加強醫院檔案工作的創新思路

醫院檔案是指醫院在醫療、教學、科研、管理等各項活動中形成的具有現實查考價值和歷史研究價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。醫院檔案在不同的歷史時期，為推進醫院各項工作又好又快的發展發揮了重要作用。今年中央和湖北省提出了全面深化醫藥衛生和計劃生育改革的重大舉措。醫院檔案工作遇到新的機遇和挑戰。如何適應新形勢的要求，更好地為醫療、教學、科研服務，為醫療改革的深化和發展服務，是醫院檔案工作者面臨的課題。筆者以為，醫院檔案工作要適應新形勢的要求，跟上時代發展的步伐離不開工作的創新，創新是檔案工作發展的動力，也是檔案工作自身發展的需要。

一、更新思想觀念，是檔案工作創新的前提

當前，檔案工作的發展與社會經濟的發展一樣，正處在一個關鍵時期。全面貫徹落實醫改政策，促進醫療事業健康發展，重新認識檔案工作十分重要。

首先，醫院領導應站在新的層面上認識和 重視檔案工作的重要性。醫院檔案是醫務人員合法權益的憑證，是患者病情檢查及治療的記載，是醫院管理和建設的重要依據。它為領導決策、為醫院編制各種制度與職責，為上級衛生行政部門編史修志提供了重要參考資料，為醫療糾紛提供可靠依據，為醫療、教學、科研及醫院管理提供了保障。

其次，檔案管理人員要解放思想，調整思路，擺正位置，理順繼承與創新的關系。不能墨守成規，按傳統辦事，僅滿足立卷歸檔、提供利用。要在日常工作中拓寬新的路子，收集工作全面、及時，準確，使室藏檔案材料更加豐富，載體形式多樣，能滿足院領導、職能部門及職工的利用需要，讓檔案工作充滿生機和活力。

二、改變管理模式，豐富服務內容是檔案工作創新的核心

我院1951年建院，縱觀幾十年來檔案室走過的歷程，曾取得過不少成績，1996年評審就達到國家二級管理標準。但是，隨著時代的發展，醫院檔案在管理體制、管理模式和管理技術上都發生了很大的變化，檔案工作已從手工作坊式的實體管理模式向現代化檔案的信息管理模式轉變。檔案工作人員應該深刻認識并適應這一轉變，根據社會需求，調整工作思路和方法，不斷豐富服務內容，才能真正實現檔案工作的創新。

第一、思想上高度重視，加大檔案信息化管理必需的硬軟件方面的投入，推動醫院檔案管理的信息化進程。我院檔案管理工作已向信息化管理邁出了堅實的一步。2007年初醫院就開通了局域網絡，檔案工作逐步實現微機管理。在查閱方面，為每份文件建立電子目錄，便于查找利用；文件處理方面，在院內局域網上專門設置“公文”程序，開通網上收發公文的便捷通道，并建立一套與之對應且行之有效的以各職能部門負責人為主體的檔案管理網絡，職責明確，任務到人，使檔案管理工作的觸角深入到醫院每一個部門，每一項工作中去，既保證了文件的及時傳輸，利用資料的快捷，又節約成本，同時也增加了信息的透明度。

第二、增強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性，主動開展深層次的加工，依托現代化設備和手段，充分挖掘醫院檔案信息資源。如我們把多年來的室藏檔案及相關資料逐卷逐份調閱，分門別類進行記錄，嚴格選材、加工、“去粗取精、去偽存真、去劣存優”，完成了醫院“組織沿革”、“醫院年鑒”、“醫院簡介（光碟版）”、“大事記”、“全宗介紹”、“科研成果一覽表”、“醫院各類人員動態”、“醫院歷年辦學培訓情況”、“歷屆院領導班子成員一覽表”等編研工作。根據醫院大型活動如“二次創業”、“醫院管理年活動”、“2008年抗震救災”以及有關領導、專家外出參觀學習等活動收集整理了多組照片專輯，并通過宣傳廚窗，受到全院干部職工的喜愛。現在醫院在門診部、住院部、病人出入通道處對外做“專科簡介”，各個臨床科室做衛生宣教，對外宣傳專家簡介，優秀醫生和護士事跡介紹等方面，檔案室都及時提供可利用的資料、照片或錄像。從而達到利用服務形象化，提供利用系統化，信息傳播廣泛化，宣傳效果生動化。

第三，檔案部門要充分利用多種渠道、多種途徑開發檔案資源，在不涉及單位機密、個人隱私的前提下，盡量向本單位甚至社會開放更多的檔案資料，如通過檔案展覽，編寫檔案參考資料，檔案網絡信息服務等方式變“死檔案”為“活信息”，挖掘檔案資源潛在的經濟價值和社會價值，更好地為醫院、患者及社會公眾服務，真正做到醫院改革各項工作發展到哪里，檔案工作就服務到哪里。

三、提升管理手段是檔案工作創新的基礎

檔案管理工作手段的創新是檔案工作發展的重要因素之一。首先，我們要努力實現檔案裝備技術現代化，積極運用網絡技術、數碼技術、影像技術等先進技術和手段，以提高檔案工作技術含量和水平，逐步解決手工操作效率低的問題。我們通過利用計算機存儲、管理醫院的各種檔案，完成醫院HIS與LIS系統的聯機工作，我院加強對病案現代化管理的科學規劃，2010年醫院投資300萬元率先在湖北省內完成電子病歷上線實施工作，實現以電子病歷為核心的臨床信息管理，并逐年加大開發力度，現在電子病歷組合了臨床不同工作體系（如實驗室檢查、放射檢查、藥品管理和財務系統）等有效的減少了檔案的占用空間，信息保存更加方便簡單，檔案利用更加方便快捷，同時也節省了物力財力，提高了工作效率，實現信息共享。通過病案資源共享，在醫院專科建設方面、醫院等級評審方面、醫院質量控制方面取得很大收獲，從而也促進了病案管理的科學化和高效率。

其次，檔案工作人員要采取積極有效的措施，擴大宣傳，介紹檔案工作知識，通過檔案利用的事例，進行檔案業務指導，讓全院每位職工都了解檔案，樹立起強烈的檔案意識，進而讓更多的人注重收藏和利用檔案。

四、提高檔案管理人員素質是檔案工作創新的保障

檔案工作不僅是一項傳承歷史、規劃未來的重要工作，它還是一個依賴于通訊和網絡的全新工作。檔案人員要承擔檔案資源信息化、網絡化、數字化的開發、傳播、利用的重要角色。社會的改革發展與知識信息時代決定了對檔案工作人員要有更高的要求，檔案工作人員自身素質的高低，直接影響著檔案內容質量。要做好這項工作，單靠踏實、勤懇地工作是不夠的，這就要求檔案工作人員要有較高的政治道德素養，組織管理能力的職業素養，扎實的專業知識和基本的醫學常識。

1、檔案工作者要加強政治思想學習，保持政治上的堅定性，愛崗敬業，善于思考問題，勇于提出改進工作的意見和設想。

2、檔案人員要注重學習，要針對自身素質的實際差距，按照檔案人員素質要求，通過學習和培訓彌補不足。要善于在實踐中總結、研究檔案專業的理論和技術，尤其是學習電子文件和電子檔案管理知識，以便于工作跟上時代步伐。

3、以現代化技術要求為標準普及現有檔案人員的繼續教育，結合醫院實際情況，有計劃地進行知識溶化提高以及相關學科如管理、經濟、醫學等知識的擴展，使檔案人員視野開闊，技術全面，整體素質提高。

4、采用引進來走出去的動態交流方式，不斷擴大單位間的交流合作，增加檔案人員的信息源和創新思維。請檔案局專家或本系統中有豐富實踐經驗的專業人才授課，傳授檔案管理新知識。

綜上所述，醫院檔案現代化管理工作必須立足于創新，創新是醫院檔案管理工作適應新形勢發展的必然需要。隨著醫療改革的不斷發展，檔案工作的創新有了廣闊的空間。只要我們勇于面對新形勢、新問題、新任務和新機制，思想上高度重視，行動上主動探索，實踐上積極創新，醫院檔案工作才會充滿生機與活力，才能最大限度發揮醫院檔案的作用。

（作者單位：湖北省中山醫院）