淺談高校教學檔案優化管理

摘 要：教學檔案作為一種信息，是在教學活動中形成的保存查備的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。它是事實的載體，是衡量教學質量、教學活動的重要尺度，是教學評估工作的必然依托。因此，優化高校教學檔案管理，對于高校建設和教學管理發展來說勢在必行。

關鍵詞：高校 教學檔案 教學評估 教學管理

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2014）05（a）-0255-02

教學檔案是高校檔案的重要組成部分，是歷史的記錄，信息的源泉，決策的依據。它隨著學校的發展逐漸積累而成，來自于教學各個環節中具有查考利用價值的文字、數據、圖表、聲像等載體材料。教學檔案是將教學管理實踐活動全過程的文件材料及時、完整、準確、規范地呈現出來，是廣大師生在教學中辛勤勞動和智慧的結晶。它為教職人員提供多方面的借鑒資料，為總結和研究新時期學教育和教學規律，提供全面而豐富的原始資料。是反映一所高校的教學管理，是衡量管理單位教學質量、教學活動、學術水平的重要尺度。

1 教學檔案的重要性

1.1 教學檔案對教學工作評估的參考價值和憑證價值

2004年8月《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》中高校教學工作水平的整個評估指標體系的支撐材料，例如教學質量、教學活動、學術水平等方面的材料都集中體現在高校的教學檔案中，其唯一性保證了教學檔案的憑證作用。

“在高校教學評估工作中，無論進行何種形式的評估，無論評估的程序、領導機構、指標體系如何制定，最有說服力的依據是原始的檔案資料，只有依據這些在教學管理、教學實踐和教學研究活動中形成的具有參考和保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，才能全面、客觀、公平、公正地對評估單位進行評價。”[1]教學檔案承載著大量的教育教學、科研和管理建設信息，完整、真實地反映了學校或教學管理單位的建設和發展過程。而隨著高等教育事業的發展，檔案內容和建設在不斷的豐富和完善，主要包括黨政管理、教學文件、教學活動、教師業務、學生工作、實驗室建設、學術水平、考試考核檔案等檔案，通過大量檔案的自我綜合分析、整理和完善，在不同方面體現出教學檔案對教學評估的參考價值和憑證價值。

1.2 教學檔案對教學管理工作的監督和指導作用

教學檔案是教學管理工作的真實記錄，它存在的根本目的是針對學校提升教學質量及管理工作水平。由此可見，教學檔案內容的完備與管理水平的高低，直接影響到教學管理工作的水平。

教學檔案是經過長期“教”與“學”的教學管理中不斷產生和積累的，在高等學校本科教學工作水平評估和各職能部門考核評估時，教學檔案演繹著無可替代的重要角色，占有者絕對性的地位。鑒于其本身的憑證和參考價值，教學檔案對管理職能部門有獨一無二的監督和指導作用。

總之，教學檔案是在高校教育建設和發展中逐漸豐富和完善的。它的參考價值、憑證價值和指導作用，創造性地為高校發展、教學管理提升服務。

2 優化和規范教學檔案管理

高等教育事業在日新月異發展的同時，教學檔案工作的建設和發展也必須做到更新觀念、與時俱進。在教育部五年一輪本科教學工作水平評估和近年來省教育廳不斷開展的各種形式教育評估，如2008年本科教學工作水平評估、大連海洋大學2013年學院本科教學工作評估等，如此形式多樣化的教育評估更是對本科高校的教學檔案管理提出了嚴峻的挑戰，同時也為其發展建設提供了發展契機，確定了教學檔案的主導地位，充分體現了教學檔案的價值。所以，教學檔案管理規范化是高校辦學質量體現的視口，不斷優化教學檔案管理是保證高校教學質量提高的途徑之一。[2]

鑒于此，逐步實現教學檔案的管理制度化、歸檔自動化，館藏數字化，通過教學檔案標準化、信息化建設推動教學檔案管理的現代化進程，使教學檔案的管理理念、管理理論、管理隊伍得到全面提升，是實現教學檔案優化管理的重要途徑和方向。

2.1 以評促建，明確教學檔案管理重要性，實現檔案管理的制度化

教學檔案是反映一所學校的教育秩序、規模、質量、效益等方面的重要背景資料，具有很高的使用價值和保存價值。通過對各項指標進行定量分析，不僅可以為評估提供強有力的證據，而且可以把學校圍繞教學中心工作所取得的成績系統而準確地再現出來，把學校教學工作中的特色展示出來。[3]因此在形式多樣的教育評估的中，檔案管理作為掌握信息資源的重要性，足以引起高校各級領導和專職檔案工作者的重視，并加大管理和建設力度。運用科學合理的管理制度，結合檔案管理的基本規律對檔案進行標準化、規范化處理。例如標題名稱、主題詞、檔案形成者、檔號編制等，做到有計劃、有檢查、有總結。

圍繞高校檔案管理的效率和現代化建設需要，立足長遠進行檔案管理隊伍建設和人員知識結構的培訓培養，強化高校各部門辦公室人員檔案管理意識和能力。只有教學檔案的作用和重要性得以明確，教學檔案在高校建設中的地位才能確定起來。以教學評估為契機，各個高校為能使教學檔案在評估中更好地發揮作用，因地制宜地制定了檔案管理的各種相關文件。例如，大連海洋大學制定的《2008年本科教學工作水平評估》《大連海洋大學2013年學院本科教學工作評估》等文件，使教學檔案的管理更加科學化，規范化，為評估支撐材料的重要依據和源泉。

2.2 加強管理體制化，理順管理過程規范化

“無規矩不成方圓”，要使教學檔案更好地為高校建設服務，就必須制定明確的教學檔案管理制度。按照檔案分類、分級原則建立一整套切實可行的檔案管理制度，使檔案管理規范化、學科化。

首先，有前瞻性，預見性地加強教學檔案的規范化管理。實行“三納入”，納入學校計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍。[4]教學檔案管理幾乎涉及到學校或教學管理部門所有部門和崗位的工作人員，而不同職位、承擔不同任務的人又會從不同的角度上認識檔案管理和系統的應用。因此，工作沖突、思想抵觸、觀念差異將會影響檔案管理工作的建設和發展。因此，標準和規范是實施檔案管理的建設的重要基礎和前提。例如《大連水產學院本科教學檔案管理規定（試行）》、《大連海洋大學各類檔案歸檔范圍和保管期限表》等制度，詳盡列舉各類檔案的歸檔范圍及保管期限，使檔案管理工作有章可循。

其次，突出檔案管理學科化，檔案管理隊伍職業化。積極優化檔案管理工作職能和結構，打造專業隊伍。需要有針對性地對各級檔案工作人員進行不同方式的培訓和指導。一是打破過去檔案管理人才隊伍的結構模式，注重專業學科人才的交叉互補，例如檔案傳統學科、管理學科、信息技術等人才的全面組。二是加強對檔案管理工作人員的知識更新和技能拓展。培養檔案人員的責任心、職業操守、計算機應用基礎知識和數字化網絡技術知識。三是引進檔案管理的高學歷、高素質人才，包括有經驗的社會型人才和相關專業的高素質人才，推動檔案管理工作隊伍建設，使每一位檔案工作者將檔案管理與現代化發展的相融合，打造檔案管理職業化隊伍。

2.3 加快教學檔案的信息化建設、數字化管理

推進教學檔案管理的信息化建設，是指要實現教學檔案的信息化網絡化，加強教學檔案的目錄數據庫和全文數據庫的建設，使教學檔案管理工作與現代辦公技術相結合，實現教學檔案信息資源共享。[5]2002年國家檔案局制定《全國檔案信息化建設實施綱要》，逐步構建了檔案信息化的實施戰略。而檔案信息化是一個復雜的系統工程。在信息化的建設和發展上，必須以整合、集成、共享作為出發點和落腳點。將傳統紙質文件通過掃描電子化；將傳統檔案進行數字化處理；將現有電子文件進行邏輯歸檔、備份。在自動化網絡辦公條件下，將教學檔案信息管理同辦公自動化管理融為一體，利用信息化應用支撐平臺、建設數字檔案資源庫、實現信息采集、共享與開發、檔案智能化控制的效能。對提高教學檔案管理工作效率意義重大。

隨著我國高等教育事業的不斷深化改革，國家對高校教學工作水平評估的經常性開展，高校檔案優化管理工作愈發重要。高校教學檔案的優化管理，必須與時俱進，立足現實，著眼未來，在矛盾和創新中不斷進步，并提出針對性地切實可行地改進對策。推動教學管理工作和高校建設發展。

參考文獻

[1]趙延昌.高校本科教學評估與檔案管理，學校檔案，2007（4）：176-177.

[2]王凌燕.從教育評估角度思考獨立學院二級院系下的教學檔案管理[J].經濟研究導刊，2012（8）.

[3]常艷杰，馮曉莉.以教學評估為契機 規范高效教學檔案管理[J].機電兵船檔案，2009（3）.

[4]申占軍.再探高校教學評估機遇下的檔案管理[J].咸陽師范學院學報，2010（7）.

[5]牛青芬.高校檔案管理與教學評估[J].青海大學學報，2012（2）.