信息技術(shù)在會計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用及其影響

鄭雯

[摘要]隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代會計(jì)工作過程中。會計(jì)與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效結(jié)合，推動了會計(jì)職能的演變，同時也需全面看待信息技術(shù)對會計(jì)的影響，揚(yáng)長避短，提升會計(jì)工作質(zhì)量，協(xié)助實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理目標(biāo)。本文對現(xiàn)代信息技術(shù)在會計(jì)應(yīng)用中的相關(guān)問題作了初步探討。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；會計(jì)；優(yōu)勢；缺陷；趨勢

[中圖分類號]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）10-0069-02

信息技術(shù)在過去的幾十年間取得了很大的發(fā)展，成為企業(yè)管理和控制其資源的重要手段。各種社會組織正以不同的方式和速度來應(yīng)對信息技術(shù)快速發(fā)展所帶來的機(jī)會和挑戰(zhàn)。信息技術(shù)在現(xiàn)代商業(yè)活動特別是會計(jì)方面具有關(guān)鍵作用，而從另一方面來看，會計(jì)領(lǐng)域的需求也是信息技術(shù)發(fā)展的動力之一。

信息技術(shù)在會計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用是從20世紀(jì)50年代開始起步的。70年代以后，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展，硬件價(jià)格不斷降低，特別是個人電腦和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)，給信息技術(shù)在會計(jì)領(lǐng)域的使用開辟了廣闊天地。從我國的情況來看，信息技術(shù)在這方面的應(yīng)用起步較晚，實(shí)際使用情況也跟國際發(fā)展水平存在一定的差異。

1 信息技術(shù)在會計(jì)領(lǐng)域的應(yīng)用階段

1.1 單項(xiàng)數(shù)據(jù)處理階段

20世紀(jì)50年代，系統(tǒng)只能完成某一方面的工作。這一階段，將計(jì)算機(jī)用于會計(jì)工作，主要追求實(shí)現(xiàn)會計(jì)數(shù)據(jù)處理自動化，目的是提高會計(jì)工作的效率和質(zhì)量。

1.2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理階段

從20世紀(jì)60年代中期到70年代初，開始利用計(jì)算機(jī)對某一會計(jì)子系統(tǒng)進(jìn)行核算，為決策者提供經(jīng)濟(jì)分析和決策所必需的系統(tǒng)的會計(jì)信息。這一階段構(gòu)建和運(yùn)行的會計(jì)信息系統(tǒng)，其工作原理還是完全模擬手工會計(jì)。只是會計(jì)工作的許多環(huán)節(jié)由計(jì)算機(jī)來完成，處理流程仍然是由原始憑證到會計(jì)憑證到記賬到報(bào)表，報(bào)告基本的財(cái)會信息。這一階段，會計(jì)的職能與手工會計(jì)階段沒有任何區(qū)別，仍然是記賬、算賬和報(bào)賬。

1.3 系統(tǒng)一體化階段

到20世紀(jì)70年代，物料管理系統(tǒng)（MRP）開始出現(xiàn)。這一系統(tǒng)主要的功能是根據(jù)生產(chǎn)日程來計(jì)劃生產(chǎn)及分配原材料。隨后出現(xiàn)了MRP II，此類系統(tǒng)主要通過實(shí)現(xiàn)物料與生產(chǎn)要求的同步來優(yōu)化生產(chǎn)過程。MRP II包括店鋪和分銷管理、計(jì)劃管理、財(cái)務(wù)、人力資源和工程等模塊。在此基礎(chǔ)上，到了20世紀(jì)80年代末、90年代初，開始出現(xiàn)了ERP（Enterprise Resource Planning）系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)能在企業(yè)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)和整合功能，包括生產(chǎn)、物流、會計(jì)、財(cái)務(wù)、人力資源管理、項(xiàng)目管理、庫存管理、服務(wù)和維護(hù)和運(yùn)輸?shù)裙δ苣K。到90年代后期，出現(xiàn)了更多的附加功能模塊，如高級計(jì)劃與排程技術(shù)（APS），客戶關(guān)系管理（CRM）和供應(yīng)鏈管理（SCM）。

會計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展到這一階段，會計(jì)的許多業(yè)務(wù)處理任務(wù)被分解并融于各個業(yè)務(wù)處理模塊中。比如企業(yè)內(nèi)部會計(jì)數(shù)據(jù)的采集、會計(jì)分錄制作、內(nèi)部控制實(shí)施等許多工作都不在會計(jì)這一端而是在業(yè)務(wù)發(fā)生端來完成，即所謂的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，呈現(xiàn)一種融合、一種協(xié)同。

2 會計(jì)職能在信息技術(shù)下的發(fā)展

《中華人民共和國會計(jì)法》（2000年）對會計(jì)的基本職能表達(dá)為：會計(jì)核算與會計(jì)監(jiān)督。隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展，會計(jì)越來越重要，會計(jì)職能也相應(yīng)擴(kuò)展。而信息技術(shù)在這一過程中也體現(xiàn)出其獨(dú)特的地位。

從早期的單項(xiàng)數(shù)據(jù)處理階段開始，信息技術(shù)就開始從煩瑣的手工簿記中解放會計(jì)人員，使得會計(jì)人員在核算、報(bào)告等基本工作外，能有更多的精力來側(cè)重于控制與服務(wù)。到了ERP環(huán)境下，會計(jì)更面臨著許多與其獨(dú)立環(huán)境下不同的角色和任務(wù)。人們開始將計(jì)算機(jī)部門視為會計(jì)部門的一個延伸機(jī)構(gòu)，計(jì)算機(jī)逐漸被視為公司嚴(yán)密管理資產(chǎn)的一種信息工具。而現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)關(guān)系的復(fù)雜化，促使科技工作者與管理工作者考慮到實(shí)現(xiàn)管理過程中的人機(jī)結(jié)合問題，其中自然而然涉及實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息取得中的人機(jī)結(jié)合問題。在這個計(jì)劃中會計(jì)部門被吸收參與這一工作，從而使人們逐步認(rèn)識到會計(jì)信息系統(tǒng)是管理信息系統(tǒng)中的一個重要方面。會計(jì)從一種被動的反映工具逐漸向一種主動的管理工具演化發(fā)展。

隨之而來的是，企業(yè)對會計(jì)信息的質(zhì)量要求也日益提高，會計(jì)信息使用者要求實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息的及時性、相關(guān)性、預(yù)測性，要求會計(jì)信息的共享化、個性化、數(shù)據(jù)庫化、反映形式的多樣化。

從實(shí)際操作層面來看，對于會計(jì)有一些傳統(tǒng)的批評，比如（1）過分追求會計(jì)系統(tǒng)的完美，導(dǎo)致很難及時獲取和理解信息；（2）數(shù)據(jù)系統(tǒng)復(fù)雜導(dǎo)致難以理解；（3）會計(jì)和其他部門存在觀念差異，會計(jì)關(guān)注于正式的表達(dá)，忽視了更適合其他部門的動態(tài)的反映；（4）其他部門的管理者對會計(jì)不感興趣，將會計(jì)僅僅看作法定的要求。由于這些缺陷，非財(cái)務(wù)部門管理者傾向于構(gòu)建自己的信息文件，以便更好地理解和更快地獲取信息，雖然這些信息可能不是很精確。

針對這些批評，近來有研究表明，在信息技術(shù)支持下，傳統(tǒng)的集中于會計(jì)部門處理的業(yè)務(wù)正在分散到企業(yè)的其他部門。在計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)的協(xié)助下，許多含有財(cái)務(wù)信息的文件可以由使用部門在本地生成。這些含有財(cái)務(wù)會計(jì)信息的文件通常用來支持規(guī)劃、修正行為，用于理解公司目前的狀況，以及用于發(fā)現(xiàn)問題。因此，信息系統(tǒng)對于會計(jì)信息的廣泛接受與應(yīng)用，也有積極意義。

3 會計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)勢與缺陷

為了能更好地運(yùn)用會計(jì)信息系統(tǒng)，我們有必要研究會計(jì)信息系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)。在此，我們以目前最流行的ERP系統(tǒng)為例，來看其優(yōu)勢與缺陷。人們通常誤以為通過實(shí)施ERP系統(tǒng)能在一夜之間提升企業(yè)的能力。但是，這種節(jié)約成本和提高服務(wù)的高度的期望很大程度上要依賴于選擇適合企業(yè)功能的ERP系統(tǒng)，以及如何配置ERP系統(tǒng)來適應(yīng)商業(yè)文化、戰(zhàn)略以及企業(yè)的結(jié)構(gòu)。在大部分情況下，要想獲得ERP系統(tǒng)帶來的好處，企業(yè)需要克服一些問題和缺陷。

只有在完全了解ERP系統(tǒng)的前提下，企業(yè)才有可能揚(yáng)長避短，發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢。

4 會計(jì)信息系統(tǒng)的發(fā)展及對應(yīng)對

從傳統(tǒng)的會計(jì)信息系統(tǒng)來看，一些功能簡單的會計(jì)軟件大多運(yùn)用于中小企業(yè)，這些軟件功能單一，主要是替代一些常規(guī)的手工記賬工作；而大型的ERP軟件主要運(yùn)用于大型企業(yè)集團(tuán)，能提供復(fù)雜的功能，協(xié)助企業(yè)進(jìn)行管理。隨著ERP系統(tǒng)的逐漸成熟，以及大型企業(yè)市場的逐漸飽和。ERP系統(tǒng)的供應(yīng)商正瞄準(zhǔn)未開發(fā)的中小型企業(yè)市場，通過開發(fā)簡單、廉價(jià)、易于安裝的解決方案，以適應(yīng)這些小型企業(yè)。

過去的幾年間，云計(jì)算技術(shù)發(fā)展迅速，改變了商業(yè)和技術(shù)環(huán)境，提供了更加靈活和低成本的信息技術(shù)解決方案，能使企業(yè)外包那些傳統(tǒng)的ERP系統(tǒng)，并獲得非本地的、按需提供的解決方案。這一技術(shù)的發(fā)展也逐漸反映到會計(jì)信息系統(tǒng)中，會計(jì)系統(tǒng)向網(wǎng)絡(luò)化（SAAS）發(fā)展。

這些發(fā)展趨勢使得會計(jì)信息系統(tǒng)的使用范圍大大得到了擴(kuò)展，普通會計(jì)人員也開始使用這些軟件。這就對人員提出了新的要求。

首先，會計(jì)人員需要掌握必要的計(jì)算機(jī)技術(shù)，以減少對信息系統(tǒng)專業(yè)技術(shù)人員的依賴；會計(jì)人員需要了解企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，以及與業(yè)務(wù)流程對應(yīng)的信息處理過程，確定在信息系統(tǒng)中需要設(shè)置哪些內(nèi)部控制程序以及記錄哪些會計(jì)原始數(shù)據(jù)，需要參與企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)，與信息技術(shù)人員共同完成對信息系統(tǒng)的管理。

其次，基于上述原因，會計(jì)人員是企業(yè)中了解全盤業(yè)務(wù)流程的少數(shù)人員，應(yīng)在企業(yè)的戰(zhàn)略決策活動中發(fā)揮主力軍的作用；會計(jì)人員可以對業(yè)務(wù)過程的合理性、合算性進(jìn)行評價(jià)，分析和管理業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行績效評估和成本預(yù)測；并成為聯(lián)系企業(yè)管理層與基層的渠道；通過設(shè)定信息系統(tǒng)的控制環(huán)節(jié)，會計(jì)人員也是企業(yè)各種管理規(guī)章、業(yè)務(wù)處理規(guī)程以及資源、技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的重要制定者。參考文獻(xiàn)：

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