淺談高校學生檔案管理存在的問題與改善措施

摘要：學生檔案是一個教育單位必不可少的組成部分，它對于學校的管理來說至關重要。 在這個科學技術的不斷提高，計算機科學日漸成熟，且講究高效率的社會，人工管理文件檔案的方式就顯得效率低、保密性差。本文從檔案管理的內容、作用等方面進行了分析，針對學生檔案管理工作中遇到的問題，提出了改善的意見、措施。

關鍵詞：檔案管理學生檔案問題措施

學生檔案是學生在校期間學習、生活和各種社會實踐活動的真實歷史記錄，它作為高校檔案的一個重要組成部分，會對學生今后的學習、工作和生活產生深遠的影響。所以，高校對學生檔案的管理工作直接影響到學生的切身利益，做好此工作具有非常重要的意義，也是高校總體工作中的一項重要任務。

1 學生檔案管理工作存在的問題

1.1 管理體制不規范，管理人員隊伍薄弱

目前我國還未頒布相應的檔案管理法律法規，導致檔案管理單位不統一。有的高校學生檔案管理由就業指導中心負責，有的由學生處負責、有的由系部負責、有的由檔案部門負責。如某學院學生檔案管理由學生處管理學生事務的老師兼管，整個學院學生人數超過1萬人才配備一名兼管老師。隨著學院擴招，新生數量的不斷加大，學生檔案的管理工作也變的越來越復雜，原有的高校學生檔案管理人員已經不能滿足現有學生的需要，出現人手嚴重不足的現象。加之兼管老師幾乎未接受過任何檔案管理方面的專業培訓，缺乏檔案管理及檔案信息化建設的基本理論、基本知識和基本技能，只能自己摸索，現學現用，管理人員隊伍相當薄弱。

1.2 管理技術落后，檔案存放散亂

現階段學生檔案主要以紙質檔案為主，并且檔案管理還是以傳統的手工操作為主，在這種管理技術嚴重落后的情況下，學生要想查看自身檔案，必須進行手動查找存放在檔案柜里的紙質檔案，不能進行信息網絡搜索。而且沒有專門的學生檔案室，檔案只能分散存放在各辦公室文柜里，存放較為散亂，不便于檔案的管理。管理方式實屬粗放式管理，沒能把學生檔案管理網絡化、科學化、現代化。隨著學校規模的不斷擴大，學生檔案數量也不斷增加，原始的管理技術已經遠遠不能滿足現代化高校的發展需要。盡管很多的高校都配備了計算機，但是并未真正實現學生檔案的信息化，僅僅是現代化的管理工具發生了變化，檔案的管理方式并沒有發生本質的變化。在這種形勢下，學生檔案管理工作的科學化、規范化和現代化進程還需要很長的一段距離。

1.3 學生檔案內容單一

學校學生檔案內容只有固定的幾種：學生登記表、學生成績單、畢業生登記表、報到證存根、學生綜合測評、畢業生資格審查表、中學檔案。內容千篇一律，固定化、模式化，既不能反映學生的全貌，也不能突出學生的個性，僅僅是反映了學生的部分情況和表現。從用人單位的需求出發，隨著社會的發展和進步，用人單位在招聘時已經不僅僅注重學生的成績，還注重學生的各項基本素質，比如組織能力、團隊協作能力等。所以，從這個角度來看，現有的學生檔案是不能滿足用人單位的需求的。另外，學生檔案材料不全面，也不利于教師選拔學生干部和對學生進行管理，會直接影響學生各方面能力的培養。從學生入學到畢業，檔案材料幾乎沒有被開發利用過，在學生畢業時才從各個教學管理部門匆匆收集材料、匆匆裝入檔案。只有在畢業生擇業時才被用人單位調閱，檔案資源被閑置，沒能發揮更多的作用。檔案材料的不足，也使學生檔案無法反映學生素質的動態發展過程。

1.4 畢業生檔案轉遞機制不完善，轉遞方式多變，轉遞效率低

廣東省大部分高校2009年以前畢業生檔案是通過機要局轉遞到畢業生各生源地人事局、就業單位，2009、2010年通過廣東省就業指導中心委托第三方轉遞，2011年機要局不受理畢業生檔案轉遞，省就業指導中心只接收暫緩就業學生檔案，高校只能自行聯系郵局轉遞，由于全省各高校畢業生檔案整理郵寄格式多樣、各地人事局接收標準不統一，導致部分地區畢業生檔案被退回，只能重新按特定地區選定格式重新郵寄，導致轉遞工作十分緩慢。這樣多變的轉遞方式嚴重影響檔案轉遞工作，每年都要重新聯系不同的單位進行溝通，協商轉遞方案、轉遞費用等。不利于檔案轉遞后的查詢，容易造成檔案丟失。

1.5 學生檔案意識薄弱，大量檔案滯留學院

高校的檔案知識的宣傳不夠，學生檔案意識淡薄，保密意識差。許多學生對檔案的內容、作用、轉遞方式等一無所知，對自己的檔案漠不關心，認為有沒有檔案都無所謂，豈知到了需要用檔案的時候，才匆忙來到學院詢問、查找。每年都有中途退學、考試科目未通過、受紀律處分、參軍等不能正常畢業學生。其檔案無法寄出，學生又不過來學院取回，導致每年都有檔案積壓滯留，浪費學院檔案儲存空間。

2 改善措施

2.1 國家或省出臺相關檔案管理規范文件，明確檔案管理制度，提高管理方法

高校應該根據實際情況，按國家相關文件要求制定適合自身管理法規和細則。如學校可以學生處為統籌，把檔案管理下放到各二級學院（系）學工辦。這樣做既順應學校的發展，大大增加檔案管理人員，充實檔案管理人員隊伍，又可加大學生紙質檔案的存儲空間，做到系部之間獨立按年級、專業班級存放檔案，不至于全校學生檔案混雜存放在某個部門的不同辦公室，造成混亂。定期邀請專家對檔案管理人員進行專題培訓，豐富檔案管理知識，提升檔案管理業務水平。

2.2 引進各種硬件、軟件管理設備，逐步實現學生檔案的信息化管理

學校應該重視學生檔案管理，加大資金投入，如購買或開發檔案管理系統、掃描儀等，實行檔案過機入庫，檔案檢索數字化、網絡化等。逐步實現學生檔案的信息化管理，運用現代化的手段管理學生檔案，將每個學生可以規范化的檔案材料錄入到學生檔案信息庫中，在建好基本信息的基礎上，隨時錄入學生的最新信息，并及時對錄入的信息進行維護和更新，確保信息數據完整、真實、準確。在日常工作中我們可運用信息庫存，對學生的個人信息進行查詢、統計、服務。當用人單位來考查學生時，就可以及時為其提供或打印一份準確的畢業生個人信息資料。這樣不僅有利于檔案的規范化和科學管理，還有利于檔案信息的開發和利用。學生檔案的信息化管理也正是未來學生檔案管理工作的發展趨勢。

2.3 豐富檔案內容，及時歸檔

大學對一個人的發展來說，是至關重要的，前面提到的檔案下放到系部管理，有利于檔案材料的及時歸檔，學生材料一形成，即可裝入檔案，避免了學生畢業時才匆匆歸檔。大學生在校期間的內容應盡可能的詳細可靠除了傳統的材料外，應增加能夠反映學生特色和時代特色的材料，諸如學生的大學生英語四、六級證書，計算機等級考試證書，大學生心理測試成績，發明創造證書，能力、技能競賽證書，社會實踐活動材料、科技創新項目的合同、結題報告、學生創業實踐材料、誠信檔案材料、處分材料等。處分材料如實入檔可大大提高對學生的威懾力，對降低學生違規行為有著極其重要的作用。更多更詳細的材料更能突出學生的特點，大大提高畢業生就業競爭力。

2.4 明確轉遞機制，提高轉遞效率

國家或省應該出臺相關文件，明確轉遞機制。統一、穩定的轉遞機制有利于提高檔案轉遞效率，利用現代化管理手段，把好檔案材料的保密、轉遞關有利于降低檔案丟失率。通過省就業指導中心進行的畢業生檔案轉遞方式是一個不錯的選擇。只要學院把整理好的畢業生檔案送到省就業指導中心，他就會當場掃描入庫準備轉遞到各地人事局或就業單位，現場把紙質回執給學校，學生可通過大學生就業在線網網上查詢到檔案去向，可謂省時省力。

2.5 加大檔案知識宣傳力度，增強學生檔案意識

學校要加大對學生檔案知識的宣傳力度，通過校報、廣播、校園網站、展覽、就業指導課等宣傳檔案的重要性。要讓學生知道學生檔案是干部人事檔案的重要組成部分，缺少檔案材料會對自己今后的發展不利，自覺增強檔案意識，配合做好學生檔案的管理工作。

參考文獻：

[1]李東振.高等學校學生檔案管理中的常見問題和決策[J].科教縱橫，2011(6)：197.

[2]單小芳，葉志敏.高校學生檔案管理存在的問題及解決對策 [J].黑龍江檔案，2011(3)：138.

[3]梁增智.高校學生檔案管理存在問題與應對措施[J].陜西檔案，2011(4).

[4]練紅珍.高校學生檔案管理工作的問題與對策研究[J].黑龍江檔案，2011(4)：102-103.

作者簡介：羅文威（1985-），男，廣東廣州人，廣州工商職業技術學院學生處學生管理科教師，學生處學生管理科干事，研究方向：高等教育研究。