淺談現階段國有企業的人事檔案管理

摘要：隨著我國市場經濟的不斷發展，作為計劃經濟產物的人事檔案管理工作逐漸面臨著一些新的問題和挑戰，現階段人事檔案管理還存在著很多不足，管理方式比較單一、陳舊，社會對人事檔案關注逐漸淡化。文章針對國有企業人事檔案工作的管理現狀，分析了目前人事檔案管理中所存在的諸多問題，并且對強化干部人事檔案管理的有效措施進行了闡述。

關鍵詞：檔案管理；現狀；措施

中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2014）21-0123-01

人事檔案是人才信息的重要載體，是一個人成長軌跡的體現，是人才的主要信息來源，是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經歷、學歷、技術職稱、職務任免、社會關系、獎罰等情況，為個人求職、單位用人提供真實的原始資料和數據。長期以來，人事檔案作為組織、人事工作的一項重要內容，作為人生經歷的記錄，與人的一生如影隨形，其重要性是毋庸置疑的。隨著現在社會主義市場經濟的發展，勞動者的用工形式發生了巨大的變化，那種“鐵飯碗”在一個單位工作一生的狀態已經不復存在，勞動合同制的全面推行，人員流動速度加快，流動方式更加靈活，傳統的人事檔案制度及在檔案的管理方面出現了許多新的情況和問題。

1現階段檔案管理存在的問題

1.1員工對檔案重要性認識不足

近年來，有相當數量的員工不重視個人檔案的作用，認為人事檔案在現代已經沒有多大用處了，而且檔案制度還禁錮了人才流動，不便于個人發展。所以很多人找到了更為滿意的新單位在“跳槽”或調動工作時干脆不要檔案，以至于出現了許多“死檔”、“棄檔”、“人檔脫節”、“檔案遺漏”等現象。

1.2企業領導對檔案管理工作不重視

在激烈市場競爭的壓力下，企業的重點工作以追求市場利潤為中心，由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，很多單位和部門的領導對人事檔案工作不夠重視，認為人事檔案工作就是保管性的事務工作，做到不丟失、不泄密，能夠應付外調、查檔就行了，往往容易忽略人事檔案管理工作，在檔案管理場所、工作經費、檔案人員配備方面沒有保障，存在人事檔案管理硬件設施不完善、陳舊落后、檔案管理人員業務素質差等現象，致使檔案材料收集、補充、更新緩慢、不能及時、準確地反映個人的信息。

1.3員工檔案的利用率很低

傳統企業職工檔案具有記錄、憑證、評價三重基本功能逐漸被替代和弱化。從當前的實際應用分析，企業職工檔案的用途主要體現在幾個方面：①辦理退休時社會保險機構認定參加工作時間、職稱等信息需要。②出國證審的需要。③提供婚姻狀況證明。④職工調動新單位，如考取公務員或事業單位查看或提取。其中使用頻率最高的是社會保險管理的需要，主要是退休時查詢、確認參加工作時間、參保時間、職稱等信息。

1.4管理檔案人員業務水平不高

近幾年管理檔案人員工作變動頻繁，基本都是身兼數兼職，有的甚至是“半路出家”，加之沒有經過各級檔案部門組織專業知識培訓，業務不熟，對檔案的重要性、管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔等業務不太了解，難以適應檔案管理工作。個別管理人員在接、轉檔案環節時，需要審查檔案時不嚴格，檔案管理制度執行差，致使檔案內容缺失嚴重。

2現階段企業人事檔案管理工作的改進建議

企業究竟如何管理利用好人事檔案，以發揮它應有的作用，充分體現人事檔案的使用價值，提出以下幾點建議。

2.1提高對人事檔案管理工作重要性的認識

從企業領導到檔案管理工作人員，要跟上時代的步伐，更新管理觀念，適應時代發展的需要，加強宣傳，提高企業員工對人事檔案重要性的認識，利用多種渠道向員工宣傳有關人事檔案管理工作的知識，讓員工充分認識到，人事檔案是反映員工綜合素質的一個重要載體，是一種通過合法手續獲取并管理人員的社會記錄的一種形式，檔案具有真實性、原始性的特點，也具有其他資料不可替代的參考憑證作用，所以檔案具有非常強的法律效力，是企業選拔人才、干部晉升的重要依據。

2.2加強業務培訓提高檔案管理人員的素質

建立一支熟悉業務、相對穩定的專業隊伍，是做好人事檔案工作的組織保證。要加大對人事檔案工作的培訓力度，使他們不斷豐富專業技術管理知識、完善現代化管理手段、增強創新意識，提高人事檔案管理人員的專業技術水平和全面素質。特別是在人事檔案傳統做法和功能面臨挑戰的形式下，不斷學習檔案管理的新知識、新方法、新技術。由上級部門每年組織培訓一次檔案的業務知識，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。掌握如何收集、鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術，各單位管理檔案人員也可以相互交流，探討如何把檔案管理好。

2.3充實傳統人事檔案內容，使其適應現階段的發展要求

目前，人事檔案的主要內容是學校學習經歷記錄、職稱評審、入黨入團、任命文件、年度考核等材料，其內容陳舊、信息單一。在一些鑒定材料中，基調大同小異，評價某個人時，多是一些定型評語。在當今市場經濟的用人環境下，這樣的檔案無法對一個人做出全面、完整的評價，參考價值少，不利于優秀人才的發現和使用，隨著社會對于個人誠信狀況重視程度的提高，檔案內容應由重政治表現向多元化方向轉變，人事檔案除了傳統內容外，還需記錄個人道德品質、誠信表現、學識才華、工作態度、協作精神、工作業績成果等內容，還要根據人們職業的多元化，對人事檔案重新分類，不同的人員，實行不同的檔案內容收集和管理標準。例如專業技術人員的檔案，應側重于職業能力、職業經歷、科研創造、技術創新、專業論著的記載，黨政、行政管理人員的檔案，應側重于工作實績、勤政廉政考核考察的記錄等。

2.4加強人事檔案的信息化建設

開發人事檔案管理的的數據庫軟件，合理配置計算機、復印機、掃描儀、數碼相機等現代化設備。將檔案材料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片等資料變成數據資料，實現人事檔案紙質于數據格式共存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容。人事檔案的計算機信息化管理，將把檔案管理從傳統的手工操作中解放出來，減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，使得檔案信息的檢索和查詢更加迅速和快捷，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規范化，現代化，為領導決策工開展提供及時、準確、詳細的人員信息。

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