論高校教務(wù)處辦公室工作的現(xiàn)狀與改進(jìn)措施

摘要：隨著我國高校建設(shè)和發(fā)展的不斷前行，教務(wù)處辦公室規(guī)模也隨之?dāng)U大，對本來就瑣碎、繁雜的辦公室工作提出了更高、更為復(fù)雜的要求，對辦公室工作人員將是一個前所未有的挑戰(zhàn)。本文通過對教務(wù)處辦公室工作現(xiàn)狀的觀察，分析產(chǎn)生此現(xiàn)狀的原因，并提出解決的方案和改進(jìn)的措施。從而，起到拋磚引玉的作用，引發(fā)更多高校辦公室工作者思考。

關(guān)鍵詞：高校 教務(wù)處 辦公室工作 現(xiàn)狀 改進(jìn)措施

0 引言

高校教務(wù)處辦公室工作通常事務(wù)繁多、特性復(fù)雜，無章法可循，無規(guī)律可依。隨著我國高等教育改革的不斷深化，高校管理體制也發(fā)生了巨大的變化。在這種新的形勢下，高校教務(wù)處辦公室工作變得更加瑣碎、繁忙，卻不出成績，處于此位置的人員也漸漸形成“不求有功但求無過”的心理，表現(xiàn)為在工作中懶于思考，不求創(chuàng)新。本文將通過對高校教務(wù)處辦公室現(xiàn)狀的分析，嘗試探討如何做好新形勢下高校教務(wù)處辦公室工作。使得辦公室各項(xiàng)工作走向科學(xué)化、制度化、程序化的軌道，為未來高等學(xué)校的改革和發(fā)展做好積極準(zhǔn)備。

1 高校教務(wù)處辦公室現(xiàn)狀與定位

本世紀(jì)初，全國各大高校掀起了擴(kuò)大招生的巨浪，一時間莘莘學(xué)子涌入校園。然而，大規(guī)模的招收學(xué)生，致使學(xué)校的建制規(guī)模也隨之?dāng)U大，教務(wù)處也變身為學(xué)校大教務(wù)，不但肩負(fù)著開展學(xué)校各項(xiàng)教學(xué)運(yùn)行管理工作的重任，還需兼顧學(xué)校內(nèi)外往來公文、來電、來函以及一些無法估計(jì)的事件，不僅有黨務(wù)、政務(wù)也有事務(wù)；有大事也有小事，有務(wù)虛也有務(wù)實(shí)；有常規(guī)也有緊急。總的來說，它是學(xué)校與二級學(xué)院聯(lián)系的一個樞紐機(jī)構(gòu)。教務(wù)處的這一華麗變身，使得教務(wù)處工作更偏重于綜合型管理職能。教務(wù)處辦公室在負(fù)責(zé)日常一般性辦公室事務(wù)性工作的同時，又增添了組織和管理的職能，這個轉(zhuǎn)變使得辦公室工作越來越繁重，涉及的范圍越來越廣，工作人員對于這一轉(zhuǎn)變始料未及，一下子無法適應(yīng)新的角色，從而就產(chǎn)生了高校特有的大教務(wù)辦公室“特色”。

2 教務(wù)處辦公室工作現(xiàn)象分析

2.1 思想上固守陳規(guī)，還沒有從之前的角色走出來。教務(wù)處本就是高校中一個繁忙的部門，教務(wù)處辦公室工作主要承擔(dān)著教務(wù)處日常辦公用品的供給、教學(xué)例會等各類與教學(xué)相關(guān)會議的組織與記錄、一般性文件的起草、賬務(wù)的報(bào)銷與記錄、以及各高校教務(wù)系統(tǒng)間交流訪問的接待任務(wù)，同時，它還是聯(lián)系教務(wù)處各科室與二級學(xué)院的橋梁，起到協(xié)調(diào)和溝通的作用。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，教務(wù)處辦公室工作量也隨之增多，在實(shí)際工作中，不分分內(nèi)分外、職責(zé)范圍之內(nèi)之外，什么事情都要辦公室去管，什么事情都要辦公室去服務(wù)。然而在人員的配備上卻相對偏少，致使工作質(zhì)量無法保證。同時，轉(zhuǎn)型前就在教務(wù)處辦公室工作的老職員，依舊習(xí)慣于之前埋頭苦干的工作狀態(tài)，喜歡按照老的觀念去思考，陳舊的規(guī)律去辦事，殊不知此時的辦公室工作已經(jīng)漸漸的向管理型轉(zhuǎn)變，而不是簡單的跑跑腿。這一系列問題都嚴(yán)重影響著辦公室工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)新性。

2.2 工作繁雜，缺少有效地運(yùn)行機(jī)制，陷入其中不能自拔。高校教務(wù)的轉(zhuǎn)型，使得教務(wù)處不但要以開展教學(xué)管理為中心，還要兼顧學(xué)校其他類型的與之相對應(yīng)的活動，教務(wù)處辦公室的工作量也就自然而然的增加。本就繁瑣、雜亂的日常事務(wù)性工作，再注入各項(xiàng)新鮮的工作，讓被瑣事纏身的辦公室人員一時間反應(yīng)不及，疲于應(yīng)付。最終，只得采取遇到什么事情，就做什么事情，終日都在忙于應(yīng)付各種發(fā)生的事情，沒有一點(diǎn)計(jì)劃性可言。同時，辦公室工作性質(zhì)發(fā)生了變化，在一定程度上還沒有形成與之配套的責(zé)任范圍、管理制度，致使辦公室工作效率低、質(zhì)量不高。

2.3 不求有功但求無過的心理作祟。首先，辦公室工作的性質(zhì)本來就是做得多而不容易出成績的。其次，辦公室作為學(xué)校的一個“窗口”，工作人員的一言一行都會影響教務(wù)處，乃至整個學(xué)校的形象。然而，作為大教務(wù)的辦公室人員，平日里工作繁多，一不留神就有可能出現(xiàn)錯誤，久而久之，不求有功但求無過的思想就潛移默化的進(jìn)入每一位工作人員的內(nèi)心，使得他們在工作上變得保守，不愿意探索和創(chuàng)新。

2.4 管理人員的素質(zhì)亟待提高。我國高校的管理人員，是對口專業(yè)的并不多，其中大多是從教學(xué)崗位轉(zhuǎn)崗人員，或者是海歸學(xué)歷的人才，雖然碩士學(xué)歷的人員占有一定的比例，但從實(shí)際情況看，工作人員普遍缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平和管理能力還需提高。

3 高效的教務(wù)處辦公室工作措施

3.1 除陳規(guī)去陋習(xí)，角色轉(zhuǎn)變尤重要。由于教務(wù)處職能的轉(zhuǎn)變，作為辦公室工作人員，要盡快進(jìn)入角色，頭腦里要有全局觀，要用科學(xué)發(fā)展觀去看問題，不能固守從前的思維和習(xí)慣，憑經(jīng)驗(yàn)去做事。職能的轉(zhuǎn)變，意味著隨時都有可能出現(xiàn)新情況，辦公室人員也要有應(yīng)對的新舉措，這就要求辦公室人員要站在管理者的高度，具有涉獵各方面知識的能力，形成管理的思維模式。

3.2 有計(jì)劃、有規(guī)劃，繁雜中找規(guī)律。不論辦公室工作再怎么變化，一般事務(wù)性工作也不會變了性質(zhì)，對于這方面的工作，你可以找規(guī)律、定計(jì)劃。比如，每個月都會在某一時段發(fā)生某些事情（如教學(xué)例會），對于這些事情，你就可以提前規(guī)劃，定好計(jì)劃，按步驟執(zhí)行，做到有規(guī)律可依。同時，你也可以使用工作日志表，將一周或一個月中每天的工作內(nèi)容都在表上列出，并根據(jù)輕重緩急的原則進(jìn)行排序，逐個完成。這樣，你就不會陷入繁忙之中，顧此失彼，錯誤頻出。

3.3 大膽創(chuàng)新，勇于嘗試，新思維中出火花。俗話說：“做得多就會錯的多，不做自然談不上做錯。”作為新時代的教務(wù)辦公室人員，要摒棄不求有功但求無過的觀念，將一些新的管理觀念、思維方式帶入工作中，對一些已經(jīng)跟不上時代步伐的事務(wù)性工作程序進(jìn)行調(diào)整，以高效率為前提，在嘗試中不斷摸索新方法，擦出智慧的火花。

3.4 操作自動化辦公系統(tǒng)的能力不可少。在信息大爆炸的時代，作為高校教務(wù)處辦公室人員，熟練的計(jì)算機(jī)操作能力是不可少的。新型的高校，對于辦公成本的控制也是十分重視的。所謂開源節(jié)流降成本，高科技時代自然要利用好這個“新型武器”，通過計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合，運(yùn)用高校各類辦公軟件，如教務(wù)管理系統(tǒng)、OA高校版信息系統(tǒng)、學(xué)生信息注冊系統(tǒng)等，完成學(xué)校課程的編排、學(xué)生成績的登錄、學(xué)生信息的記錄，以及教學(xué)活動的通知和報(bào)道，從而完成信息的傳遞。達(dá)到省時省事省力，降低辦公成本，提高辦事效率的目的。

3.5 理順辦公室職責(zé)，完善辦公室制度，創(chuàng)造一個和諧、良好的工作氛圍。教務(wù)處辦公室工作內(nèi)容的增加，使得辦公室職責(zé)內(nèi)容發(fā)生變化，需在過去的規(guī)章制度基礎(chǔ)上，根據(jù)學(xué)校現(xiàn)有的狀況和發(fā)展規(guī)劃，進(jìn)行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，制定出一套內(nèi)容完善、實(shí)用性強(qiáng)、科學(xué)合理的規(guī)章制度。通過這個制度，將各項(xiàng)工作引向規(guī)范化、科學(xué)化、程序化，使得工作人員有章可循，有律可依。通過制度的完善，職責(zé)的明確，可以使辦公室人員認(rèn)清現(xiàn)狀，擁有科學(xué)發(fā)展觀的思維，在工作中互相尊重、互相幫助、和諧相處、公平競爭，營造出一個和諧、良好的工作環(huán)境。比如，對教務(wù)處辦公室的一些日常事務(wù)性工作，可以相應(yīng)制定一些流程張貼在墻上，讓前來辦事人員一目了然。對一些需要文字記錄的事情，可以通過制定相應(yīng)的《教務(wù)處收文登記表》、《教務(wù)處發(fā)文登記表》、《教務(wù)處日常辦公用品采購登記表》、《教務(wù)處日常辦公用品領(lǐng)取表》、《教務(wù)處用印登記表》、《教務(wù)處賬目報(bào)銷明細(xì)登記表》、《教務(wù)處會議記錄薄》等做以記錄，通過上述方式逐步規(guī)范教務(wù)處辦公室各項(xiàng)事務(wù)，從而提高工作效率。

同時，還可以根據(jù)每個崗位的特征，改進(jìn)績效考核方法，讓每個人在工作中發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，激發(fā)他們自主學(xué)習(xí)、鉆研業(yè)務(wù)的熱情，增強(qiáng)辦公室人員的工作積極性。

4 結(jié)束語

總而言之，隨著時代的發(fā)展、社會的進(jìn)步，辦公室人員原有的工作思維模式需要與時俱進(jìn)。作為教務(wù)處辦公室工作人員，必須清楚地意識到工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變，以及自身的不足，根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用新觀念、新思維去創(chuàng)新和改革，將日常繁雜的事務(wù)工作與辦公室管理工作有機(jī)的結(jié)合起來，“進(jìn)一步促進(jìn)教務(wù)處辦公室工作的有效開展，使其能夠逐步由單一型轉(zhuǎn)向復(fù)合型。”

參考文獻(xiàn)：

[1]趙蕾.論高校教務(wù)處辦公室工作的有效開展[J].新西部，2012（14）：121，123.

[2]陸一.如何做好新形勢下高校院系辦公室工作[J].決策與信息，1994-2013：48，49.

[3]張伏力.論高校二級學(xué)院辦公室的現(xiàn)狀及建設(shè)路徑[J].繼續(xù)教育研究，2013（06）：78，79.

[4]王紅艷.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策[J].價值工程，2013（34）：128，129.

[5]楊洪英.二級學(xué)院辦公室管理工作探索[J].科學(xué)導(dǎo)報(bào)，2013（16）：422.

作者簡介：黨子君（1985-），女，陜西西安人，碩士，助教，研究方向：對外漢語教學(xué)。