淺析如何做好聲像檔案的管理工作

摘要：聲像檔案能生動、形象真實地再現本單位在各個時期、各個方面的活動場景和發展面貌。印顯著企事業發展的足跡，留存著本單位變遷的記憶。只有加強聲像檔案管理工作，充分發揮其歷史和文化作用，才能將其最大程度地轉化為經濟效益和社會效益，更好地為科研生產服務。

關鍵詞：聲像檔案企事業記憶文化產品

0 引言

企事業單位的聲像檔案是本單位檔案的重要組成部分，與其它載體形式的檔案相比，更能生動、形象真實地再現本單位在各個時期、各個方面的活動場景，發展面貌。印顯著本單位發展的足跡，留存著本單位變遷的記憶。

1 企事業聲像檔案的內涵和特點

所謂企事業聲像檔案，就是指那些采用感光材料或磁性材料記錄的方式，將各種反映政治、經濟、文化、科技等活動內容記錄下來的歷史記錄。企事業聲像檔案具有很高的歷史價值和文化價值，它主要由本單位在各項公務活動中產生的具有參考價值和憑證依據作用的資料組成，如光盤、錄像帶、錄音帶、圖片等，是全宗檔案的重要組成部分。

1.1 聲像檔案的特點 聲像檔案不同于其他形式的檔案的地方是聲像檔案具有真實性、直觀可視性、快速時效性等特點。①真實性。聲像檔案不僅能將人物和事件形象真實地再現出來，而且能將當時的場景、環境、氣氛也同時再現出來，所傳遞的信息給人以翔實、逼真、親切、身臨其境的感受。②直觀可視性。聲像檔案音形并茂，給人直觀的感覺，可以加深對事物更準確、更形象、更深刻的認識。③快速時效性。隨著我國信息化水平的不斷提高，網絡基礎工程設施的不斷完善，我國的信息傳播以及存儲方式也發生了飛躍式的轉變。企事業聲像檔案館也加快了深層次的數字化加工，可以借助單位局域網、廣域網和新聞傳媒等平臺，多渠道、多方式地進行宣傳和快速傳播，及時報道企事業對外交往中的重大活動和反映企事業科研生產取得的重大成果，會收到立竿見影的效果。

1.2 聲像檔案的作用 企事業聲像檔案與文字一樣，聲音和圖像也是一種交換信息的方式，有時比文字更直觀、運載的信息更多，加上聲像檔案的記實性，使企事業聲像檔案與文字檔案具有許多共性，但有其特殊性。共性主要表現在它們都是在實踐活動中形成，并具有檔案作用和歷史保存價值。其特殊性，除載體材料不同和形聲化特點外，它還具有宣傳教育、參考作用。①歷史參考作用。企事業聲像檔案記錄了單位各項活動，包括科研試驗記錄，它真實地再現和反映了單位科研生產工作的各個方面，比文字檔案更為直觀、真實、生動，具有原始參考價值。②科學研究作用。企事業聲像檔案能運用各種技術手段和藝術手段表現聲音和形象，用直接逼真的聲像把信息傳給利用者，打破了時空限制，將當時的具體情境真實地呈現給利用者。科研人員通過認真比對、分析、研究便可解決相關問題，并從中發現有價值的科研資料。③廣泛交流作用。隨著載體的不斷發展，信息的容納量越來越大，聲像檔案的信息容納量成千上萬地超越傳統文字檔案。與傳統檔案資料相比，聲像檔案具有很強的直觀性和真實性，它可以將檔案資料形象生動地展現給人們，滿足了人們多方面的檔案使用需要。同時，隨著其商品化程度的逐步提高，聲像檔案的廣泛交流作用也日益凸顯。④宣傳教育作用。企事業聲像檔案內容極其豐富，形式多種多樣，很多典型模范事例、成功經驗，都可以通過局域網、互聯網得到快速傳播。

1.3 歸檔范圍 ①黨和國家領導人的聲像資料以及上級視察工作時留下的聲像資料。②重要會議和重要活動形成的聲像材料。③在各項生產經營、科研工作、科技管理等主要業務活動中保存下來的聲像資料。④一些重大外事活動中形成的聲像資料。⑤本單位重大工程開工前的原貌、以及開工、建設、落成等全過程中產生和形成的聲像資料。⑥一些院士、著名科學家、政界名人等在重大活動中形成的聲像材料。

1.4 歸檔要求 ①聲像檔案是本研究所檔案的一個重要組成部分，必須收集齊全，規范整理，由檔案部門實行集中統一管理。②凡應歸檔的聲像材料，由兼職檔案員進行收集、整理、歸檔，檔案部門負責指導、檢查、保管和利用等工作。③照片與底片應同時歸檔，歸檔時要注意照片和底片影像內容的一致性。④歸檔時，歸檔的照片應該是原始版，不能作任何技術修改。⑤在對數碼照片進行歸檔時，應采用只讀光盤存儲的形式，歸檔兩套，用于查閱與保存。

2 聲像檔案的整理

聲像檔案一般按問題（內容、事由）進行分類。分類時必須遵循聲像載體材料的自然形成規律，保持聲像載體之間、聲像載體與紙載體之間的有機聯系，注意其成套性的特點，便于保管和利用。

2.1 照片檔案的分類 照片檔案采用問題分類法，劃分為黨群類、綜合類、科研類、人物類、教育類和基建類。①黨群類（DQ）——黨委、團委、工會、民主黨派工作中形成的照片。②綜合類（ZH）——領導視察、歷史沿革、重要會議、重要活動等形成的照片。③科研類（KY）——科研成果、科研活動、國際交流等形成的照片。④人物類（RW）——院士、知名人士、著名科學家等在重大活動中形成的照片（包括標準相）。⑤教育類（JY）——研究生教育、職工教育工作形成的照片。⑥基建類（JJ）——園區園貌、重大工程的開工、建設、落成形成的照片。

2.2 膠片照片的整理 按照類別進行組卷，冊內照片的排列按照專題、事件結合時間先后順序、重要程度等因素進行排列。照片檔案以卷為單位填寫照片檔案冊封、冊內備考表，編制照片檔案目錄。①照片冊號：在分類方案的最低一級類目下按照片冊排列順序進行編號。②照片號：由照片冊號和冊內照片張號組成。整理照片時應在每張照片的背面標注其照片號。③照片以自然張為單位編寫文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等。一組照片編寫較詳細的總說明，每一張再加以簡要的說明。

2.3 數碼照片的整理 ①在對最低一級的檔案類目進行歸檔時，要按照事件類型（即年度-分類-時間）進行分類建檔，將聯系最為密切的一組數碼照片存放在一起。②同一時間的數碼照片應按照形成順序進行排列，并采用編碼的方式排列，由分類號-事件順序號-照片順序號組成。③按照歸檔時間刻制光盤，保存內容主要由數碼照片文件夾、檔案目錄、說明文件組成。

2.4 其他載體聲像檔案的整理 ①光盤、錄像帶、錄音帶、電影膠片等檔案原則一卷（盒）為一個保管單位。②擬寫歸檔文字說明：一些主要的磁性載體資料，如錄像帶、錄音帶等應附上詳細說明，在說明中要注明資料錄制人員、錄制內容、時間、密級等內容；而光盤類聲像檔案資料應注明檔案資料的制作者、內容、格式、時間、密級等具體內容；電影膠片則需注明拍攝者、拍攝內容、時間、片長、密級等。③聲像檔案按載體類別-年度-保管實體順序編號，即盒（盤）號。

3 聲像檔案的綜合利用

隨著企事業單位檔案管理水平的不斷提升，企事業單位聲像檔案的管理與利用方式也逐漸向多元化方向發展。

①查閱。聲像檔案的查閱作用主要體現在，管理員將聲像檔案分門別類整理好并存放在閱覽室，以供一些有查閱需要的利用者使用。這種情況主要適用于查閱頻次較高的聲像資料。因此，檔案管理人員在管理聲像檔案時，必須將資料妥善保管，并做好整理排序工作，以便及時調出檔案，供使用者查閱使用。②外借。檔案管理必須制定出一套完整的檔案外借制度，規范檔案外借程序，要明確規定檔案外借者的范圍、外借對象、數量、期限等，以保證檔案資料的安全性和完整性。③復制。一般情況下，聲像檔案資料的原件一律不予外借，檔案管理人員只為資料使用者提供復制件。聲像檔案一般采用掃描、刻錄等方式，專業性較強。④編制資料匯編，舉辦專題展覽。隨著檔案利用者需求的不斷增加，檔案管理者要根據具體情況定期舉辦一些大型專題活動，如科研活動、文化活動、經濟類活動等。為保證活動質量，管理人員必須事前做好檔案匯編工作，為利用者提供全方位的服務，使聲像檔案物盡其用。

4 結束語

總之，聲像檔案是對一個單位從建立到發展以及科學研究的詳細歷史記錄，只有充分發揮聲像檔案的依據和參考作用，并將其轉化為社會效益和經濟效益，才能更好地為科研生產服務。

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作者簡介：劉兵（1967-），女，遼寧阜新人，大學本科，副研究館員，主要從事檔案編研工作。