論企業管理中的基礎檔案管理

【摘要】企業基礎檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄基礎檔案管理是企業管理的一個子系統，是企業生產、經營等方面的基礎和前提。企業基礎檔案管理是企業自身發展的需要，是企業發展的無形資產，在企業管理的各方面揮發著重要作用。本文描述了目前國內企業基礎檔案管理中存在的問題，闡述了基礎檔案管理對企業發展的重要性，并就如何更好地在企業管理中更好地發揮基礎檔案管理給出相應的建議措施。

【關鍵詞】企業管理 基礎檔案 管理

0.引言

對于企業來說，企業基礎檔案的重要性是不言而喻的，它作為一種信息資源，作為企業的科研、技術、生產和經營等活動的真實記錄，同時也是企業管理中的重要組成部分。如果沒有信息、數字以及資料管理就很難在這個瞬息萬變的市場中捕捉機會，另外，企業保護知識產權的基礎性措施之一也是基礎檔案管理。在發生知識產權的糾紛時，企業基礎檔案往往能起到非常重要。所以，在日常的工作中各企業應該注意各種檔案材料的收集和積累，并且一定要按照要求進行科學的分類和整理，統一管理本企業各種載體、各種類型的基礎檔案，使基礎檔案得到有效利用。

1..現階段基礎檔案管理存在的薄弱環節

1.1.對基礎檔案的重視程度不夠

長期以來，相當一部分基礎檔案人員都是處于默默無聞的工作狀態中，部分領導干部也對基礎檔案工作的重視不夠，認為基礎檔案工作不會對企業的生存發展起到什么作用，只是一般保管性、事務性的工作，只要做到不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了，甚至還出現了重要檔案找不到根底的現象。

1.2.基礎檔案管理力量薄弱，管理手段落后

大多數基礎檔案管理人員身兼數職，導致對基礎檔案工作的投入精力十分不足；或沒有得到專業的培訓、對基本常識不清楚，導致其業務水平比較低；甚至有些基礎檔案管理人員沒有任何從事管理基礎檔案工作的經驗，抱著草草應對，應付了事的態度，只是在基礎檔案盒中歸置放入日常的事務材料，以應付上級的驗收檢查。但是如果不能將重要的文件按照要求及時嚴格的整理歸檔，就會對今利用基礎檔案甚至企業發展造成非常嚴重的后果。

2.基礎檔案管理對企業發展的重要性

2.1.企業基礎檔案是企業日常活動的資料庫

檔案記錄著企業成長的點點滴滴，一個企業從創立到發展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖文、錄音、影像和實物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。它不僅僅是企業生產經營活動的簡單記錄，更能體現出企業發展的規律和未來發展的方向。企業的日常活動，例如做決策、出方案，往往都要查找歷史數據，進行同比分析或方案對比，沒有檔案就無法進行。

2.2.有效的企業基礎檔案管理可以防患企業商業秘密的外泄

企業檔案無不涉及商業機密，在市場競爭日益激烈的今天，企業與企業之間，國內企業與國外企業之間，收集信息，利用情報，獲取對方的檔案資料，是出奇制勝、打敗對手、占領市場的重要手段之一。如果沒有統一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。相反，如果企業的檔案得到公司的重視，管理上規范有序，管理人員的保密意識強，則能夠有效地防止企業的商業機密外泄，保護公司的利益。

2.3.基礎檔案管理可以簡化工作程序，提高工作效率

企業管理千頭萬緒，但不論是技術研究、人力資源、行政管理、業務經營、采購物流以及財務資金等等都與事務性工作離不開（簽章蓋印、信函交寄、文印收發、企業檔案）。如果沒有做好檔案的收集和整理工作，一旦以后工作發生問題就無從查證。工作人員從一開始就要有檔案記錄保存的習慣，形成科學規范的檔案管理流程，這樣有程序有制度的逐級辦理，有利于工作的明確分工，權責分明，從而有效提高工作效率。

3.如何更好地在企業管理中更好地發揮基礎檔案管理

3.1.強化企業工作人員的基礎檔案意識

當前，在市場經濟條件下，人們對基礎檔案工作的重要性及其作用還認識不足。這就要求企業領導者從全局出發，既重視基礎檔案的基礎設施建設，又重視基礎檔案工作的深化管理和有效利用，使基礎檔案管理工作深人人心。促使基礎檔案人員和企業工作人員積極配合，通力合作，取長補短。一方面企業工作人員嚴格按照程序認真積累文件材料，及時整理、鑒定和歸檔。基礎檔案人員則應對基礎檔案工作各個環節提出要求，指導和協助各部門做好立卷歸檔工作，發現和研究工作的新內容、新問題，正確樹立基礎檔案的價值觀、時效觀、動態觀，增強效益意識、信息意識、服務意識，在實踐中要積極主動地探索新的途徑，使基礎檔案管理的水平得以提高，為企業的經濟建設添磚加瓦。

3.2.全面提高基礎檔案人員的綜合素質

基礎檔案人員的技能和素質要求正隨著我國市場經濟體制的逐步建立而越來越高，基礎檔案的管理人員知識結構單一與傳統的管理基礎檔案的方法，已經無法完全的適應時代發展的新要求。因此，全面提高基礎檔案人員的綜合素質就顯得尤為重要和迫切。

3.2.1.倡導行業精神

基礎檔案工作的行業精神是基礎檔案工作者所表現的烙盡職守，不圖名利，無私奉獻的行為風范它是推動基礎檔案人員自覺提高自身素質的“源動力”，一個人只有樹立了正確的世界觀、人生觀和價值觀，只有全身心投人到本職工作中，愛崗敬業，才能產生渴求知識，吸收“能源”的動機。所以引導廣大基礎檔案人員不斷加強職業道德修養，樹立扎根基礎檔案工作，專心致志搞好基礎檔案工作的行業風尚。

3.2.2.更新知識結構

新時期基礎檔案工作也面臨著機遇和挑戰，一個好基礎檔案工作者，除有扎實的理論素養和深厚的基礎檔案專業基礎知識外，還必須全面學習掌握新知識，拓寬自己的知識領域，結合基礎檔案工作特點，掌握并靈活運用現代化技術和技能，不斷提高綜合分析能力和編研開發水平，從而成為有知識、懂業務、會管理，勝任本職工作的行家里手。

3.3.適時有效地利用基礎檔案

（1）超前性

要及時準確地掌握資料信息，將科研、生產、經營等實際工作緊密相連，圍繞工作熱點、難點以及重點問題提供基礎檔案資料，為領導的科學決策提供依據。

（2）系統性

全面系統地提供基礎檔案信息，并主動為相關部門提供系統的完備的基礎檔案資料，盡可能地滿足科研、管理和生產的需要。

（3）實用性

開發利用基礎檔案資源要根據本企業的特點進行，力求保質保量，及時高效為企業提供服務。

（4）深人性

基礎檔案工作者必須深人到企業經濟建設領域，企業發展到哪里，基礎檔案工作就延伸到哪里，使之與生產、科研、建設項目同步進行。

3.4.深化基礎檔案管理

（1）實現科學化的基礎檔案管理的基礎以及重要前提都是建立健全文件等資料的歸檔制度，做好文件等資料的歸檔工作需要形成制度，明確職責并落實到位。

（2）基礎檔案工作的起點和基礎都是收集好、組卷好文件材料，要求每個部門與工作人員做起，進行一次全面的清理和整理，以保證各個類別材料齊全、完整。而組卷工作則應遵循：

1）順序原則，一個案卷文件材料是一個類別的全部，并按形成時間順序組卷；

2）代表性原則，將最能反映工作概況的文件放在全部案卷之首，而封面的標題應是最能準確揭示卷內文件材料的具體內容；

3）美觀原則，整齊干凈，破損的材料加以修補，厚的材料組成兩卷或數卷，太薄的材料幾個類別可以組成一卷；

4）內在聯系原則，同類文件可以分聲像、圖片、文字等形式分別組卷、保管，但相關基礎檔案標號要保持一致；

5）經常性原則，即堅持平日歸卷，及時歸卷，不散失一份文件材料。

4.結束語

總之，充分有效地利用檔案資源，對于每一個優秀的企業或企業集團，制定發展戰略，進行科學決策，開辟新的市場，超越競爭對手等，都具有十分重要的意義。企業應該根據本公司的實際能力和要求不同程度地加強企業檔案管理水平，為企業其他業務做好基礎，做好保障工作。

【參考文獻】

[1]檔案管理在企業中的作用[D].左慧慧.太原大學.2012.

[2]電力企業檔案管理中存在的問題及對策[J].湯津行.中國集體經濟.2009（6）：59-60.