我國高速公路企業的檔案管理模式選擇

摘要：檔案工作是輔助高速公路企業正常經營運轉的基本環節之一，而完善檔案工作的根本前提就是干好檔案管理，搭建適合且有針對性的高速公路企業檔案管理模式。因此，對于高速公路企業檔案管理模式的探討研究，是非常有必要且重要的。文章針對高速公路企業檔案管理模式的基本分類、管理原則、多樣化特征及導致該特征的因素進行分析。

關鍵詞：高速公路企業；檔案管理；管理模式

中圖分類號：U491文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2014）18-0049-02

檔案工作是輔助高速公路企業正常經營運轉的基本環節之一，而完善檔案工作的根本前提就是干好檔案管理，搭建適合且有針對性的高速公路企業檔案管理模式。所以對高速公路企業檔案管理模式的探討分析是非常有必要且重要的。

1高速公路企業檔案管理可選擇的模式類型

1.1按檔案部門行政關系劃分

企業直屬部門模式。這種模式下的檔案部門不隸屬于企業任何一個其他部門，是作為企業直屬部門的獨立存在，直接歸企業領導管轄。在高速公路企業當中，一般是總公司或是實力較強的分公司會設立企業檔案館或者具備檔案館作用的檔案室。

隸屬于企業辦公室。隸屬于辦公室管理是現實中最為常見的一種企業檔案部門行政歸口模式，一般稱為企業檔案室。

隸屬于其他部門。隸屬于其他部門在這里是指隸屬于信息管理中心管轄。這種模式是社會發展以及信息化進程的產物，而相應的檔案部門對檔案采取的是智能化、自動化、現代化的管理。

1.2按檔案集中管理程度劃分

以檔案集中管理程度為分類標準，可以有集中式、分散式、分級式三種類型，且這三種屬于基本管理模式。

1.3按檔案管理對象模式劃分

以檔案管理對象模式劃分，可以有檔案實體管理模式、檔案信息管理模式、檔案知識管理模式。

1.4按第三方介入模式劃分

以第三方介入模式劃分，可以有托管模式、外包模式、文件中心模式：①托管模式是指企業在檔案所有權不變的條件下，以合約形式在一定托管時期內將企業的檔案部分或全部讓渡給公共檔案館管理，公共檔案館利用自身已有的檔案基礎設施來保管企業檔案，并負責企業檔案的整理或保管或開發利用等業務工作；②外包模式指的是將企業檔案涉及到的業務外包給其他單位管理的模式；③文件中心模式是指在企業所在的市轄區（不設區的市）成立企業檔案集中管理中心，由區（市）檔案局負責管理的一種模式。企業檔案集中管理中心的職責有接收區（市）所有企業的檔案，當然是接收范疇內的；整理并管理中心的檔案，同時定期鑒定、銷毀達到規定保存年限的檔案；負責提供社區檔案查閱和利用服務，以及中心庫房設施的日常管理工作，保持良好的檔案保存環境，延長檔案使用壽命。這種模式是在精簡、高效的原則下，對企業檔案的集中統一保管，不僅能夠更專業、更科學地保管好企業檔案，而且方便企業和社會各界的利用。

2高速公路企業選擇檔案管理模式的原則

2.1自主性原則

自主性原則注重企業自主開展檔案工作，自主選擇企業檔案管理模式，這要求高速公路企業結合行業特點、自身發展情況以及文件材料種類等實際情況來確定企業檔案工作的具體管理模式，使自身發展為檔案工作的核心，并由企業自身決策決定檔案的歸集、整理、保存、使用、人員配置、機構設立等。

同一種管理模式對于某一個企業檔案工作來說可以發揮出很好的效用，但是將其放到其他企業卻不能起到同樣的效用。不同的企業具備不同的規模、歷史以及特色，在企業運轉過程中所形成的文件內容及形式等特征也會有所不同，因此企業不能套用一種檔案管理模式，不能直接把公共檔案館管理模式直接“移植”到企業檔案工作中，正確的做法是結合企業實際，選擇與企業最契合的管理模式。

企業主能夠自主管理檔案，檔案工作也需要進行自我管理發展并健全化。結合自身現狀，企業可選擇的檔案管理模式有集中化、分散化亦或是混合式管理，同時還能夠進行委托管理，委托機構可選擇文件中心或者是第三方中介機構。

自主性原則的重點在于企業是選擇檔案管理模式的核心，有決定權。所以，相關行政管理部門要防止過多干涉，創造充足的自主權空間，保證企業的自主決定權。但是，自主性原則并不是意味著企業能夠自由管理、聽之任之、并違背國家有關行政部門的規定，企業也不能缺失相應的責任檔案行政管理部門在高速公路企業檔案管理模式選擇中可以通過提供法規服務、指導服務、宣傳服務以及培訓服務等促進高速公路企業檔案工作的發展。

2.2適應性原則

適應性原則是指企業采取的檔案管理模式要適應企業的發展趨勢、資金設備等物質環境及企業需求，并符合國家的相應法律條規。適應企業發展趨勢指的是檔案管理層次、形態必須要分別適應于企業規模和管理狀況。通常情況下，中小規模的企業能夠采取單級管理，而大規模的企業集團，如高速公路企業，能夠采取企業法人為單位的多級管理，并依循“統一領導，分級管理”的管理思想。

適應物質環境指的是企業應結合自己的經濟、物質現狀，選擇檔案管理模式，并采取與企業技術條件符合的管理方式。傳統管理、計算機輔助管理和信息化管理這三種管理方式是檔案管理方式的三個不同發展時期，它們要求的條件也差異很大，傳統管理的開展是最方便的，而信息化管理的開展就要求有夠高的物質條件，盡管檔案管理方式要與先進技術相匹配，但企業也不能隨意決定追隨先進的管理方式而忽視了企業的物質環境。在辦公自動化程度高的企業，它們能夠進行信息化管理，完成文件檔案管理統一化，但對于沒有采取網絡管理的企業，它們應采取傳統或計算機輔助這樣的管理方式。

2.3效率和效益原則

效率和效益原則不僅要求不斷提高企業檔案工作效率以適應企業管理與發展，還需要企業做到以較小的管理成本收獲利益的最大化。獲利是企業的天然觀念，同時是市場環境中存在發展的自然態勢。因此高速公路企業檔案部門要樹立為本企業獲取利益的服務思想，并以此作為其生存和發展的前提，在工作中應多貫徹“效率”和“效益”兩個原則。

3高速公路企業檔案管理模式多樣化的特點及原因

綜上所述，高速公路企業檔案管理應該遵循自主性原則，自主性原則體現在企業檔案模式的選擇上，就是依循國家相應的法律，結合自身狀況和發展趨勢，選擇合適且科學、經濟、簡便、高效的檔案管理模式。高速公路企業的特性及所處的環境決定了其檔案管理模式的要遵循自主性原則，而自主性原則必然使得企業檔案管理模式百花齊放，呈現多樣化發展趨勢。除此之外，高速公路企業檔案管理模式呈現多樣化趨勢的原因還包括以下幾個方面。

3.1市場經濟競爭機制要求企業資源優化配置

資源優化配置過程在不同的企業表現形式以及具體步驟將會不一樣，因此對檔案管理模式的選擇也產生了很大的影響。以前在國有企業中，存在不管企業實際條件以及發展態勢而統一進行的檔案管理活動，并規定了統一的檔案管理模式，這種做法在一定程度上規范了企業檔案工作，但也給部分企業制造了各種困擾和難題，因為過高的管理成本使企業身受重負的案例有很多。高速公路企業要以此為戒，檔案管理模式的選擇和設置必須從資源優化配置的角度出發，做到因“企”制宜，與實際相符。對于規模較小的企業，由于檔案數量較少，所以可以專門指派人員或由專人兼職負責；對于規模較大的企業，由于檔案的數量種類較多，管理保存的工作也會相對復雜，那么可以設立專門機構來負責；對規模很大且發展較長的企業，可以設立檔案館，規范嚴謹管理檔案，以利于企業歷史與未來的積淀。

除此之外，在選擇企業檔案管理模式時，我們必須樹立檔案工作作為基礎性、輔助性工作的觀念。負責檔案的員工要有企業管理包括檔案管理的意識，企業檔案管理是服務于企業，而不可有企業檔案管理是高于脫離企業管理的想法，要將企業檔案管理工作列于整個企業的從屬地位，這樣能促使每一個高速公路企業更加合理科學地選擇適合自身的檔案管理模式，從而促成管理模式的多樣化。

3.2企業營利性屬性要求檔案管理具備最高的效益和效率

部分研究者在進行企業檔案管理問題分析的時候，認為企業注重利潤的特性導致對檔案工作的忽視，筆者不太贊成這種觀點。企業在本質上就是以獲取利潤為目的的社會經濟組織，企業能否贏利關乎企業在市場經濟環境下能否存活，企業各項職能活動的價值最終都要以此為判斷依據。學者在研究高速公路企業的相關課題時也將這個作為基礎。企業的營利性決定企業職能實現、機構設立和撤銷以及人員配置都要追求最高的效率和效益。如果某一內部機構不能給企業帶來直接（間接）利潤或者對企業的營利沒有一定幫助，反而成為企業的負擔，企業就會考慮其撤銷的可能性；如果某部門組織工作效率不高，企業就會調整該部門以提高其效率和效益。同樣，高速公路企業在選擇檔案管理模式時，要衡量這種模式能否保證檔案管理達到最高效率和效益，如果僅僅從科學管理檔案的視角選取檔案管理模式，將很有可能與企業追求盈利的目標截然不同，給企業帶來高管理成本。檔案管理模式沒有最好的，只有最合適的，這是現在的高速公路企業檔案管理模式多樣化趨勢的重要原因之一。

3.3企業階段發展造成檔案管理模式動態變化的可能

通常情況下，企業會有好幾個發展時期，且不同發展時期將會有相應的發展戰略與經營方式。在現代企業制度的影響下，高速公路企業機構組織也會向著“扁平化”趨勢發展，這要求企業減少中間管理層次，以增加企業組織變化的靈活度，這種發展變化一般都需要一定的時間來完成，因此在這一變化階段中，在動態的企業運轉狀況中，檔案管理模式也會隨之變動調整。

總之，由企業的本性及其生存的環境所決定，企業檔案管理模式呈現多樣化發展已經成為一種不可阻擋的趨勢。

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