淺談W公司業(yè)務(wù)流程與信息化集成

摘要：以W公司為例，分析W公司業(yè)務(wù)流程及信息化現(xiàn)狀，并對W公司業(yè)務(wù)流程及信息化進(jìn)行診斷，設(shè)置集成目標(biāo)，闡述W公司業(yè)務(wù)流程、企業(yè)信息系統(tǒng)的集成方法。為企業(yè)業(yè)務(wù)流程與信息化集成提供經(jīng)驗(yàn)，提高集成成功率。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)流程 信息化 集成

1 W公司業(yè)務(wù)流程與信息化現(xiàn)狀

1.1 W公司業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀 W公司是一家中小型民營企業(yè)，其組織架構(gòu)為傳統(tǒng)直線職能制，總部為制造基地，分公司是銷售單位，二者之間單獨(dú)進(jìn)行財務(wù)核算，總公司將產(chǎn)品賣給分公司，分公司銷售給分銷商或終端客戶。W公司前幾年進(jìn)行了流程再造，更新了公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，同時制訂了配套的作業(yè)規(guī)范。但隨著各種流程規(guī)范的增加，同時出現(xiàn)問題，流程太復(fù)雜，沒法響應(yīng)客戶需求，文件之間互相矛盾。因此，W公司的業(yè)務(wù)管理流程已經(jīng)不再符合公司提出快速響應(yīng)，降低綜合成本，提升企業(yè)競爭力的需求。

1.2 W公司信息化現(xiàn)狀 W公司于2010年實(shí)施ERP系統(tǒng)，但未制訂信息化戰(zhàn)略，也未考慮到實(shí)際情況，完全以成本為主。系統(tǒng)實(shí)施運(yùn)行后，系統(tǒng)內(nèi)部形成“信息孤島”。分公司是獨(dú)立賬套，共計12個賬套，一個客戶檔案要錄入12次，存貨檔案、銷售訂單與人員信息等也是如此。ERP系統(tǒng)全部實(shí)施后公司增加了多個專職錄單員，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，嚴(yán)重影響了決策層對市場行情的判斷與決策。

遠(yuǎn)程用戶采用VPN遠(yuǎn)程訪問方式，服務(wù)器采用普通ADSL2M網(wǎng)速，因網(wǎng)速和并發(fā)用戶等因素的影響，遠(yuǎn)程用戶登錄公司服務(wù)器時常需要排隊等候。計劃實(shí)施OA系統(tǒng)。

2 W公司現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程與信息化分析與診斷

2.1 W公司現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程分析與診斷 通過企業(yè)運(yùn)營戰(zhàn)略、企業(yè)組織架構(gòu)和企業(yè)業(yè)務(wù)流程三個維度對W公司業(yè)務(wù)流程進(jìn)行現(xiàn)狀分析得出如下結(jié)論：①W公司缺乏企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃；②企業(yè)組織架構(gòu)不適合企業(yè)發(fā)展；③W公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程體系已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，很多業(yè)務(wù)流程不但不創(chuàng)造價值，反而成為企業(yè)發(fā)展的絆腳石。因此，W公司業(yè)務(wù)流程體系進(jìn)行變革是必然。

2.2 W公司信息化管理分析診斷 結(jié)合W公司企業(yè)信息化現(xiàn)狀分析結(jié)果如下：

①企業(yè)信息化缺乏規(guī)劃。公司既無企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃也未對企業(yè)信息化進(jìn)行規(guī)劃，開展信息化項目具有隨意性且不系統(tǒng)，造成各單項系統(tǒng)之間的“孤島”。

②基礎(chǔ)設(shè)施條件差。對于信息化硬件投入少，公司的網(wǎng)絡(luò)采用普通ADSL網(wǎng)，服務(wù)器配置條件達(dá)不到廠商要求，缺乏維護(hù)人員且不關(guān)注信息化安全。

③信息化意識淡薄。一部分管理者對信息化建設(shè)持懷疑態(tài)度，認(rèn)為其固化流程，不能隨意變更流程，無法走特殊通道，具有特權(quán)情節(jié)，在信息化建設(shè)持批評態(tài)度，既要求固化流程，又想將企業(yè)流程隨意化。

3 W公司信息集成目標(biāo)

W公司ERP是單系統(tǒng)多賬套模式，即總公司和分公司都是獨(dú)立賬套，要求總公司與分公司共同使用的數(shù)據(jù)是共享的，避免重復(fù)錄入，例如：存貨檔案、客戶檔案及人員信息等。

3.1 W公司ERP、OA與業(yè)務(wù)流程集成目標(biāo) W公司ERP系統(tǒng)帶有審批流功能，但只能串行審批，無法實(shí)現(xiàn)并行審批。ERP是C/S架構(gòu)，而當(dāng)審批人員出差時，審批流執(zhí)行起來效率慢，影響了公司經(jīng)營節(jié)奏，很多單據(jù)都是在等于跟催，浪費(fèi)了大量人力和時間成本。OA中審批流可以實(shí)現(xiàn)并聯(lián)審批，通過ERP與OA集成可以實(shí)現(xiàn)審批流的并行審批模式。

3.2 單點(diǎn)登錄、統(tǒng)一門戶 ERP與OA屬于兩個不同的應(yīng)用系統(tǒng)，并且架構(gòu)不同，W公司ERP為C/S架構(gòu)，OA是B/S架構(gòu)，兩個系統(tǒng)有獨(dú)立的用戶認(rèn)證模塊和機(jī)制，用戶需要分別登錄每一個系統(tǒng)。并且用戶要處理的業(yè)務(wù)信息分散在各應(yīng)用系統(tǒng)中，需要來回切換系統(tǒng)才能進(jìn)行查閱和辦理，給用戶的使用帶來不便。單點(diǎn)登錄和統(tǒng)一企業(yè)信息門戶是解決上述問題有效辦法。

4 信息化集成規(guī)劃藍(lán)圖

依據(jù)王印紅等人的信息化階段模型可知， W公司信息化集成處于T1（基礎(chǔ)應(yīng)用階段），信息化下一步發(fā)展目標(biāo)是T2（應(yīng)用集成階段）。因此，W公司以改善信息化現(xiàn)狀為起點(diǎn)，以信息集成為前提，以公司戰(zhàn)略目標(biāo)為方向，將企業(yè)運(yùn)營中業(yè)務(wù)流程及信息進(jìn)行有效集成，提高企業(yè)核心競爭力、降低成本的目標(biāo)。結(jié)合公司戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，W公司制訂未來5年信息化T2規(guī)劃藍(lán)圖。

5年規(guī)劃分為5個階段，每個階段以一年為一個周期，本規(guī)劃以實(shí)現(xiàn)W公司信息系統(tǒng)完成T2（應(yīng)用集成階段）整合，本文重點(diǎn)研究為5年規(guī)劃的第一階段，其余階段不在本文闡述。

第一階段：W公司業(yè)務(wù)流程與OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)之間，ERP系統(tǒng)內(nèi)的信息集成，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，統(tǒng)一企業(yè)門戶。

第二階段：PLM系統(tǒng)規(guī)劃、實(shí)施與業(yè)務(wù)流程、現(xiàn)有信息系統(tǒng)之間信息集成。

第三階段：CRM系統(tǒng)規(guī)劃、實(shí)施與業(yè)務(wù)流程、現(xiàn)有信息系統(tǒng)之間信息集成。

第四階段：e-commerce系統(tǒng)的規(guī)劃、實(shí)施與業(yè)務(wù)流程、現(xiàn)有信息系統(tǒng)之間的信息集成。

第五階段：W公司5大應(yīng)用系統(tǒng)之間，信息系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程之間的集成。

5 W公司信息集成規(guī)劃實(shí)現(xiàn)方法

企業(yè)組織架構(gòu)與業(yè)務(wù)流程整合是企業(yè)信息集成規(guī)劃與實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。同時，隨著信息技術(shù)在企業(yè)中應(yīng)用的深入，信息技術(shù)對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及流程的影響越來越顯著、信息技術(shù)與流程重組以及企業(yè)組織結(jié)構(gòu)之間的關(guān)系也日益密切。因此在企業(yè)信息化之前，考慮企業(yè)是否應(yīng)進(jìn)行流程重組和信息技術(shù)的使用有可能引起的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變化已成為企業(yè)信息化過程中一個必不可少的環(huán)節(jié)。

5.1 ERP系統(tǒng)內(nèi)信息集成實(shí)現(xiàn)方法（以客戶檔案協(xié)同為例）

①需求描述。實(shí)現(xiàn)分公司賬套在維護(hù)客戶檔案后同時協(xié)同生成總公司賬套客戶檔案功能。

②需求分析。客戶檔案協(xié)同數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)方向?yàn)榉止举~套到總公司賬套；采用批處理方式協(xié)同或更新到總公司賬套。通過二次開發(fā)來完成此需求。簡易安裝，安裝過程中可自動選擇賬套。

③解決方案。由于客戶檔案存在如客戶分類、地區(qū)分類、行業(yè)分類、主管部門、業(yè)務(wù)員等屬性，系統(tǒng)在校驗(yàn)時，如果檢查不存在的客戶檔案屬性，系統(tǒng)將帶出相應(yīng)選項提供選擇。

5.2 其他集成目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)方法

①需求描述。W公司計劃實(shí)現(xiàn)OA與ERP系統(tǒng)之間的集成，將ERP中物料請購、采購訂單、價格調(diào)整等審批流在OA中執(zhí)行，同時將OA中借款等活動與ERP財務(wù)模塊進(jìn)行協(xié)同。兩個系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄并統(tǒng)一企業(yè)門戶。

②解決方案。用友FE業(yè)務(wù)協(xié)作平臺企業(yè)版是瀏覽器/服務(wù)器（B/S）結(jié)構(gòu)，用戶通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽器對系統(tǒng)進(jìn)行操作，解決移動辦公和遠(yuǎn)程辦公需求。基于Web的管理和維護(hù)界面，界面集成，統(tǒng)一訪問，個性化和權(quán)限管理，并能將原有ERP進(jìn)行集成，二者可實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)同步，消息同步，人力資源信息同步，單點(diǎn)登錄，統(tǒng)一門戶，F(xiàn)E門戶中集成了ERP門戶，把ERP預(yù)警、待辦事項集成顯示，從而實(shí)現(xiàn)應(yīng)用信息中心門戶一體化?？蓪?shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與信息系統(tǒng)集成，串并相結(jié)合的方式，減少審批節(jié)點(diǎn)數(shù)。

5.3 W公司組織架構(gòu) W公司原有組織架構(gòu)屬直線職能制，對W公司組織架構(gòu)重新進(jìn)行分析：

①依據(jù)產(chǎn)品線將研發(fā)部按項目組劃分。W公司今后核心競爭優(yōu)勢確定為快速響應(yīng)，因?yàn)榭头渴菍?shí)現(xiàn)快速響應(yīng)的核心部門之一，所以將客服部劃分到由總工程師直接領(lǐng)導(dǎo)，成立客服中心，管轄公司所有售后服務(wù)部及Call Center。

②合約部的主要職責(zé)是審核銷售訂單中的價格，而計劃部是審核生產(chǎn)周期與產(chǎn)品配置方案并制訂相應(yīng)的請購計劃和生產(chǎn)計劃，將合約部劃到計劃部；物控部負(fù)責(zé)物料控制和倉庫，因此，將合約部、物控部與計劃部最終合并成PMC部。公司產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)生存之本，為體現(xiàn)公司的重視程度，因此將品管部給總經(jīng)理直接管理。

③W公司產(chǎn)品市場分為國內(nèi)與國外兩大部分，現(xiàn)有組織架構(gòu)中國內(nèi)市場劃分零亂，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各職能部門之間各自為政，銷售政策，銷售價格等都不具有統(tǒng)一性，因此，國內(nèi)市場架構(gòu)必須進(jìn)行整合，將國內(nèi)市場按地理區(qū)域劃分，統(tǒng)一歸國內(nèi)市場總監(jiān)負(fù)責(zé)，劃分為華南、華北、東北、華東、華中、西北、西南7大片區(qū)。國外市場部是公司未來開發(fā)的主要市場，由總公司直接主管。

④企劃辦主要職責(zé)為公司網(wǎng)頁管理，公司產(chǎn)品參展安排及產(chǎn)品彩頁方案確定，將企劃部更名為廣告部劃到國內(nèi)市場中心。為體現(xiàn)出信息化在公司戰(zhàn)略發(fā)展中的地位與作用，因此，成立信息部，任命信息主管CIO，直接歸總經(jīng)理管轄。CIO統(tǒng)籌負(fù)責(zé)制訂公司信息戰(zhàn)略，全面負(fù)責(zé)公司的信息管理工作，并對企業(yè)信息化的發(fā)展做出長遠(yuǎn)規(guī)劃。

新組織架構(gòu)縮減了3個中心級機(jī)構(gòu)，2個部門機(jī)構(gòu)，縮編1個中心級經(jīng)理，2個中心級總監(jiān)，減少部門實(shí)際也是減少流程環(huán)節(jié)。采用直線職能式和矩陣式相結(jié)合的結(jié)構(gòu)，進(jìn)行結(jié)構(gòu)優(yōu)勢互補(bǔ)。

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作者簡介：

曲飛宇（1976-），男，黑龍江密山人，質(zhì)量工程師中級，研究方向：MBA、企業(yè)管理。