對合并高校檔案管理的思考

摘 要：近幾十年來，中國高校建設進程顯著加快，國家本著科教興邦的理念加大了對教育的政策性扶持。尤其針對高校教育，出臺了一系列政策進行教育管理體系的內部改革，大規模的高校合并就是其中非常重要的一部分。高校合并后，檔案需統一保存和管理，檔案保存系統的建立具有十分重要的意義，同時，檔案收集和整理工作、檔案管理過程中所面臨的安全、檔案的使用等問題都需要重新妥善安排。

關鍵詞：高校合并 檔案管理 檔案保存

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）05（a）-0142-02

高校合并的意義在于對高等教育的資源重組，借此通過各高校互補以達到1+1>2的目的。高校的合并工作主要從行政管理、專業教學和辦學思路及校園文化等幾個方面進行，在合并中涉及整個高校系統中的每個部門。在此，本文旨在對合并后的檔案管理部門的情況和合并過程中所遇到的問題進行一下討論。

1 關于高校合并檔案保存系統建立的問題

通常情況下，在檔案采集之前成立一個安全可靠的檔案管理保存系統是必須的。在現在的高校中，這種保存系統一般分為兩類：一個是實體存在的儲藏地，如檔案館、檔案室等；另一個是以電子版保存的電子檔案，這也是近年來高校信息化改革的重點。幾乎每個高校都有自己獨具特色的檔案管理體系，而在合并過程中因為各項工作不能有序進行，特別是對一些沒有及時歸檔保存的文獻資料進行整理，導致了這部分資料的保存和收集出現漏洞。因此，在進行高校合并之前，對于合并后的檔案的保存，首先學校之間應該達到共識并找到最方便安全的解決辦法，能夠有一個完善的交接方案，最大限度的避免一些珍貴的檔案資料因為合并而遭到損害。

同時，在高校合并的過程中為了有效節省資源和人力，通常會保留各校原本的校區，這也是大部分高校合并時所采取的一個主要形式。從整個合并后高校的檔案保存管理分析，由于高校檔案人員的調整和崗位的變化，檔案保存和管理工作也會因為校區分散、人員交接等問題而出現混亂，尤其是那些“各自為政”的檔案管理體系，已經不能滿足合并后新的檔案管理工作。在這樣的前提下，電子版的檔案通過高校信息系統的建立就可以便捷的歸入到高校檔案合并中，但是對于實體檔案的存放和使用來說卻是一個很嚴重的挑戰。在高校合并的檔案管理中，要保證合并后的學校整體檔案管理的統一和各學院方便各自使用兩方面的融合。這個問題雖然看起來有些難度，但是只要做出一個系統的具體的管理體系，這個看似龐大的工程就迎刃而解。

比如可以采用在總校建立一個檔案管理機構的本部，在各個合并的高校或者校區分別建立其各自的檔案管理分部，利用類似企業管理的方法，本部對全校檔案統一管理；原各校的檔案由各校區的檔案管理分部分散存放。各分部在保證其原有檔案機制的基礎上，將檔案的副本和檔案的檢索系統上交本部，這樣既能做到分部檔案使用的方便快捷，又能讓合并后的學校對檔案整體有一個規范的管理。

2 合并高校檔案后的檔案收集和整理工作

毫無疑問，高校合并前的檔案收集工作是由各自安排進行的，但是合并后的高校必然要做到檔案采集的統一，這是高校合并后進行檔案管理的前提。而現實情況是，在進行檔案收集和整理的過程中發現，因為合并高校的各學院校區的具體情況不同，采集檔案的時間會有些許差別，這就不能保證檔案管理的完整性和整體性。因此，在統一采集的范圍內也可讓各校自行安排具體時間，但是值得注意的是，雖然合并前的各校檔案采集方式可能會有些不同，合并后即使采集的具體時間點允許各院校在統一規定的時間段內各自安排，但是具體采集方式和內容必須做到和合并后的高校整體統一。這就需要在檔案采集之前，由上文提到的高校檔案管理總部，對這一年的檔案采集情況作出詳盡的規劃，也建議對各學院統一安排采集人員。

在檔案采集規劃方面，一是要求檔案管理總部很據各院校的詳細情況，規定好進行檔案采集的時間段，這個時間段要符合總部和各分部的工作計劃，并要求分部嚴格按照時間段完成采集，否則很容易造成總部工作的混亂。二是在關于檔案采集人員方面的分配上，必須統一安排一些經過專業培訓的采集人員，在總部專人的陪同下到各分部完成采集，這樣可以大大提高檔案采集效率，避免不必要的工作重復和時間浪費。值得注意的是，合并后的高校檔案管理工作量是龐大的，細致規范的采集工作可以有效的保證檔案管理工作的有序進行，這是一項長期而艱巨的巨大工程，還需要一步步的進行探索和積累寶貴經驗。

檔案采集后，還需要進行整理，以方便后期進行查閱利用，為師生、學校以及社會提供更好的服務，真正發揮檔案的作用。在檔案整理過程中，必須要注重檔案的歸類，比如按時間歸類、按類別歸類等等，同時還要對重要檔案進行備份，以備不時之需。檔案工作人員，要從思想上擺脫自己只是一個“管理員”的舊觀點，檔案后期的整理工作極其重要，尤其是對檔案的再次加工工作，是一個繁瑣、枯燥的過程，同時也是使檔案工作產生新成果、新效益的過程。這就要求檔案工作人員以一種無私的心態進行工作，要經受得住檔案工作的繁瑣，還要接受檔案工作者的“默默無聞”，這樣才能在工作中戒驕戒躁，才會才枯燥的工作中，創造出新的成績。

3 高校合并檔案管理過程中所面臨的安全問題

檔案安全是檔案管理工作中無法回避的重要課題，在推進高校檔案管理信息化的過程中，防火墻安全性不高、網管病毒侵襲等都會給檔案管理帶來嚴重威脅，甚至于任何一個漏洞都可能會對檔案保存、管理工作帶來致命的打擊。除此以外，在高校合并過程中事物繁多，檔案管理工作任務龐大而往往人力不足、時間緊迫，各種問題相繼出現也非常容易造成檔案的混亂和丟失。這種情況無論是在在實體的紙制檔案還是信息化的電子版檔案中都很容易出現。而這些問題應該得到從高校上層到每一個檔案工作者的重視。

首先需要高校內部人員提高自身安全意識。而加強檔案內部人員的安全意識與高校領導平日的工作重心有很大關系，高校檔案管理的信息化程度越高，就越需要工作人員能夠事無巨細的進行工作，而高度的責任感才是進行檔案管理的基礎，因此，檔案管理工作要從強化內部人員的職業素養入手，提高高校檔案管理的專業水準。其次，檔案管理工作關系到每一位教職人員和師生的切身工作生活，也需要全校全體人員的配合與支持。在注重合并高校的同時，應該加強法律法規的宣傳，讓學校內部各部門認識到檔案安全的重要性，檔案是從學校到社會的寶藏，是學校工作和學生今后步入社會發展的重要人力資源資料，同時有著其他任何材料難以代替的檔案價值。檔案的安全保存也就需要全校師生意識到其重要性。

一個完整使用的檔案管理制度，是在較高的檔案管理意識基礎上的上層建筑。前文提到了在學校建立檔案管理總部和分部，但是檔案管理工作不是簡單的建立幾個機構那么簡單，面對著如此龐大復雜的檔案管理體系，在建立機構的同時，也要有一套完整的管理制度，使檔案工作有秩序，有規范，有系統，有理有據的進行。這個制度不但關系到整個高校的檔案管理，也涉及到合并之后各個院系檔案管理的具體工作中去。這就需要檔案各部門分工明確，各部門、各管理層有詳細的符合相關法律法規的工作制度，來確保檔案在每一個環節中的安全性。

4 合并后高校檔案的使用以及維護問題

檔案保存的最終目的在于有效便捷的使用，高校檔案管理也不例外。對于高校來說，全校師生在工作生活中常常會發生檔案調動，這就需要保證檔案的真實有效性。如果在檔案調動過程中疏忽大意，就可能使得學生未來的就業安置或高校教師之間的流動出現很大的問題。針對這樣的問題，首先要考慮的就是檔案工作的服務性，當師生對檔案的使用產生需求時，如何方便快捷的滿足其需要，是高校合并后的一個現實問題。這是因為高校合并后的全校管理系統發生變化，檔案管理工作也變得復雜，這時如果沒有一個良好的使用機制，各檔案管理層會在檔案使用時發生混亂。比如當使用者不斷的提出檔案相關的需要使用或證明的申請時，但各部門因管理權力的不明確而耽誤正常使用，這就為檔案使用者帶來了很多不必要的麻煩。因此，這就需要合并后的高校對各部檔案管理的權力進行明確的劃分，什么級別的檔案有什么部門進行管理，什么證明又有什么部門進行出示，盡量使檔案工作方便利民，用最快最有效的方法為師生服務。

其次，還有一個問題就是檔案使用過程中的安全性，為了避免檔案調動中檔案的損毀或丟失，就需要規范檔案的使用。如果各部門加強了對檔案的重視，檔案調動過程中的安全性是可以保障的。但是一些檔案的漏洞還是會出現，追究原因，很多是因為檔案在變動后并沒有及時的跟進變動記錄，這很容易造成檔案管理的混亂。檔案的管理是動態的而不是靜態的，尤其是在高校合并的過程中，檔案的變化是隨時的，及時更新檔案狀態不但能方便管理，也能減少在檔案變動過程中產生的不必要的麻煩。另外，還不能忽視對檔案館內部設備、實體檔案的定期檢查，對檢查結果做好詳細記錄，并要及時向上級單位進行報告與反饋，加強合并后高校檔案管理的內部安全。

5 結語

綜上所述，檔案管理工作的細致、復雜等特點，都決定了它伴隨著高校合并后所面臨的各種問題，都成為檔案管理過程的一個不容忽視的重要方面。雖然檔案管理龐大的工作量和有限的人力資源雖然讓這個任務看起來有些困難，但是只要在管理過程中保持有理有據，保障管理工作的各方面規章制度健全，加上各個部門認真對待并靈活運用各項檔案管理專業技能，高校合并后成立一個完善安全的檔案管理系統并不是一件困難的事情，這也有利于高校合并之后的檔案管理工作能快速步入正軌。

參考文獻

[1]菅娉娉，史宏捷.關于做好合并高校檔案收集工作的一點思考[J].濟南職業學院學報，2012（4）：120-121.

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