范式理論視野下企業秘書業務的發展趨勢探析

摘要：文章主要根據庫恩的范式理論分析秘書學的發展趨勢，秘書學作為一門新興學科，具有強大的生命力和遠大的發展前途。而且，在中國秘書職位稀缺人才，所以秘書學學科發展是當下十分重要的問題，分析秘書學的發展趨勢，提高秘書學學科地位，改變秘書學窘境，是值得人們注意的。定位秘書學科，完善理論體系，是學科決策者和秘書學研究者的共同使命。

關鍵詞：庫恩；科學革命的結構；范式；秘書學；發展

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2014）21-0026-02

庫恩在其《科學革命的結構》一書中庫恩設計出了自己的科學發展的庫恩模式：前科學——常規科學——危機——科學革命——新的常規科學。

庫恩在《科學革命的結構》中提出的一個詞匯“范式”如果非要簡單的概括的話，它的內涵有兩層意思：

①可以簡化為一種約定。

②范例。

庫恩的科學發展三個階段論是他的主要成就，范式理論為其他各門學科提供了理論支撐。而秘書學學科的發展就如同庫恩的科學發展的三個階段，經歷了孕育時期、“秘書學”成為獨立體系的學科、秘書業務走入正軌、危機孕育變革、秘書技術更專業這樣一個過程。而且秘書學學科會在變革后更加完善。以下內容將根據范式理論對秘書學學科發展趨勢作簡要的探析。

1秘書學學科孕育時期

1.1“秘書”的定義

什么是“秘書”?世界各國迄無一致定義，因為各有各的國情，定義不清，必然各說各的。所以，它既是秘書學理論研究的起點，又是秘書學理論體系研究中的至高點。

1.2“秘書學”的涵義

關于秘書學的涵義也是眾說不一。有的認為它是門邊緣學科，有的學者認為它是管理學的分支，還有人認為它是門綜合性學科。其實，秘書學，顧名思義，它是研究秘書工作、秘書活動規律及其在實踐中運用的一門學科。

秘書學的研究對象包括秘書工作和秘書人員。秘書工作從橫向來看包括秘書工作的機構，秘書工作的內容、性質、范圍、方法、程序、要求等；從縱向來看包括古代秘書工作、現代秘書工作、未來秘書工作。秘書人員是講秘書人員的素質、知識、技能、人際關系等。

1.3“秘書”與“秘書工作”的起源

關于我國秘書工作的起源問題，在秘書學的研究當中仍然存在著爭議。主要有兩種說法，一種觀點認為起源于遠古的黃帝時代。而另一種觀點認為我國的秘書工作起源于夏代的奴隸社會。他們認為，秘書工作的產生有兩個先決條件：一是文字得出現，二是階級與國家的出現。而文字起源于夏代，到了夏代才產生國家。因此，秘書工作產生于夏代的奴隸社會，從而它從一產生就具有鮮明的階級性，是為一定階級服務的工具。

2秘書業務走入正軌

2.1從技能性工作向智能性工作轉化

現代秘書處在一個嶄新的信息時代，領導活動的日趨復雜化與科學化、領導者智能水平的不斷提高、秘書職能的不斷強化和擴大，客觀上都要求秘書的素質有一個的突破。尤其是在我國加入世貿組織之后，出現了大量的“三資”企業。這些企業有先進的秘書管理機制和秘書工作機制，他們所聘用的秘書自然而然的成為了與我國傳統意義上的秘書不同的新型秘書人才。而作為一個涉外秘書，必須擁有“外向型”的秘書專業知識結構，不僅應該具備普通的秘書專業基礎知識，而且涉外秘書還要要協助管理同時參與生產、貿易等各項活動，故必須學習和掌握以下知識：

①對外貿易知識。包括租賃以及與之相關的國際匯兌、各國稅利、保險、仲裁、索賠等知識。

②涉外法規知識。包括國內的涉外法規和國際法規。

③財會與商務知識。總之，現代秘書不同于以往的傳統技能型秘書，而是屬于“智囊型”人物，是智能性的秘書群體。

2.2秘書工作由從事務性服務轉向信息化服務

在科學技術的迅猛發展的背景下，秘書工作的科技含量和信息化程度越來越高。秘書工作會逐漸演變成一個知識、信息高度密集的智能型工作。秘書人員所從事的工作已經不只限于辦文、辦事、辦會等一般性的秘書工作，而是成為了以信息為載體，把信息工作為參謀協調、催辦、督辦的基礎和手段，將收集到的各種信息進行分析、處理、加工，提出預案，為領導降低決策的險度。因此可以這樣說，領導科學決策必不可少的最經濟有效的工具是秘書的信息參謀作用。領導決策的正誤與秘書提供的信息息息相關。因此，現代秘書必須具有很強的信息意識和信息服務能力。秘書要及時、準確、全面地獲取所需信息，對信息進行篩選和分類，然后在獲取和處理信息的基礎上，把自己的思想與見解融入其中，并通過恰當渠道將這些信息傳遞給他人，與他人進行交流、共享。這就包括對信息的獲取能力、選擇能力、預測能力、處理能力和運用能力。

3危機孕育變革

傳統秘書學所暴露出來的問題和存在的危機不容我們回避。如何對這一年輕的學科門類進行重新認知和整理，以激活它應有的活力是當前第一要務。在重建秘書學時我們不妨采取解構主義的策略，必須對傳統和權威的“邏各斯中心主義”進行徹底的顛覆和消解。在人類文明史上這種破舊出新的例子是屢見不鮮的。

我們應該打破秘書學的專業堡壘，在目前條件不成熟的情況下放棄建立秘書學專業規范的企圖，把原來的秘書學知識分解為其他學科的公共基礎課程，結合各自的專業進行重新整合。這些原有的秘書學知識包括《普通秘書學》、《公文寫作》、《文書學》、《辦公自動化》等。從目前的社會需求來看，各行各業都需要秘書。秘書職業的社會化已成為必然。因而秘書學的發展必須結合社會實現需要，把自身的專業觸角伸入到各個學科領域，使秘書學成為經濟、法律、外語、建筑、中文、計算機、行政管理等諸多專業的基礎課程，使封閉的秘書學變成行政秘書、商務秘書、涉外秘書、法律秘書等開放的秘書學。這樣一來，傳統秘書學所面臨的如知識結構，教師素質、學生興趣、使用價值、就業門路等諸多問題便可迎刃而解了。

秘書職業的社會化需求和秘書職業技能考試為秘書的職業化教育提供了契機和前提。我們不能把秘書學的發展僅僅局限在高等學校院系的學科設置上，而應該把目光投向社會，為秘書學的發展營造更大的社會舞臺。我們可以創辦各種形勢的秘書職業教育和培訓。不能與實踐結合的理論是無用的空洞說教。而秘書學本身就是一門實踐性很強的學科。實踐證明，崗前秘書職業培訓不但是可行的而且是必須的。從秘書的一般職能來看，主要是辦文、辦會和辦事。在美國，除高等學校、普通高中等全國教育系統中開設了秘書專業或選修課程外，還有大量的學校大多是私人開辦的。學習時間從兩個月到兩年不等。層次多種多樣，有全日班、半日班、夜間班、周末班等。學院年齡不限，學習培訓結業后，學校協助學院就業。因而在我國，秘書學目前急需要做的不是如何把其他學科門類請進來，進行學科的綜合與規范，而是降低身價走出去，把封閉的秘書學建設成開放的秘書學。只有這樣，路子才越走越寬，秘書學的發展才能前景廣闊。

隨著信息化、數字化、網絡化時代以及知識經濟的到來，對秘書工作形成了一股強大的沖擊波。過去秘書工作需要搜集信息資料，要從各個渠道、以不同方式去獲取，然后編成文字或報表，層層報送，費時費力，還往往出差錯。現在只需進入網絡就行，整個過程大大節省了秘書工作中的重復勞動，而且極大地提高了效率。這一切，正在改變秘書部門和秘書人員傳統的工作方式、工作習慣，甚至相關的思想觀念和組織觀念。目前，越來越多的秘書部門和秘書人員，使用錄音、錄像、靜電復印、電子文字處理與信息儲存、電子傳真等先進辦公設備，逐步實現辦公自動化（OA，Office Automation），同時也逐步引入信息論、控制論、系統論等原理對秘書工作進行科學管理。這對秘書人員從思想意識、組織觀念到知識構成、智能要求，從心理品質、行為方式到工作方法、工作習慣等方面都提出了更高、更新的要求，促使秘書工作向科學化的道路發展。

4結語

秘書學雖然已經列入本科目錄，雖然得到了一些發展，但是如果不把學科劃分出來，秘書學的前途堪憂。秘書的選聘只能在秘書專科生或跨專業進行；秘書專業教師只能由別的專業的人擔任；在職秘書進修只能到別的專業去報名。這顯然與秘書工作、秘書教學不適應。秘書學科定位是秘書學科自身發展的需要；“秘書學”應該成為與“文學”、“管理學”并列的一級學科；秘書學應該有專科、本科、研究生等多層次；應積極組織人馬申報課題、編寫教材、辦研究生班、上核心期刊；學科決策部門要與時俱進，盡快將秘書學列入重點學科目錄。

參考文獻：

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[2] 王熙梅，王景清.現代秘書學通論[M].北京:海洋出版社，1993.

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[4] 董繼超.秘書學教程[M].北京:中央廣播電視大學出版社，1993.