一般500米出一張地形圖，100米出一張橫斷面圖，一張地形圖配套5張斷面圖。地形圖一般采用聚紙薄膜，易于長期保存，而且不容易破損。斷面圖一般為紙質(zhì)，一不小心容易破。硫酸紙質(zhì)藍(lán)圖的優(yōu)點是成本低廉，可以折疊放在技術(shù)檔案盒子里，方便保存和施工現(xiàn)場使用。缺點：①不能長時間保存，時間久了會掉色，模糊不清，影響使用。②從環(huán)保的方面來說，藍(lán)圖多為氨水曬圖機曬制，是以類似于感光膠片的曬圖紙利用氨水熏制定影成像。在藍(lán)圖的曬制和使用過程中，藍(lán)圖表面涂層持續(xù)緩釋有害氣體，對人體的皮膚、眼睛、呼吸系統(tǒng)有很強的刺激，可引發(fā)相關(guān)疾病。雖然現(xiàn)在已經(jīng)有了使用無氨顯影液的曬圖機，對空氣沒有污染，但是使用時也得戴手套，防止其對皮膚的損害。可見，藍(lán)圖是一種有一定污染的產(chǎn)品。③占用較多的檔案庫房面積。現(xiàn)今圖紙存放方法上有以下幾種：

（1）折疊保管。圖紙以其紙質(zhì)的特殊性、圖幅大小不一而區(qū)別于 其他的紙質(zhì)檔案。相關(guān)人員在進(jìn)行圖紙檔案歸檔時，將圖紙折疊起 來，保存在相應(yīng)的卷宗內(nèi)，實行盒裝式管理。這種保管方法比較美 觀方便，但弊病較多，如果圖紙檔案是藍(lán)圖，折疊起來的圖紙經(jīng)過 頻繁使用，反復(fù)折疊，在折過的地方引起墨跡脫落，甚至?xí)嗔哑?損，且損毀后修復(fù)比較困難導(dǎo)致無法利用。

（2）攤開平放。即把圖紙展平后按順序存放在多層抽屜的框架 里。這種方法能夠保護(hù)圖紙的平整，取放也較方便，是一種較好的 保管方法，缺點是占用面積較大。

（3）卷起保管。就是將圖紙卷成圓筒狀，用繩子捆好保存在抽屜或柜子里。對于那些幅面大的圖紙，采用這種方法比較適合。但這種方法也有相應(yīng)的弊端，因為每次查閱圖紙都要打開、卷起，不僅工作效率低，也會使圖紙由于經(jīng)常開、卷受到一定的磨損。

目前我處采用的攤開平放。所有航道地形圖的介質(zhì)均為聚酯薄膜，聚酯薄膜圖紙怕折，所以存放時必須平放。航道圖紙的歸檔存放目前采用的是裝袋入屜。首先，按照干線航道的實際情況分為13條航道，每條航道對應(yīng)相應(yīng)的編號。其次，按照時間先后順序來排列。最后，地形圖與配套的橫斷面圖以及相關(guān)的結(jié)構(gòu)圖放在一起。橫斷面圖由于紙質(zhì)薄，每張圖紙的四邊都要用縫紉機縫邊，保證不翹邊，邊角不容易破損。這些工作做完之后，每張圖紙的右下角都貼上標(biāo)簽，登記入冊。一套圖紙中有若干張地形圖、斷面圖，一套圖紙為一卷，每張圖紙再編頁號。標(biāo)簽中注明所屬航道、年度、卷號、頁號，一目了然。這樣做的目的是，圖紙在借閱的過程中，只要一看標(biāo)簽就知道如何存放。每段航道的圖紙展開平放在一只大的牛皮袋中，在牛皮袋的右下角注明所屬航段情況，牛皮袋中間做一中塑料插袋，把圖紙目錄插進(jìn)去。查找時先看右下角標(biāo)簽，再看圖紙目錄，很快就能找到。牛皮袋子平放到專門的抽屜中，存放時按照13條航道的順序來擺放。抽屜的外面插入目錄說明，標(biāo)明航道、航段，這樣會比較方便查找。這種保管圖紙的方法也有不好的地方，圖紙一般都比較大，牛皮袋子翻來翻去容易破損。查找圖紙有時需要對比，攤開來需要很大地方，查找有時相當(dāng)麻煩。這種管理方法也存在著不可否認(rèn)的弊端。

2 數(shù)字化時代航道圖紙檔案管理解析

隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，圖紙數(shù)字化、電子化，工作方式智能化，直接在網(wǎng)上查閱，減少圖紙的損耗，這已經(jīng)成為必然的趨勢。要解決這些問題，有必要提出一個以數(shù)字化管理為手段，紙質(zhì)圖通過掃描轉(zhuǎn)發(fā)或收集、有效管理其他方式形成的電子圖紙，建立數(shù)據(jù)庫，對其進(jìn)行數(shù)字化管理。

圖紙電子化，是指設(shè)計的圖紙文件以項目為單位，存儲到硬盤上或光盤上，需要利用檔案時，再到檔案室的計算機上讀取使用。這種檔案利用方式一方面更為方便、直觀、環(huán)保；另一方面可以減少紙質(zhì)檔案的磨損，最大限制地保護(hù)紙質(zhì)檔案。圖紙電子化可以選擇光盤，光盤的優(yōu)點是輕巧、靈便、便于攜帶，缺點是易損、易劃，壽命較短。硬盤保存一般來說更為科學(xué)合理，因為硬盤相對光盤來說，讀取速度快，使用壽命長。所以，硬盤為圖紙電子化存儲介質(zhì)的首選。因為需要存放的圖紙文件較多，所以選用硬盤時，應(yīng)考慮選用海量硬盤。圖紙的電子化還需要做好以下幾個方面：

（1）建立電子圖紙管理系統(tǒng)。所有工程圖紙從設(shè)計方案到施工 藍(lán)圖的發(fā)放至現(xiàn)場開始，就全方位納入計算機系統(tǒng)管理，A3及以下圖紙可下載到本機上處理打 印。由施工管理部門負(fù)責(zé)，檔案部門提供指導(dǎo)，并協(xié)助做好圖紙更改通知單的管理，并及時將更改通知單和被修改圖在系統(tǒng)中建立標(biāo)識關(guān)系，以備編制竣工圖時進(jìn)行參考。竣工圖階段，由檔案部門會同工程管理等部門進(jìn)行竣工圖會審，只有通過會審合格的圖紙才能提供竣工驗收。

（2）電子圖紙的移交歸檔。可以采用兩種方案：①要求設(shè)計 單位提供電子版竣工圖紙，把設(shè)計變更完整地在圖紙上進(jìn)行反映， 經(jīng)有關(guān)人員審核后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫，以后供查詢使用；②由施工單位 配合，按照我們先前利用系統(tǒng)錄入的圖紙信息，在原來施工圖上編 制竣工圖，同時采取在目錄上簽名蓋章（竣工圖章）再掃描。這一步 工作的實施，確保了圖紙的準(zhǔn)確性和紙質(zhì)圖紙向電子圖紙的順利轉(zhuǎn) 化。尤其值得重視的是檔案中的竣工圖紙，要優(yōu)先對其進(jìn)行數(shù) 字化。將竣工圖紙檔案掃入計算機制成圖形文本，刻錄在光盤上， 建成數(shù)據(jù)庫，為自動化檢索、提高檔案信息利用率和實現(xiàn)檔案資源共享服務(wù)。同時在刻錄光盤前對掃描等形成的數(shù)字化圖形文本文件 進(jìn)行檢查，保證最終的刻錄光盤無病毒、無自生文件等“雜質(zhì)”。

（3）電子圖紙的歸檔管理。圖紙電子檔案的利用必須嚴(yán)格按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》執(zhí)行。檔案人員必須認(rèn)真指導(dǎo)，定期做好圖紙電子檔案的收集和報送工作。電子文件移交辦法：移交過程中，檔案人員要組織各專業(yè)設(shè)計人員、技術(shù)負(fù)責(zé)人、項目負(fù)責(zé)人對電子圖紙內(nèi)容進(jìn)行驗證，并在“電子圖紙檔案移交表”中填寫驗證意見并簽字，檔案人員進(jìn)行查驗、接收并簽字。第二年初進(jìn)行上年度的文件歸檔。檔案管理人員要對電子文件以年度—項目分類法，做好分類管理，對電子文件進(jìn)行核對，防止電子文件的錯亂或人為刪改；定期對電子文件進(jìn)行真實性、完整性、有限性的鑒定。要定期對保存電子文件的硬盤進(jìn)行殺毒，確保文件無病毒感染和損壞。由于電子圖紙文件在存儲和識讀方面對系統(tǒng)的依賴性，脫離了賴以支持的軟、硬件環(huán)境后，有些文件就會變成“死文件”。因此，在歸檔時應(yīng)將運行電子圖形文件應(yīng)用的軟件一并歸類。要對電子文件做一個或多個備份，并分別存放，做好防塵、防劃、防摔、防污染等工作。最終刻錄光盤一式多套，用于檔案部門日常使用及留存?zhèn)洳榈取?/p>

（4）電子圖紙的存放。電子圖紙載體具有特殊性，其存放環(huán)境與防護(hù)應(yīng)在無磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕性氣體的環(huán)境中保存，防病毒系統(tǒng)應(yīng)配置防病毒卡，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置防火墻。圖紙電子化對于計算機繪制的圖紙比較方便。那么，對早期受計算機軟、硬件環(huán)境的限制，使制作形成的圖紙文件沒有足夠的存儲空間來存儲電子圖形文件，應(yīng)優(yōu)先將利用較頻繁的圖紙以及大量的有保存價值檔案利用掃描儀掃入計算機轉(zhuǎn)儲在光盤上保存，通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案。

3 結(jié) 語

電子圖紙檔案具有方便快捷、空間占用極小等優(yōu)點，但是目前的技術(shù)條件，紙質(zhì)文件還是有其自身的優(yōu)勢，其證據(jù)性和憑證性的作用，還是其存在的必要條件。首先，電子圖紙檔案受技術(shù)所限，容易受到病毒侵害，具有不穩(wěn)定的缺點。其次，電子圖紙檔案容易受到刪改而不留痕跡，其證據(jù)性不夠強。所以說，紙質(zhì)檔案還是有長期存在的必要，將會一直發(fā)揮其重要的憑證作用。

主要參考文獻(xiàn)

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