針對高校人事檔案管理的新看法

摘 要 人事檔案管理是學校人事工作的重要組成部分，有利于促進學校人才資源有效的開發利用，促進學校整體管理水平的提升。目前很多高校在人事檔案管理上都存在很多問題，比如人事檔案管理制度不健全，重藏輕用利用程度低，硬件投入不足，專業管理人才缺乏等。為了促進高校人事檔案管理工作的健全和完善，我們必須尋求相應的解決對策。

關鍵詞 高校 人事檔案管理 問題 對策

高等學校是人才的聚集地，還承擔著培養人才、服務社會的重任。人事檔案是高校發現人才、管理人才的重要依據，加強人事檔案管理有利于促進學校人才資源的合理化開發利用，從而還能促進學校整體管理水平的提升。目前高校在人事檔案管理上存在的眾多缺陷已經明顯不能適應現代人事制度深化發展的現實。為此必須尋找建立健全人事檔案管理的新體制，不多適應高校人事制度深化發展的需求。

一、高校人事檔案管理存在的問題分析

1、人事檔案管理重視程度不夠，檔案管理制度不夠健全

首先，對檔案管理從思想上認識不夠，沒有假期對檔案法律法規的學習，缺乏一定的監管制度，很容易形成盲點，容易出現漏洞；其次，檔案資料收集整理不夠規范，容易出現混亂、缺失狀況，因為目前還沒有形成比較系統、標準化的檔案收集整理制度，在經過多次不同人員處理之后，就會導致檔案原材料缺乏完整有效性；最后，就是因為對人事檔案管理缺乏一定的重視，沒有形成規范統一的檔案管理體系，檔案就會出現缺漏，進而導致檔案內容失真，影響檔案管理工作的正常運行。

2、檔案管理重儲藏輕利用，檔案資源開發利用程度不高

目前人事檔案管理還主要停留在手工管理階段，嚴格按照十大類進行歸檔，忽視了檔案在人才培養、管理等方面的應用，所以現在檔案的深入開發還十分困難。一方面就是只注重存放，單一強調檔案的保密性、政治性，忽略了人事檔案的人才開發性，檔案管理過于神秘，未能發揮出其真正作用。另一方面，目前我國人事檔案是由各級政府的人事管理部門和相應的人才中介機構，檔案調動起來相對復雜，而且各地檔案管理制度又不太相同，檔案調動起來費時費力，這些問題都直接影響了人事檔案的開發利用。

3、檔案管理硬件投入不足，數字化管理進程緩慢

隨著計算機和現代信息技術的發展普及，人們生活、工作就越來越便利了。現代信息技術在檔案管理中發揮著至關重要的作用，它有利于推動人事檔案管理的質量、效率上的雙發展。無紙化人事檔案管理是現代信息社會發展的必然要求，但是目前很多高校在檔案信息化管理硬件投入上還是十分缺乏。有的高校雖然基本上都配備了計算機，但是電子化、網絡化程度并不高，只局限于文檔目錄的錄入，而無法實現人事信息的深入利用。

4、檔案管理人員專業素質不高

一方面是檔案管理人員流動性較大，不太穩定，因為人事檔案管理是一項細致、瑣碎、技術性較強的一門工作，各項工序都要十分認真，不能出現絲毫差錯，所以檔案管理員就需要極為細致的工作態度并適應長期相對枯燥的工作環境，但是目前很少人愿意從事這項工作，有的人雖然從事了相關工作，但是也堅持不下去。另一方面就是目前的檔案人員素質不高，專業程度普遍缺乏，首先從業人員思想觀念老舊，沒有創新服務的意識，缺乏進取開拓精神，不能適應新時期人事檔案管理工作的具體要求；其次就是服務質量不高，風險意識不夠缺乏專業的工作態度；

二、人事檔案管理的對策分析

1、建立健全人事檔案管理制度

因為目前還沒有形成比較系統、標準化的檔案收集整理制度，在經過多次不同人員處理之后，就會導致檔案原材料缺乏完整有效性，長期以往就難以促進檔案管理工作的有效發展。為此必須建立健全各項檔案管理制度，嚴格按照檔案管理期限、范圍進行人事檔案管理，真正做大以人為本，大力創新服務意識；還要加強資料的收集，及時補充材料，做到材料收集的全面性，然后認真進行材料歸檔，還要做到動態化管理，一旦發現問題，即使發現解決，盡力保證檔案材料的完整性。

2、加強檔案管理的宣傳普及，不斷強化檔案意識

人事檔案是高校發現人才、管理人才的重要依據，加強人事檔案管理有利于促進學校人才資源的合理化開發利用，從而還能促進學校整體管理水平的提升。為此必須加強檔案管理的宣傳普及，不斷強化檔案意識。首先要加強廣大一線檔案管理人員的培訓，向他們普及檔案管理的法律法規；其次還要進一步充實檔案管理的內容，加強檔案管理的監督，實現人事檔案的動態化建設，不斷提升檔案管理的實用性；

3、加強檔案管理人員的培訓，不斷他們的從業素質

人事檔案管理是一項細致、瑣碎、技術性較強的一門工作，各項工序都要十分認真，不能出現絲毫差錯，所以檔案管理員就需要極為細致的工作態度并適應長期相對枯燥的工作環境，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。為此要有階段、分層次對檔案管理人員進行業務培訓，不斷提高檔案管理人員的整體素質。

4、不斷創新管理方式和服務意識，推進檔案管理的信息化進程

目前高校在人事檔案管理上存在的眾多缺陷已經明顯不能適應現代人事制度深化發展的現實。為此必須尋找建立健全人事檔案管理的新體制，不多適應高校人事制度深化發展的需求。為此就要不斷創新檔案管理方式和服務意識，大力推進管理工作的信息化進程。這樣就能充分實現檔案的校際聯系和校企聯系，實現不同層次內的信息共享。

參考文獻：

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（作者單位：武漢大學人才交流中心）