如何加強勘察設計企業的科技檔案管理

摘要：文章對勘察設計企業目前科技檔案管理中存在的主要問題進行探討，并結合勘察設計企業的改革與發展提出對策措施，以期促進科技檔案管理工作的不斷完善與提高。

關鍵詞：勘察設計企業；科技檔案；現狀分析；對策措施

中圖分類號：F272文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2014）18-0045-02

勘察設計企業的檔案包括科技檔案、財務、人事、文秘檔案等，其構成是以科學技術檔案為主體。勘察設計企業的科技檔案包括在其資質證書允許范圍內從事工程項目的勘察、設計、技術咨詢，自然科學與生產技術工藝研究等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、圖片、錄像等全部技術文件材料。近年來，許多勘察設計企業在從事傳統勘察設計業務的同時，也積極探索工程建設新的運作模式和組織方式，開拓工程項目總承包、項目管理、技術咨詢與管理服務等新的業務領域。因此，科技檔案管理的范圍逐步擴大，管理的深度和要求也越來越高。筆者根據從事科技檔案管理的工作業務，淺析勘察設計企業科技檔案管理工作中存在的一些問題以及改進措施，促進勘察設計企業科技檔案管理工作的不斷完善和檔案人員工作能力的不斷提高，以便更好地發揮科技檔案的作用。

1科技檔案管理的現狀分析

目前，大型勘察設計企業科技檔案的管理已形成制度化和規范化，中、小型勘察設計企業的科技檔案管理卻參差不齊。存在科技檔案歸檔的完整性和系統性不強，歸檔文件材料的質量不高，對科技檔案的密級審查、保管期限、保存價值的鑒定等存在差距，對傳統載體檔案的網絡數字化管理不強。加之業務范圍的擴大，傳統的檔案管理方式已不適應企業發展的需要。

1.1歸檔文件材料的完整性、系統性不強

勘察設計企業科技檔案的歸檔范圍包括工程勘察文件材料、工程設計文件材料、工程咨詢文件材料，工程試驗與科學研究，工程總承包與項目管理等形成的有價值的技術文件和材料。在實際工作中，勘察設計人員比較重視勘察設計質量，對勘察設計文件材料的歸檔工作積極性不高，一是不及時整理歸檔，二是歸檔文件的完整性不強，只重視勘察設計成果完成時以前的資料歸檔。勘察設計成果提交業主后，在施工過程中的技術交底記錄、圖紙修改、基礎驗槽記錄、設計聯系單等資料歸檔不全，在計算書的歸檔中，電算打印件、電算電子文件歸檔較全，而計算機手稿歸檔不全。與工程有關的洽商記錄，回訪總結及其他質量信息反饋資料，工程竣工后的照片等也歸檔不全。工程項目總承包與項目管理的文件材料歸檔中，也存在著系統性不強的問題，一是建設主管部門、各行業主管部門、項目業主對歸檔文件材料，從內容到形式上都要求不一致，二是承擔工程總承包的項目負責人存在只要滿足項目業主的要求就可以的思想，導致了許多文件材料沒有及時的歸檔。

1.2歸檔文件材料的質量不高

歸檔文件材料的質量不高主要體現在，一是文件材料分類不規范，二是文件材料制作不規范。文件材料分類有按勘察階段、設計階段分類，有按項目分類、有按專業性質分類，有按基本建設程序分類的。文件材料制作存在的主要問題有：現場原始鉆探資料、計算書手稿、施工記錄、工程簽證單、試運行記錄等表格制作，書寫不統一，打印件標準不統一，工程制圖使用的文字、數字的大小、圖幅、圖標及圖紙加長等不規范，還有的現場簽證沒有用合格材料書寫。有的以蓋章或打印名字代替簽名，裝訂不符合規定等。

1.3歸檔文件材料的保管期限與保密問題

勘察設計企業科技檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30 a、10 a。而實際歸檔中，文件材料的保管期限常定為永久、長期、短期，而長期與短期的時間沒有明確界定。因此在歸檔中很難確定具體的保管期限。

勘察設計企業有自己的核心技術和專有技術。有些新技術和科研成果是需要保密的，但目前行業沒有明確的保密法規，密級劃分又不統一，標識也不規范。檔案的密級不明確，給檔案利用與保管造成許多不便。

1.4歸檔文件的鑒定與利用

目前許多勘察設計企業逐步重視科技文件的歸檔工作，對科技檔案保存價值的鑒定工作沒有引起重視。使許多無保存價值的檔案文件繼續保存，如有的幾十年前設計的建筑物、構筑物早已拆除，但設計施工圖等還繼續保存，占用了庫房資源。有的檔案利用率極低，幾十年沒有人查閱，變成了“死檔案”。

1.5電子文檔與網絡數字化管理

目前許多中、小型勘察設計企業還處于傳統的檔案管理模式，對電子檔案與網絡數字化管理還在起步階段，檔案存儲數字化和利用網絡化不強。存在電子檔案的安全性問題，電子檔案與傳統載體的一致性問題，電子檔案的保密，借閱與審批等都需要加快完善。

1.6檔案管理的硬件投入不足

許多勘察設計企業重視勘察設計裝備的投入，以便提高勘察設計水平，占領更多的市場份額。而對檔案管理的硬件投入不足，造成檔案庫房面積不夠、設施不完善，檔案庫的防塵、防曬、防蟲、防腐等達不到規范要求。計算機的硬件和軟件跟不上網絡數字化發展的需要等。

2提高科技檔案管理的措施

2.1轉變觀念，加強對科技檔案管理的重視

勘察設計企業應改變傳統的觀念，加強對科技檔案管理的重視。應成立以企業負責人或技術負責人（總工程師）為領導的檔案管理組織機構。組織機構應包括檔案管理人員，各專業負責人或專業技術負責人等。定期指導和檢查檔案管理工作。將檔案管理工作與企業負責人、項目負責人、各專業負責人的工作業績和收入掛鉤考核，以檔案管理水平的提高促進企業勘察設計產品質量的提高。

2.2應建立健全檔案管理的各項制度

從國家的層面，應加快科技檔案管理的法規和技術標準的制定。行業及行業協會應根據行業特點，建立健全科技檔案管理的行業標準。勘察設計企業更要根據自身的專業特點，建立和完善科技檔案管理的規章制度。特別是科技檔案管理的檢查、考核和獎懲制度，以制度激勵專業技術人員對科技檔案管理的重視。

2.3加強科技文件材料歸檔的質量要求

提高科技文件材料歸檔的質量要求，充分發揮科技檔案的作用，更好地位科研、勘察設計、施工服務。企業應制定詳細的科技文件材料歸檔的企業標準。明確科技文件材料的歸檔范圍和歸檔材料的質量要求，加強勘察、設計、施工全過程各個環節檔案資料的收集和編制，嚴格控制檔案從創造、整理、保存、上傳、審批各個環節的質量。一要做到“應歸盡歸，應收盡收”，確保檔案的完整性、成套性、系統性；二要做到歸檔文件材料的真實性，特別是原始依據、原始記錄、確保檔案的價值性；三要對文件材料科學分類，可按工作類別分，如工程勘察類、工程設計類，工程咨詢類，工程總承包及項目管理類等，一個工程設計項目，可按設計階段分類，再按專業細分。四要規范歸檔文件材料的制作，滿足標準化和永久保存的要求。

2.4加強科技檔案的鑒定與作用

勘察設計企業應成立以總工程師為領導的各專業技術負責人、檔案人員參加的科技檔案鑒定工作領導小組。定期做好科技檔案保存價值的鑒定工作，原則上每年應鑒定清理一次。失去保存價值的檔案應及時清理，造表報經上級審定及備案后銷毀。

科技檔案的利用要與推進檔案管理數字化結合起來，把傳統載體存儲拷貝為電子檔案，切實推進檔案存儲數字化和借閱利用網絡化。

2.5合理確定檔案的保管期限與密級

項工程或科研課題，在完成后必須將文件材料系統整理，組成保管單位，填寫保管期限、注明密級，由項目負責人收集初審，企業技術負責人復審后及時歸檔。勘察設計企業應結合本企業專業特點編制各類文件材料的保管期限表和保密密級實施細則。檔案的保管期限由承擔該項目的專業負責人提出，企業技術負責人審查確定。檔案的保管期限應大于實物的生命周期，或大于建筑物的使用年限。保管期限定為永久和定期，易于替換結構的建筑物的檔案，按30年定期，臨時性建筑物的檔案按10年或20年定期保管。歸檔時應填寫保管期限表。要加強涉密檔案的安全保密技術，特別是涉密信息系統的管理、對絕密檔案，目前宜采用紙質保管方式，確保長期可用。

2.6加大對檔案設施的投入力度

勘察設計企業應編制年度檔案工作計劃與檔案設施的預算，加大對檔案工作的支持保障力度，確保庫房、設施達到規定標準。滿足企業發展的需要。

2.7加強對檔案人員和專業技術人員的業務培訓

勘察設計企業屬智力密集、技術密集型企業，具有很強的專業性，工程勘察設計具有多學科和多專業的性質。因此，工程勘察設計文件的形成具有一定的程序和專業性。所以，檔案管理人員不僅要熟悉檔案管理業務，也要掌握一定的勘察設計知識和程序，才能搞好勘察設計企業檔案工作。企業應加強對檔案管理人員的業務培訓和繼續教育，提高檔案管理人員的業務水平和綜合素質，同時也要對勘察設計人員進行檔案法規和檔案知識的業務培訓，掌握新形勢下工程總承包、項目管理、工程咨詢對檔案管理的要求，加強檔案管理的信息化建設，切實開展檔案數字化，檔案編研、檔案業務交流，不斷提高檔案管理的規范化和專業化。

3結語

在新形勢下，加強勘察設計企業的科技檔案工作，提高了檔案管理人員和專業技術人員的業務素質，促進勘察設計質量的提高，對推動企業的發展，增強企業的市場競爭能力和創新能力，具有重要的意義。

參考文獻：

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