淺析編制招標文件注意事項

摘要：招標工作是企業的一項經營活動，合理的編制招標文件，可以防范該項工作中的一些風險，為企業的發展做出應有的貢獻。

關鍵詞：招標文件重要性注意事項

招標文件是指招標人向投標人提供的為進行投標工作而告知和要求的書面材料，在招標過程中，招標文件作為招標的關鍵環節，如果本身存在錯誤將造成投標人投標錯誤，進而在一定程度上引發投標、評標和合同執行等出現一系列的問題，直接影響招標的質量、招投標活動的成敗和招標項目的實施。招標文件還是整個招標過程所遵循的法律性文件，是投標和評標的依據，而且是構成合同的組成部分，所以招標人必須保證編制出的招標文件完整、嚴謹。

我們在招標中時常聽到一些投標人抱怨，“看不懂標書”，有時還發現標書中的某些條款缺乏法律依據，有時發現投標文件與招標文件偏差較大，造成廢標率極高，造成了人力和財力的大量浪費。其主要問題是編制的招標書不規范，編制招標書的人專業水平低，對招標目的描述不清等原因。因此招標文件的編制時要嚴格按照招標文件格式進行編制，把招標中的各種要求、全部的條件，以約定的形式在標書中明確說明，要確保招標文件嚴密周到、細致、易解、規范，防止產生漏洞，給投標人產生理解偏差或造成可乘之機。

在保證招標文件內容完善的情況下，編制招標文件時，應注重以下幾個方面的工作：

1 對投標人的要求

要根據工程項目要求對投標人資質做出明確要求，在保證充分競爭的前提下，盡量使合格的供應商和承包商參加投標，以避免投標人過多，給各方面造成不必要的負擔。

2 確定招標計價方式

招標計價方式有定額計價和工程量計價兩種，現在一般常用工程量清單計價方式，通過該方式進行招標，同時可以考驗招標人自身的能力，憑借自身的優勢，綜合考慮各種因素，在工程實施過程中，招標人對自身的風險進行管理，進而在一定程度上正確編制完整的工程量清單。

采用工程量清單計價編制招標文件應注意把握以下幾方面：

①工程量清單是招標文件的重要組成部分，該清單作為一份與設計施工詳圖、技術規范相對應的文件，通常情況下由招標人編制，同時對合同中將要發生的分部、分項工程項目及工程量進行詳細地說明，在編制投標報價，以及簽訂合同、支付工程進度款、辦理竣工結算及工程索賠等過程中，投標人都需要以此為基礎。②編制招標文件的過程中，需要結合工程量清單計價規范、設計施工詳圖及工程結構特點，對清單項目進行合理劃分，同時對其特征和內容進行正確的描述，進而在一定程度上減少投標人在理解方面的錯誤，并且避免出現計算方面的錯誤。③在施工過程中，招標人承擔工程量變動的風險，明確招標文件，在工程量清單中，按照招標人提供的工程項目和工程量，由投標人進行報價，在約定的時間內，要求投標人復核工程量清單，在復核過程中，如果發現有疑問、漏項等，需要提出書面報告，然后由招標人進行重新核定，進而在一定程度上避免投標人利用工程量的錯誤。

3 確定投標有效期

對于招標文件文件來說，需要規定一個科學合理的投標有效期，為招標人提供充足的時間，進而完成評標，以及與中標人簽訂合同等。對于投標有效期的計算，一般從投標人提交投標文件截止日開始。根據招標項目的性質、規模、評標難易程度等編制招標文件，同時對評標的時間進行確定，也就是明確投標的有效期時間。在15天～30天內完成對重要設備和材料的評標，以及對中小型工程進行評標，如果是大中型工程，其評標時間一般為20天～60天。受某種原因的影響和制約，如果評標時間不夠，這時需要在投標有效期內，招標人有權要求投標人對投標有效期進行延長，在延期要求得到投標人同意時，同時需要對投標保證金有效期進行相應的延長；反之，作廢投標人的投標，此時招標人應將投標保證金退回投標人。所以，投標有效期一般情況下不要輕易的延長。對于那些實力雄厚、能力強，并且報價較低的投標人，在投標人比較少的情況下，容易退出投標，進而在一定程度上減少了選擇的余地。

4 確定發包方式

通過確定科學合理的發包方式，在后續項目實施管理過程中，在一定程度上可以減輕業主的負擔，規避潛在的風險。綜合考慮建設項目的特點，以及業主自身的管理能力，選擇與承包商簽訂施工總承包合同，還是劃分專業工程，與專業承包人分別簽訂合同的方式。

對于工程項目來說，如果規模比較大，專業化程度比較復雜，而業主又缺乏相應的專業管理能力，在這種情況下需要選擇總承包的形式，防止專業之間協調配合出現問題，進一步引發返工、延誤工期等風險。如果工程項目專業不多，并且多為常規性項目，在這種情況下可以分別與各專業承包商簽訂合同，進而便于業主對總投資進行控制。

5 確定合同價格形式

①固定總價合同。這種形式是固定合同的工程數量、單價及合同總價，由承包人進行包干。對于這種合同計價方式來說，廣泛適用于工程規模小、技術簡單、工期較短，并且在核定合同價格的過程中，已經具備完整、詳細的工程設計文件和必要的施工技術管理條件。按照這種合同價格形式，大部分風險由工程承包人承擔。②固定單價合同。根據合同條款的相關規定，對各分項工程數量進行估計，履行合同的過程中，根據實際的工程數量調整結算。按照這種方式，各分項工程的單價是固定的，除非工程數量發生大量的變更，在這種情況下才能對工程單價進行調整。對于工程數量難以確定的工程建設項目來說，這種方式應用范圍比較廣。此時，工程單價風險由承包人承擔，工程數量的風險由招標人承擔。③可調合同價。按照合同約定的內容范圍、條件、方法、因素和依據等，進一步調整總價和各分項工程的單價。依據物價部門或工程造價管理部門公布的價格或指數，對工程的人工、材料、機械等因素的價格變化做出相應的調整。對規模比較大、技術比較復雜、建設周期比較長的工程項目來說，這種方式比較適用。④成本加酬金合同。根據實際發生額支付工程成本，以雙方合同約定的工程管理服務費、利潤的固定額計算承包人的酬金，或者按照工程成本、質量、進度的控制結果進行計算。對于工程內容、范圍、數量難以界定的工程項目來說，這種合同價格方式應用比較廣泛。

6 確定評標辦法

在招標文件中，評標辦法作為重要的組成部分，在一定程度上可以幫助業主選擇中標人，在制定評標辦法時，招標人必須從自身的利益出發。最低投標價法、綜合評估法等比較常用，同樣適用于工程量清單計價招標。

①最低投標價法。該評標方法是通過技術標評審，總報價最低為中標人。最低投標價法的優點主要表現為：最大限度地降低工程造價，節約投資；符合市場競爭中的優勝劣汰、推動施工企業加強管理；在招標過程中，減少腐敗行為，降低人為干擾，進而在一定程度上促使招標過程的公開性、公正性和公平性；節省評標時間，減少評標工作量。②綜合評估法。這種評估方式是通過綜合評估打分的方式進行評標，分別按照百分制打分方法對商務部分、技術部分進行打分，然后分別乘以對應的技術部分、商務部分的所占權重，進而在一定程度上確定投標人的最后得分。在商務標評審過程中，需要對評標基準價進行確定， 通過基準價與投標單位的報價進行對比，按照分值進行扣減。在技術標評審過程中，通常情況下，主要是對施工技術方案、施工進度計劃、人、材、機投入計劃等分別進行評分。③采用綜合評估法。在招標過程中，如果不設招標控制價，在這種情況下，對于投標人聯合起來進行“圍標”的行為難以進行預防。當工程項目規模比較大，并且造價比較高，施工技術比較復雜時，為了保證工程質量，需要對工程造價、施工技術進行綜合考慮，在這種情況下，可以通過綜合評估法進行評標。通過采用工程量清單計價方式進行招標、評標時，一方面對投標報價進行評審，另一方面關注清單報價的細節，投標人在清單計價模式下，通過多種報價策略利用清單的細節部分。

7 確定合同條款

在對招標文件中的合同條件進行編制時，通常情況下，需要規定工程項目實施工程中潛在的各種變化。使用工程量清單進行報價時，由于策略比較多，在這種情況下，招標人有時無法控制預計費用的變更。在工程造價控制過程中，擬定有效的合同條款是一個重要的方面，同時在清單報價環境下，招標人需要不斷提升自身的能力。

在合同條件中，需要對工程量的調整原則、變更依據進行綜合考慮，對于價格的調整原則和變更依據，通常情況下對不可預見的項目進行計價約定，規定工程價款的支付形式等，同時對天氣環境變化的處理方法進行考慮。結合建設項目規模、工藝要求、結構特點等制定具體的條款，同時將其分列于合同條款的各個章節中。

8 編制招標文件技術要求時應注意的問題

一是在沒有任何理由的情況下，對某一特定的潛在投標人有利的技術要求等不得出現在招標文件中。二是在編制招標文件技術要求的過程中，設備的采購方只能提出性能、品質方面的要求，以及相應的控制性的尺寸要求，對于具體的式樣、外觀等方面的要求不得提出，進而在一定程度上避免使用某一特定產品或生產企業的名稱、商標、目錄號、分類號、專利、設計等相關內容，對于特定的生產供應者，以及含有傾向、排斥潛在制造商、供應商的內容不得出現在招標文件中。三是在編制技術要求的過程中，對于商標、制造商名稱、產地等內容要慎重對待，為了說明買方的技術要求，在這種情況下，在不引用這些名稱或式樣的前提下，通常需要加上“與某某同等”的字樣。四是知識產權問題。投標人應對投標內容所涉及的專利承擔責任在標書中進行明確，在一定程度上避免損害采購方的利益。并且由文字、商標和技術專利侵權造成的一系列的法律裁決、訴訟和費用等都與采購方無關在標書中都要有所體現。同時要求投標方保證采購方產品生產工藝等知識產權的保密和不受侵犯的措施條例。五是采購設備與生產工藝同時招標的問題。在招標過程中，如果采購設備與生產工藝同時招標時，在這種情況下，技術標書中的技術部分應側重編寫生產工藝要求，其次是設備技術內容。因為采購方首先要求投標方必須保證產品的生產工藝，其次為了防止投標方提供的是舊設備或在舊設備上進行改造，在滿足產品生產工藝要求的前提下，可以強調設備的技術核心內容。六是基本設計與詳細設計界面劃分的問題。一般投標方對基本設計與詳細設計的內容和要求理解不透，特別是界面的劃分搞不清楚。要明確交叉節點的界面，否則將影響項目的實施進度。

9 結束語

編制招標文件在招標活動中至關重要，既要保證招標文件的內容完整，又要保證其法律的嚴謹性，編制招標文件時要全面的做好防范措施，做好注意事項，才能更好地做好此項工作。

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