協作2.0：舊瓶裝新酒

企業協作工具根本不是什么新概念。畢竟，這項技術的先驅Lotus Notes可以追溯到25年前。而計算行業頗有遠見的Douglas Engelbart在其1968年的“演示之母”（Mother of All Demos）展會上展示了早期的協作軟件。不過在過去幾年，一大批新的協作產品紛紛涌入市場，它們與前一代產品的區別或大或小。

沒錯，與舊工具一樣，新工具也旨在促進工作場所的協作和想法交流。但一般來說，新一批工具基于互聯網或基于云計算，而不是駐留在防火墻后面的服務器上。與舊一代產品相比，新產品使用和安裝起來基本上也要容易得多。像任務管理、聊天、社交網絡、甚至文檔共享這些工具同樣采用了一些新型的協作技術。

弗雷斯特研究公司的分析師Rob Koplowitz說：“這些其實極具顛覆性的廠商有一個共同之處，那就是它們總是脫胎于云環境。它們不是針對云計算對某產品進行翻新。它們非常容易訪問并開始使用，甚至對個人來說也是這樣，小團隊更是不在話下。”

另外，基于互聯網的產品易于被移動設備訪問，不需要用戶下載應用程序。這使得產品在如今的工作環境下很有用，如今人們想隨時隨地使用任何設備來辦公。

此外，可能最值得注意的是，共享和社交網絡這種文化已變得極其深入人心。Lepofsky說：“我們以前要花大量時間來解釋Notes是什么東西。”如今，人們要求在工作場所中共享和聯絡能夠與個人生活中一樣容易。

盡管取得了進展，但新一批服務面臨像Notes和微軟的SharePoint這類產品當初面臨的類似的實施挑戰。知名調研機構Gartner集團的分析師Jeffrey Mann說：“我們確實看到了許多部署失敗的案例。”

不過，由于事先考慮到如何才能最有效地部署新工具，一些公司表示它們已獲得了顯著效益。

效益顯著

使用協作工具的公司表示，它們從中切實獲得了價值，往往要比之前從一些舊產品中獲得的價值大得多。

理光公司的社交協作經理Courtney Zentz表示，以前的協作軟件存在一個大問題，那就是它們需要企業建立站點，這些站點是為一批特定的人員進行協作設計的。她說：“這類產品會火一星期，之后沒了動靜。項目最終會重新使用原來的電子郵件。協作工具根本就是一陣風。”

2011年年底，理光開始使用Jive。用戶們可以迅速地輕松建立工作區，邀請想要協作的任何人加入進來。Zentz說：“Jive能夠按用戶的要求來做，SharePoint則不然。”

理光一度有大約500個SharePoint站點，但此后關閉了其中的大多數站點。Zentz表示，公司僅保留了幾個，因為SharePoint還是有一些優點。比如說，SharePoint非常適合管理工作流程。

加特納集團的Mann表示，那正是SharePoint善于發揮特長的環境。“SharePoint在基本上受到監管的預定義環境中表現良好。這種環境的特點是‘在此發布你的每周報告’或‘在此申請更大的電腦’，而不是‘我需要召集一組人，搞清楚如何做好下周的產品發布工作。’”

理光在使用Jive所提供的一系列廣泛的功能特性。Zentz表示，最重要的功能之一是微軟Office插件。她說：“五個人可以協作處理演示文稿，做到無縫整合。”

社交功能也在理光產生了重大的影響。比如說，一名IT管理員在Jive上開始談論某個效率低下的流程，許多同事插話表示贊成。理光的CIO注意到了討論，五天后，他做出了改進流程的政策決定，而這個流程已實施了整整10年。

博普樂思（Populous）管理各大體育比賽，包括美國橄欖球超級杯和全國大學生體育協會（NCAA）聯賽，比如十大聯盟男子籃球賽、Sugar Bowl和Orange Bowl足球聯賽等。它借助協作工具，幫助協調那些大型賽事。這家公司設計和管理體育場的建筑，并監管運營規劃。它必須協調數百人的活動，而這些人為眾多公司工作，有柵欄建造商，有廣播公司。

博普樂思的項目運營經理Marc Klein說：“我們遇到了大型賽事絕對沒法管理的瓶頸。”這家公司有一名專職員工，其工作就是接收通過電子郵件發來的工人進度表電子表格，仔細閱讀電子表格，找到最新信息，并改動總進度表，然后發回給每個人。他說：“之前沒有真正的實時進度表信息。”

因而，錯誤頻頻出現。

Klein表示，博普樂思需要一種不需要客戶端應用程序的服務，因為NCAA等一些合作伙伴對安裝到員工電腦上的新軟件的種類有嚴格的要求。他還想要一種在手機上可以輕松訪問使用的服務。

大概四年前，這家公司選定了Smartsheet，這個工具提供了類似電子表格的界面，諸團隊可以共享——添加注釋、附加文檔、設置提醒以及建立日歷鏈接。

在過去，如果面對超級杯這樣的賽事，博普樂思會在有500行的電子表格上給出進度表。現在使用Smartsheet，它創建一個總進度表，但可以對它進行排序，僅僅把相關的內容發給諸廠商。

Klein表示，Smartsheet還提供了對博普樂思來說很合適的成本結構。他只需要為授權用戶付費，這一小群人經常從一項賽事趕到另一項賽事。每次賽事受邀協作的另外二三百人不需要付費就能協作。這樣一來，他在編制預算時很容易預測成本。

實施不能事后考慮

無論一家公司像理光那樣使用一批功能特性用于不同的用途，還是像博普樂思那樣得益于一種更有針對性的使用場合，認真部署的做法都是關鍵。要不然，工具不太可能得到廣泛使用。

Zentz表示，在理光的全球10萬名員工中，26500名人（主要在美國）擁有使用Jive的帳戶。其中25000人每30天至少登錄一次賬戶。理光將Jive如同內聯網來使用，所以一些用戶可以登錄閱讀新政策或其他內部文檔。

在過去一個月，大約5500人已實際參與協作空間或討論。在這期間，2600人使用Jive創作了內容，包括博客文章或討論。Zentz說：“員工積極撰寫內容、參與社區，我們很高興。”

她向理光的500名銷售員部署了這款產品。不過，她允許他們邀請其他員工協作。她說：“我們很想知道會出現什么情況。”

大概60天內，3000名理光員工注冊了賬戶。之后，公司在一年半的時間里陸續部署到現有用戶。

Zentz表示，現在回想起來，她希望抓住開始大家對Jive難捺興奮的大好機會，從而幫助新來的員工。最初，全公司只有她和一名兼職的營銷員工是幫助員工的支持人員。她表示，希望能制定一項計劃，好讓真正對Jive有興趣的人為想獲得幫助的其他人充當顧問。

在理光，使用Jive是大多數員工的自愿行為。而在一些企業，由于新的協作工具事關重大，采用新工具可能是強制性的。

機構倫理審查委員會（IRB）最近開始使用Intralinks Via。這同一家廠商的相關產品IntraLinks眾所周知的地方可能是用于建立安全在線空間，以便共享與企業并購有關的敏感文檔。Intralinks Via用于較一般的共享，旨在容易開始使用。

IRB為在人類身上進行臨床試驗的制藥公司執行理倫理審查。IRB的業務運營主管Simon Corman表示，最初，IRB使用聯邦快遞公司（FedEx）來發送研究方面的敏感紙質文檔。由于IRB的客戶開始掃描那些文檔，他們要求IRB替自己完成掃描這項任務，并通過電子郵件來發送。Corman說：“后來，客戶的IT部門開始說‘啊，你們在通過普通電子郵件發送這些文檔？”

為了尋求一種更好的解決方案，IRB考察了Box和Dropbox，但不相信它們足夠安全。

后來Corman無意中發現了Intralinks Via。他說：“一項重要功能是，該系統內置了問責機制。現在，我們可以看到調查人員是否下載和查看了文檔。要是沒有，我們可以將該信息發回給贊助商。”要是調查人員或研究人員沒有看過文檔，這通常意味著他們其實沒有開始工作，或者可能不合規范。贊助商即制藥公司可能想要采取跟進措施。

IRB有大約30個內部授權用戶有權創建新的工作流。Corman表示，協作成員受邀訪問文檔，但沒必要為此支付費用，包括幾百個客戶和幾千名研究人員。

如果研究人員和制藥公司希望項目通過IRB的審批，就需要訪問文檔，所以采用Intralinks Via不是多大的問題。話雖如此，新技術還是為員工們解決了一個棘手問題。

Lepofsky表示，諸如此類的工具不是很難推銷出去。

由于隱私問題和監管法規，IRB之類的公司并不總是急于充分利用各種新的產品和服務。Gartner集團的Mann認為，許多公司不會考慮新的協作工具，是由于它們處于合規監管很嚴的行業。他說：“而具有諷刺意味的是，那樣一來，他們只有繼續使用電子郵件，而電子郵件的控制機制還要少。”

然而，他表示這并不意味著公司完全會歡迎任何協作工具。一些群體可能青睞受到監管的環境，或者覺得開設開放式交流空間的這種企業文化變革太過激進。Mann表示，硬將協作工具推入到這種環境可能弊大于利。

其他用戶可能需要學會正確使用協作工具。Mann說：“人們需要考慮這一組中有誰。”比如說，如果一名經理為一群同事建立了一個組，敲定即將被裁員的名單，那么該組不該被所有員工訪問。

Fieldstone Architecture Structural Engineering認真建立了多個組，討論新招員工事宜。它采用了Kona這項協作服務，以應對大肆招兵買馬的態勢；去年，公司員工由15人一下子增至50人。

Fieldstone總裁兼首席執行官Ryan Rasmussen說：“我們建立了一個入職模板，落實了一套流程和體系，那樣每個新員工第一天入職后，所有表格在Kona中都備齊了，每個表格都有到期日。”人力資源部門就能通過這套流程，了解新員工的工作進展。由于一切都在Kona中完成，會有一個記錄，為人力資源部門提供了問責機制。

人力資源部門還使用Kona管理招聘流程。它跟蹤進入面試環節的求職者，讓面試官可以添加評語。如果求職者沒有被選中擔任某個崗位，他們仍保留在系統中，萬一以后出現比較適合的崗位。

Rasmussen表示，Fieldstone還與一些客戶一起使用Kona來管理項目，但不是所有客戶都有興趣使用該工具。

Mann建議：“不是說每次嘗試使用協作工具都會成功，最好接受這個事實。通常會出現的是有時成功、有時失敗。”

鏈接1

一些定義

“協作工具”已成為眾多廠商使用的一個涵義甚廣的術語。一些供應商在一個套件中提供一大批功能，包括文件共享、任務管理、社交網絡和即時消息。另一些廠商將協作工具集成到傳統的企業產品中，比如客戶關系管理（CRM）和企業資源規劃（ERP）軟件。還有一些廠商專注于某一項核心功能，比如文件共享，并提供有助于協作的額外輕量級功能。

企業采用這類工具的勢頭在穩步增長。調研公司Digital Workplace Trends的顧問兼研究人員Jane McConnell發現，在2009年，她調查的企業中部署了企業社交網絡軟件的還不到10%，無論是局部部署，還是全面部署。2013年，部署這類軟件的企業所占比率已上升至40%。她撰寫的年度報告《聯網企業的數字化工作場所》調查了世界各地的314家公司。

McConnell把調查對象分為兩組：早期采用的公司，通常占調查對象總數的20%；以及其他公司（她稱之為多數派）。她在最近即2013年第三季度的調查中發現，57%的早期采用者已在整個公司部署了生產型企業社交網絡產品。相比之下，多數派中只有25%在整個公司部署了這類產品。

但那些多數派公司中相當一部分在采取措施，采用新的社交產品。大約29%表示，他們在考慮規劃部署；18%表示在試用產品。

調查顯示，全面使用的其他協作工具包括基于互聯網的視頻會議、電話會議以及顧客參加的網上討論會。

早期采用者和多派派都在公共云中使用“非官方、臨時建立的協作工作空間”。這體現了下面這個更大的趨勢：“人們日益把工具掌握在自己手中，使用最適合自己的工具，無論公司制定了什么樣的政策”，據該調查顯示。

鏈接2

展望未來

專家們表示，說到添加新的功能特性，協作工具廠商會繼續向消費者市場學樣。

Constellation Research的分析師Alan Lepofsky說：“我為下一代的內容創作感到興奮。”他認為，人們不希望僅僅共享Word文檔鏈接；他們還希望使用類似Vine或Pinterest的服務來進行共享。

加特納集團預計，人們對視頻會有更大的興趣。加特納的分析師Jeffrey Mann說：“錄制視頻很可能會與實時視頻一樣熱門。”事實上，理光的高管們已經用Jive發布視頻消息。

Lepofsky還預計，廠商會在他所謂的“個人分析”方面會加大研發工作。個人分析的概念是，向個人用戶提供相關數據，以便了解其博客文章是否被人閱讀，或者文檔是否被人打開。服務還能告知用戶一天當中哪個時間段在公司社交網絡上共享最合適，比如說根據以往的表現。Jive已開始為用戶提供這樣一些統計數字。

這種新功能可能首先來自獨立廠商，它們創辦時間不長，往往更靈活。Lepofsky表示，但公司也應該要求傳統的企業軟件開發商（比如甲骨文、IBM、微軟和SAP），將更多的協作工具做入到其產品中。這一幕已經出現了；不過對著眼于未來的企業來說，這些傳統開發商成了切實可行的選擇。

Lepofsky表示，如果公司已經實施了來自這樣一家開發商的軟件，繼續使用它們提供的新型或未來的協作功能可能不失為明智之舉。