醫院人事代理人員檔案管理芻議

摘要：人事代理是人事制度改革的一個新模式，是將“單位人”變為“社會人”，促進人才合理流動的一項新舉措。而人事代理人員檔案管理作為人事代理制度的重要組成部分，是人事代理制度落實的保障。本文在提出醫院人事代理人員檔案管理工作面臨的一系列問題的基礎上，總結了如何建立科學合理的醫院人事代理人員檔案管理體系，為醫院人事代理制度的落實保駕護航，為人事制度改革服務。

關鍵詞：醫院 人事代理 檔案管理

作為知識密集、高風險、環境復雜的機構，在現有的經濟體制下，如何合理配置和引進優秀醫療人才，是各級醫院面臨的難題之一。隨著人才市場的發展，各級醫院大都采用了人事制度改革的新產物——人事代理制度。“人事代理”是一種新型的人事管理方式，是在國家人事政策法規指導下，尊重單位用人自主權，尊重專業技術人員擇業權，由政府人事部門所屬人才交流機構作為人事綜合代管部門，受企事業單位的委托，進行社會化管理，并為其具體承辦人事方面的系列服務。人事代理人員檔案管理是人事代理制度的重要組成部分，因此，醫院如何在新模式下，加強人事代理人員檔案管理，為一線醫療護理人員營造穩定的工作環境，是醫院人事代理制度落實的關鍵環節。隨著人事代理制度的進一步推行，用人結構的變化，醫院的人事代理檔案管理工作也存在突出問題。在此僅對這些問題進行簡要歸納，并提出一些對應措施。

1 現階段醫院人事代理檔案管理面臨的問題

1.1 制度落實與配套措施的操作還存在不協調。醫院人事檔案代理工作涉及到醫院人事工作的許多環節，政策性強。雖然人事代理制度逐步實施，人事檔案管理的配套措施還不健全，有些措施操作還與代理制度不同步，不協調。首先，醫院代理人員工齡認定、工資調整、職稱評定、黨團關系均發生在單位，而代理制度的實施使人檔分離，極易形成“人檔不統一”的現象，甚至造成新的“無頭檔案”，醫院要了解代理人員的情況，及時更新信息，必須去人才交流中心去查檔，而查檔、借檔的手續程序繁瑣，對人事檔案的利用造成極大的不便利，甚至會影響一線醫療護理人員正常工作的開展。再者，個人檔案是對個人成長經歷的真實記錄，具有連續性的特點，如果代理機構制度落實不到位，配套措施不到位，信息反饋不及時，醫院對個人的情況了解不全面，將延誤相關工作的進行。例如，醫院每年分配到的畢業生中，有入黨積極分子或預備黨員，這些情況在檔案中均有詳細記載，而代理機構若無法將這些信息及時提供給醫院，勢必會影響入黨積極分子的培養考察，預備黨員的轉正，進而影響對醫務人員的管理。

1.2 檔案管理隊伍素質不高，服務不到位。檔案管理人員的素質直接決定著檔案的質量。醫院人事代理檔案管理需要打破傳統封閉管理的局面，涉及到代理機構、醫院、人才三方，這就對人事檔案管理人員素質提出更高要求。目前，我國代理機構和醫院檔案管理隊伍建設還是薄弱環節，領導重視不夠，人事代理的檔案管理往往是兼職或其他專業人員臨時擔任，這些人員存在思想觀念還相對更新不夠及時，對人事制度改革的有關規定和相關法律還不熟悉，沒有完全掌握人事檔案管理方面的知識和技能，相應的其檔案管理的服務責任意識不強等問題，造成對人事代理人員服務不到位，檔案收集不及時、不完全現象屢見不鮮，錯檔、漏檔、假檔現象也時有發生。

1.3 用人單位與代理機構職責不清。用人單位與代理機構職責不明，導致工作效率不高、管理出現紕漏、利用檔案不便等現象。目前由于人事代理是一種契約式、協議式的運作機制，缺乏約束性。從目前醫療機構的代理現狀看，人才交流中心仍存在官僚主義作風，重收費，輕管理，只是對檔案進行保管，沒有對檔案更新做太多實質性的工作。醫院人事部門除了做好原本由醫院管理的在職及退休人員的人事檔案外，還要收集、整理、分類、鑒別人事代理人員的各項歸檔材料，與代理機構交接，以及到代理機構辦理諸如：查檔、借檔、還檔等業務，這樣勢必增加醫院檔案管理人員的工作量，這與實行人事代理的初衷是相違背的。

1.4 信息化建設滯后，開發利用率不高。因人事代理是一種新型的用才模式，其檔案管理涉及的情況較復雜，與傳統的檔案管理有一定的區別。代理機構和醫院對代理人員檔案進行雙重管理，因職責與分工的模糊，存在硬件投入少，信息化建設滯后，檔案信息無法網絡化，這就在收集、補充、更新人事檔案存在困難的問題。產生了諸如查詢、利用困難，材料收集和歸檔不及時等問題，使得這部分人員的檔案利用率不高，無法適應新形勢下人才流動的要求，不能體現醫院為流動人才辦理人事代理服務的優勢。

2 對醫院人事代理人員檔案管理體系的思考

2.1 健全配套措施，保障協調實施。制度的靈魂在于實施落實，要想把醫院人事代理制度真正落實到位，必須制定相關科學合理的配套措施，這就需要人事代理機構與醫院做好溝通協調工作，制定明確的操作辦法，遵循人事檔案管理工作的特點和醫院人事代理人員檔案管理的特殊要求，制定切合實際的規章制度和簡單高效的操作流程。一是要建立醫院與人事代理機構的分工負責規章制度。因人事代理制度是人事制度改革的一種新型用人模式，其還在發展階段，尚存在很多問題，它涉及到人才、用人單位和代理機構三方，醫院和代理機構對其人事檔案管理都有責任，但長期以來這兩個機構的責任一直模糊，沒有清晰的界定，這對這一部分人員的檔案管理很不利。當務之急，是要分清兩個機構對人事代理人員檔案管理的職責，并實行問責制，使醫院和代理機構對人事代理人員檔案管理真正負起責任。代理機構應當針對代理人員原始檔案的收集、保管、查閱、更新等基本業務特點制定科學合理的規章制度，并形成簡潔的操作制度，以便為醫院和代理人員提供優質的服務。醫院要對代理人員在院期間形成檔案的收集、歸檔、更新負責，這也要建立一套相應的規范程序。二是建立行之有效的檔案管理監督機制。人事檔案的價值體現在利用中，而目前存在的人才代理機構或醫院的“扣檔”和人才的“棄檔”現象的原因之一就是監督機制的缺失。因此，國家人事、組織、檔案行政管理部門可成立監管小組，定期不定期對人事代理人員檔案管理、傳遞情況進行檢查，將檢查的各項目進行量化打分，并接受社會監督和投訴，依《檔案法》對違反相關規定的代理機構和醫院進行相應處罰，讓檔案真正為人才服務。三是建立網絡服務的相關制度。醫院人事代理人員檔案管理的網絡建設是其發展的必然趨勢，但網絡具有開放性的特點，而人事檔案在相當長時間內具有保密性特點，要解決這一矛盾，必須制定相應的網絡服務的制度來規范網絡行為。如通過技術手段，采用數據加密、用戶識別、終端識別、掃描原始簽名等措施，防止人事檔案信息被刪除、修改、復制，通過授權和密碼等安全手段確保人事檔案信息網絡化的正常運行。

2.2 分清職責，落實責任。在執行相關制度的基礎上，分清代理機構和醫院的職責，進一步落實責任，不是其流于形式。一是代理機構要積極為代理人員提供服務，擺脫“重收費輕服務”的觀念。一方面，代理機構要做好檔案及時完善工作，實現人才流動時的“檔隨人走”，避免棄檔、漏檔、錯檔現象，同時做好防范工作，杜絕 “假檔”產生。另外，代理機構要豐富代理檔案內涵，可以涉及社會保險、個人信用記錄、思想品德考察等內容的材料，增加對個人綜合素質材料的收集，使人才實用性、個性更加突出，以使其具有的功能更加適合醫院的需求，達到醫院與人才雙方的共贏。二是醫院應承擔其人事代理人員在院期間檔案的更新和完善工作。醫院要派專門人員從事人事代理人員檔案管理，建立專門的人才檔案信息庫，把人員在院期間的表現、職稱晉升、考核結果等原始材料及時歸檔，并把這些信息通過網絡及時反饋給代理機構。

2.3 強化隊伍建設，提高服務質量。人事檔案管理是一份專業性和保密性極強的工作，檔案管理人員隊伍的素質高低決定了人事檔案管理的質量。而醫院人事代理人員的檔案管理具有一定的特殊性，既要注重檔案的保密性，又要為促進人才的合理流動提供便利服務，為一線醫務人員提供更好的就業環境，保證醫院工作的正常運轉。這就對人事檔案管理人員提出了新的要求，既要熟悉原有檔案管理規章制度要求，又要學習醫院人事代理人員檔案管理的新模式，積極為醫院人事代理人員提供優質檔案管理服務。人事代理機構和醫院人事部門可以聯合開辦相關培訓班或學習會議，對代理機構和醫院人事代理檔案管理人員進行規章制度和操作流程的培訓，以達到健全配套措施，保障協調實施的目的，使醫院人事代理人員的檔案管理工作走向科學化、專業化、合理化的軌道。

在人事制度改革發展的背景下，醫院和代理機構的檔案管理人員必須更新思想觀念，與時俱進，做好傳統檔案管理觀念與醫療單位人事代理人員檔案管理新觀念的銜接，努力做到保密性和服務性的統一，既要保存好人事檔案，又要為醫院人事代理人員流動就業提供便利。其次，檔案管理人員更要加強業務學習，在掌握人事制度改革的有關法律、法規的基礎上，深入了解人事代理制度的發展進程，改善知識結構，加強自身素質培養，提升醫院人事檔案管理的業務水平，以適應新形勢的要求。

2.4 推進信息化建設，實現最優效益。人事代理機構和醫院要加快建設檔案數字化平臺建設，加大對人事檔案工作的資金投入，力求檔案利用途徑的多樣化，使人事檔案的價值在利用中得到體現，通過網絡實現代理機構與醫院的雙向溝通，從而解決“人檔分離”的矛盾，實現人事代理檔案利用的最大化。在此基礎上必須做到以下幾點：

首先，醫院與代理機構要積極投入開發人事代理檔案信息管理軟件，建立并完善檔案信息數據庫，讓專業人員及時更新，實現動態管理檔案信息，保證檔案的實效性、真實性和準確性。同時醫院與代理機構要在遵守檔案信息保密制度的前提下，建設檔案信息網上查詢服務系統，拓寬檔案利用渠道，實現網絡資源共享，使醫院人事代理人員檔案管理工作信息化、科學化、現代化，提高工作效率，同時減少因頻繁查閱對原始檔案造成的磨損，也減少醫院檔案管理人員的工作量，使人事代理人員檔案信息能更好的為人才的合理流動服務，為醫院工作服務。

其次，建立人事檔案基本信息庫和檔案材料傳遞、接收數據庫、政審證明材料數據庫。在基本信息數據庫建立上，在原有基本信息如姓名、性別、出生年月、籍貫、黨團時間、參加工作時間、學歷、職稱、職務、鑒定考核、獎懲、工資、合同等內容的基礎上，逐步健全與人事檔案密切相關的醫療保險、公積金、養老保險、失業保險等人事信息功能。檔案材料傳遞、接收、政審證明等方面建立聯系、送交、登記制度，將傳遞材料的名稱、時間、姓名、交送人、接收人等項目錄入數據庫進行管理，通過資源共享平臺，實現雙方資料的合成，以便及時、準確的反映材料傳遞的變化，簡化政審工作流程，提高工作效率。

綜上，人事代理制度的引進在很大程度上緩解了醫院人員編制滯后，人才配置受限的矛盾。醫院為了落實好人事代理制度必須建立健全人事代理人員檔案管理體系，做好檔案的收集、整理、利用，加強與人才中介機構的溝通，及時更新人員檔案信息。規范流程，健全制度，加強人員隊伍培訓，提高代理機構的服務質量，開發完善的以人事檔案為基礎的軟件，建立人力資源信息共享平臺，為人事制度改革服務，有效開發醫院人力資源，實現醫院人力資源的可持續性發展。

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作者簡介：張愛曾（1973-），女，河南上蔡人，館員。