機關辦公自動化建設（OA）的思考

摘 要：新時期下，各級機關必須積極利用辦公自動化技術，加快知識信息的創造、加工、傳播和應用。本文介紹了機關辦公自動化建設的現狀、存在的問題、發展策略及對機關工作人員如何適應辦公自動化的要求進行了探討。

關鍵詞：機關； 辦公自動化建設； 思考

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1006-3315（2014）07-178-001

最早的辦公自動化指的是傳真機、打字機、復印機等辦公設備的使用。接著，指的是用電腦進行文書存貯、排版及輸出工作。這些傳統的辦公系統都無法實現信息的共享、交換、傳遞，無法實現機關、單位內部的協調。今天的現代辦公自動化系統更著重于提供辦公信息的共享、交換、組織、傳遞、監控功能，提供協同工作的環境。政府機關不僅要求公務人員對他所要實施的任務目標能夠“知其然”，更要求公務人員特別是高級公務人員能夠“知其所以然”，在這種背景下，辦公自動化領域不可避免地孕育著一場新的革命。

一、機關辦公自動化建設存在的問題

1.缺乏統一的技術標準（文檔、流程、管理、監督）和規范

隨著辦公自動化的迅速發展，各種OA軟件開發公司不斷涌現，各類OA軟件公司、實施單位在開發上各自為戰，缺乏相應的行業標準，為日后與上下級單位、同一行業、相關機關進行聯合辦公留下了極大隱患， 也為系統的升級帶來了困難。

2.缺乏交流的氛圍和環境

在我國，缺乏統一的辦公自動化協調機構，指導力量和力度不足，使有些部門處于半自流狀態；由于交流不足和低水平的設計，造成很多的部門都在做重復的建設，而對系統建成后的“強制”應用則重視不夠，以致出現應用系統得不到最佳的應用水平，發揮不出信息系統的應用效果。

3.新的辦公方式的推廣往往會出現問題

由于計算機水平的普及程度不夠，很多部門的工作人員不會操作辦公自動化軟件。而網上辦公與傳統手工辦公有著流程的差異，使得很多人員在辦公習慣上難以改變，難以真正實現系統性流程。

4.真正無紙化辦公難以實現

第一，很多OA系統由于缺少實現網上公文批注、簽閱的軟件，領導的批示、簽字還只能在紙上完成，無法實現真正意義上的無紙化。

二、機關辦公自動化的發展策略

1.選對合作伙伴。強強聯合，有利于開發水平的提高、開發周期的縮短，避免低水平的重復，少走彎路，提高產品的競爭能力。

2.技術選型符合發展潮流。選擇與世界發展潮流吻合的技術。技術的標準化程度要高，開放程度要好。關鍵應用主張自主開發，發展民族產業。在技術結構方面，盡快從Client/Server結構體系轉到Browser/Server結構體系，采用B/S思路，最終用戶界面統一為瀏覽器，應用系統全部在服務器端，是標準的三層結構體系。

3.功能模塊實用為主。有些軟件廠商，為了提高軟件的價格，采取了以“大”充好的策略，不管客戶實際需求怎樣，奉行模塊多就要收高價的策略。而在實際應用中，常用的模塊只有幾個。

4.系統設計符合國情。考慮到我國辦公自動化的現狀，在設計上應采用生命周期法和快速原形法相結合，在已有的產品基礎上，以采用快速原形法為主，先推廣，后調研，進行二次開發。

5.組織實施領導支持。實施辦公自動化，必將與傳統的工作模式有所沖突，這就涉及到改革問題，因此需要領導大力支持，率先使用。

6.普及培訓落實應用。辦公自動化系統涉及的部門較廣，必須以各相關部門能夠正常使用為前提條件，通過提供多種形式的培訓和提供使用手冊等方式，幫助使用人員盡快掌握操作方法，可使系統早日得到推廣使用。

三、機關人員如何積極適應辦公自動化的要求

1.思想觀念轉變，走出認識誤區。一是走出“自動化”不如“手動化”得心應手的誤區，早日告別紙與筆，走向光與電；走出自動化就是走出文字處理自動化的誤區，進一步擴大辦公自動化的范圍和外延，改變配上計算機、學會輸入法就是實現了辦公自動化的不正確觀點；走出辦公自動化容易出錯、容易泄密、不利于歸檔等誤區。二是加快知識更新，適應辦公自動化的要求，熟練掌握計算機知識、網絡知識、電子公文知識和操作技能，使自己在知識結構上能夠適應辦公自動化的要求。

2.信息來源上轉變，廣泛博覽。機關人員一定要跟上網絡發展的步伐，從只注重本地信息的小圈子里解脫出來，充分利用先進的信息技術，將分散于各種網絡的社會信息及時收集起來，整合成為有機的、完整的信息系統，不斷拓展服務空間，有計劃、有步驟、高效率、高質量地服務于各級領導。

3.資料搜集上轉變，優質高效。辦公自動化的普及，機關人員在資料收集利用上有了更方便的條件、更廣闊的天地、更高效的手段。為適應這一變化，機關人員一是要變單一為多元；二是變粘貼為儲存；三是變保存為整理。在推行辦公自動化系統的初期甚至相當長的時期內，為保證正常的辦公秩序，須將傳統辦公系統和辦公自動化系統并行，使兩種系統處于共存、互補狀態。兩種系統的并行，不僅不會減少行政管理的工作量，反而還要增加許多重復性勞動，軟件開發者和辦公人員都應對此有充分認識。

4.寫作方式上改變，靈活高效。辦公方式的轉變，最直接的就是文件處理方式的轉變。對機關人員來說，更主要的表現在寫作方式的轉變。一是變手寫為敲打；二是變順序寫為成熟先寫。運用電腦以后，可以完全打破傳統的思想模式，哪個問題考慮成熟了就先寫哪一部分；三是修改更方便。公文的起草、發文、簽閱、傳遞等均可在計算機上進行；通知、公告、通信、開會、決策、獲得反饋信息、征求員工意見等均可在網絡上實現。

做好機關辦公自動化工作，統籌兼顧、綜合平衡是第一重要的，辦公自動化需要同步做好各方面的工作。同時規范辦公程序，減少重復勞動，在提高管理水平、提高服務能力、提高工作效率上發揮積極的重要作用，為機關效能建設取得實效增添精彩的一筆。

參考文獻：

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