針對高校人事檔案管理的新看法

摘 要 人事檔案管理是學(xué)校人事工作的重要組成部分，有利于促進(jìn)學(xué)校人才資源有效的開發(fā)利用，促進(jìn)學(xué)校整體管理水平的提升。目前很多高校在人事檔案管理上都存在很多問題，比如人事檔案管理制度不健全，重藏輕用利用程度低，硬件投入不足，專業(yè)管理人才缺乏等。為了促進(jìn)高校人事檔案管理工作的健全和完善，我們必須尋求相應(yīng)的解決對策。

關(guān)鍵詞 高校 人事檔案管理 問題 對策

高等學(xué)校是人才的聚集地，還承擔(dān)著培養(yǎng)人才、服務(wù)社會的重任。人事檔案是高校發(fā)現(xiàn)人才、管理人才的重要依據(jù)，加強人事檔案管理有利于促進(jìn)學(xué)校人才資源的合理化開發(fā)利用，從而還能促進(jìn)學(xué)校整體管理水平的提升。目前高校在人事檔案管理上存在的眾多缺陷已經(jīng)明顯不能適應(yīng)現(xiàn)代人事制度深化發(fā)展的現(xiàn)實。為此必須尋找建立健全人事檔案管理的新體制，不多適應(yīng)高校人事制度深化發(fā)展的需求。

一、高校人事檔案管理存在的問題分析

1、人事檔案管理重視程度不夠，檔案管理制度不夠健全

首先，對檔案管理從思想上認(rèn)識不夠，沒有假期對檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，缺乏一定的監(jiān)管制度，很容易形成盲點，容易出現(xiàn)漏洞；其次，檔案資料收集整理不夠規(guī)范，容易出現(xiàn)混亂、缺失狀況，因為目前還沒有形成比較系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案收集整理制度，在經(jīng)過多次不同人員處理之后，就會導(dǎo)致檔案原材料缺乏完整有效性；最后，就是因為對人事檔案管理缺乏一定的重視，沒有形成規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理體系，檔案就會出現(xiàn)缺漏，進(jìn)而導(dǎo)致檔案內(nèi)容失真，影響檔案管理工作的正常運行。

2、檔案管理重儲藏輕利用，檔案資源開發(fā)利用程度不高

目前人事檔案管理還主要停留在手工管理階段，嚴(yán)格按照十大類進(jìn)行歸檔，忽視了檔案在人才培養(yǎng)、管理等方面的應(yīng)用，所以現(xiàn)在檔案的深入開發(fā)還十分困難。一方面就是只注重存放，單一強調(diào)檔案的保密性、政治性，忽略了人事檔案的人才開發(fā)性，檔案管理過于神秘，未能發(fā)揮出其真正作用。另一方面，目前我國人事檔案是由各級政府的人事管理部門和相應(yīng)的人才中介機構(gòu)，檔案調(diào)動起來相對復(fù)雜，而且各地檔案管理制度又不太相同，檔案調(diào)動起來費時費力，這些問題都直接影響了人事檔案的開發(fā)利用。

3、檔案管理硬件投入不足，數(shù)字化管理進(jìn)程緩慢

隨著計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展普及，人們生活、工作就越來越便利了?，F(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，它有利于推動人事檔案管理的質(zhì)量、效率上的雙發(fā)展。無紙化人事檔案管理是現(xiàn)代信息社會發(fā)展的必然要求，但是目前很多高校在檔案信息化管理硬件投入上還是十分缺乏。有的高校雖然基本上都配備了計算機，但是電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度并不高，只局限于文檔目錄的錄入，而無法實現(xiàn)人事信息的深入利用。

4、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

一方面是檔案管理人員流動性較大，不太穩(wěn)定，因為人事檔案管理是一項細(xì)致、瑣碎、技術(shù)性較強的一門工作，各項工序都要十分認(rèn)真，不能出現(xiàn)絲毫差錯，所以檔案管理員就需要極為細(xì)致的工作態(tài)度并適應(yīng)長期相對枯燥的工作環(huán)境，但是目前很少人愿意從事這項工作，有的人雖然從事了相關(guān)工作，但是也堅持不下去。另一方面就是目前的檔案人員素質(zhì)不高，專業(yè)程度普遍缺乏，首先從業(yè)人員思想觀念老舊，沒有創(chuàng)新服務(wù)的意識，缺乏進(jìn)取開拓精神，不能適應(yīng)新時期人事檔案管理工作的具體要求；其次就是服務(wù)質(zhì)量不高，風(fēng)險意識不夠缺乏專業(yè)的工作態(tài)度；

二、人事檔案管理的對策分析

1、建立健全人事檔案管理制度

因為目前還沒有形成比較系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案收集整理制度，在經(jīng)過多次不同人員處理之后，就會導(dǎo)致檔案原材料缺乏完整有效性，長期以往就難以促進(jìn)檔案管理工作的有效發(fā)展。為此必須建立健全各項檔案管理制度，嚴(yán)格按照檔案管理期限、范圍進(jìn)行人事檔案管理，真正做大以人為本，大力創(chuàng)新服務(wù)意識；還要加強資料的收集，及時補充材料，做到材料收集的全面性，然后認(rèn)真進(jìn)行材料歸檔，還要做到動態(tài)化管理，一旦發(fā)現(xiàn)問題，即使發(fā)現(xiàn)解決，盡力保證檔案材料的完整性。

2、加強檔案管理的宣傳普及，不斷強化檔案意識

人事檔案是高校發(fā)現(xiàn)人才、管理人才的重要依據(jù)，加強人事檔案管理有利于促進(jìn)學(xué)校人才資源的合理化開發(fā)利用，從而還能促進(jìn)學(xué)校整體管理水平的提升。為此必須加強檔案管理的宣傳普及，不斷強化檔案意識。首先要加強廣大一線檔案管理人員的培訓(xùn)，向他們普及檔案管理的法律法規(guī)；其次還要進(jìn)一步充實檔案管理的內(nèi)容，加強檔案管理的監(jiān)督，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)化建設(shè)，不斷提升檔案管理的實用性；

3、加強檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷他們的從業(yè)素質(zhì)

人事檔案管理是一項細(xì)致、瑣碎、技術(shù)性較強的一門工作，各項工序都要十分認(rèn)真，不能出現(xiàn)絲毫差錯，所以檔案管理員就需要極為細(xì)致的工作態(tài)度并適應(yīng)長期相對枯燥的工作環(huán)境，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。為此要有階段、分層次對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

4、不斷創(chuàng)新管理方式和服務(wù)意識，推進(jìn)檔案管理的信息化進(jìn)程

目前高校在人事檔案管理上存在的眾多缺陷已經(jīng)明顯不能適應(yīng)現(xiàn)代人事制度深化發(fā)展的現(xiàn)實。為此必須尋找建立健全人事檔案管理的新體制，不多適應(yīng)高校人事制度深化發(fā)展的需求。為此就要不斷創(chuàng)新檔案管理方式和服務(wù)意識，大力推進(jìn)管理工作的信息化進(jìn)程。這樣就能充分實現(xiàn)檔案的校際聯(lián)系和校企聯(lián)系，實現(xiàn)不同層次內(nèi)的信息共享。

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（作者單位：武漢大學(xué)人才交流中心）