檔案資料的歸納與利用及檔案工作

引言：檔案資料的歸納與利用是檔案管理的基本工作，因為我國檔案管理基本上實現(xiàn)現(xiàn)代化，因此檔案資料的歸納與利用工作越加簡單，但是也需要注意一些事項，并且注重總結工作經(jīng)驗，創(chuàng)新工作模式。本文主要通過對檔案工作創(chuàng)新需要處理的關系介紹，進而探討其創(chuàng)新途徑。

檔案資料的歸納與利用對檔案的社會價值的發(fā)揮有著重要的意義，隨著檔案管理信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案工作模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代檔案管理的需求，而且對檔案管理人員的要求也更高，不僅要掌握專業(yè)知識，還應該具備計算機技能，會使用先進的計算機設備等。

一、檔案工作創(chuàng)新需要處理的關系

檔案工作創(chuàng)新，要解決好四個關系問題。創(chuàng)新與基礎的關系。工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎之上進行；創(chuàng)新與現(xiàn)實的關系。檔案工作創(chuàng)新要面向未來，從實際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實存在的問題，在打好基礎、快速發(fā)展上求突破；創(chuàng)新與學習、借鑒的關系。檔案工作創(chuàng)新既要學習本行業(yè)專業(yè)知識，借鑒本行業(yè)成功的經(jīng)驗和方法，又要學習相關專業(yè)、其他行業(yè)知識，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗；創(chuàng)新與實踐的關系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動力，但創(chuàng)新絕不能是虛無飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過實踐檢驗，在實踐中不斷完善。

二、檔案利用

檔案利用近幾年來為社會發(fā)展、國家建設、人民群眾的根本利益做出了重要的貢獻。檔案利用已經(jīng)從冷門行業(yè)，逐漸成為現(xiàn)代化建設不可或缺的力量。檔案利用，是檔案利用者通過檔案利用工作系統(tǒng)查找、利用檔案信息，滿足其利用需求的行為過程，也是檔案信息資源潛在的利用價值得以實現(xiàn)的過程。檔案利用是檔案整個過程中最終環(huán)節(jié)，國家政府，以及檔案館工作人員，為檔案所作的一切努力，包括檔案安全保護最終目標就是能服務于現(xiàn)代化建設，服務于國家、服務于人民群眾。

檔案利用工作可區(qū)分為提供檔案利用和利用檔案。提供檔案利用是檔案管理部門及其人員直接提供檔案，為了解查詢問題的利用者提供服務；利用檔案是利用者為了研究和解決問題，以閱覽、復制、摘錄等形式使用檔案。檔案利用要求，依法開展利用工作；主動、及時開展利用工作；不斷完善檔案服務方式和手段；掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據(jù)此開展檔案利用。

三、檔案資料的歸納與利用的創(chuàng)新途徑

檔案資料的歸納、收集與利用是檔案管理的基本工作，在開展這些工作時，必須遵循相關原則，并且考慮到時代的發(fā)展要求，進行適當?shù)膭?chuàng)新，但是在常規(guī)的檔案資料的歸納、收集與利用工作中，應該做到以下幾點：

3.1建立健全各項制度

建立健全各項制度是檔案資料的歸納與利用工作得以有效的開展的基礎，檔案資料歸納與利用工作應該從以下幾方面來制定相關的制度：專職檔案人員的角度來說，需要明確規(guī)定出專職檔案人員的考核制度，以及與之相關的保管、借閱制度等，以此保證檔案歸納、利用的每個環(huán)節(jié)都有明確的制度規(guī)定；其次，建立檔案收集制度，制度中要詳細的規(guī)定出檔案收集原則及其方法；最后，制定考核制度，檔案工作是一項相對來說枯燥的工作，檔案歸納利用重復性強，有些檔案管理人員容易消極懈怠，工作態(tài)度不端正，通過制定獎懲制度，能夠有效規(guī)范檔案管理人員的工作行為，提高其工作的積極性。

3.2 培養(yǎng)檔案管理人員的計算機技能

現(xiàn)代檔案資料的歸納與利用工作基本上都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化，因此相關的檔案管理人員必須具備相關的計算機技能，否則難以勝任現(xiàn)代檔案管理工作。檔案信息化管理不僅僅包括設備信息化，還應該包括人員的信息化，培養(yǎng)出一批具有計算機技能現(xiàn)代化檔案管理人員，是檔案相關工作順利開展的基本前提。

3.3擴寬檔案收集渠道

檔案管理所要達到的目標是利用檔案本身所具有的價值，創(chuàng)造出相應的經(jīng)濟效益，為了增加檔案的利用價值，必須擴寬檔案收集的來源渠道，豐富檔案管理內容，以此最大程度的發(fā)揮各類檔案資料的價值。在檔案收集時，還需要加強反饋機制，充分了解檔案自身所具備的價值，根據(jù)反饋信息將收集來的檔案進行分類，將利用率相對較高的檔案分為一類，而將利用率較低的檔案分為另一類，便于查找。檔案單位應該從根本上挖掘檔案收藏資源，按照歸檔范圍及其保管時間來進行合理分類，另外，還需要不斷地豐富檔案載體，不僅僅可以采取紙質的方式，還可以選擇使用照片或者錄像等方式。

3.4利用先進的方法進行檔案歸納

首先在檔案歸納時，應該按照輕重緩急的原則，循序漸進的進行歸檔。檔案歸檔最終想要實現(xiàn)的目標即：為社會所用。利用先進的方法，比如計算機管理方法，再遵循上述原則，將更有利于檔案歸檔目標的實現(xiàn)。利用計算機管理檔案時，應該按照檔案價值、重要程度來管理歸納，這樣不僅能夠推進我國檔案管理信息化，還能夠提高檔案利用價值；其次，采取分級次著錄的方法，在著錄檔案時， 可以將所有檔案劃分為三個層次，第一，案卷級著錄，將那些利用價值不高，或者反映的問題比較單一的檔案著錄在一起；第二，文件組合級著錄，將那些涉及到多個問題的檔案著錄在一起；第三，文件級著錄，將那些十分重要的文件或者檔案內容十分龐雜的檔案著錄在一起，這種歸納方式既將檔案主題進行了必要的揭示，同時也節(jié)省人力物力；最后，分門別類進行歸納，有些檔案基礎非常好，而且目錄全，這類型的檔案在歸納時，完全可以直接在目錄上標注。

3.5加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享

面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。而建立聯(lián)合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統(tǒng)的前提條件和核心內容之一。建立聯(lián)合目錄是用統(tǒng)一的著錄格式和編排，聯(lián)合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館（室）館藏的檔案目錄。實現(xiàn)資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費。

四、結語

綜上所述，可知對檔案資料的歸納與利用以及檔案工作進行探討十分必要，尤其對其檔案創(chuàng)新途徑的探討更加的必要，因為在現(xiàn)代社會，人們對檔案管理要求越來越高，如果一直固守傳統(tǒng)，只會阻礙檔案工作的發(fā)展進步，因此需要對檔案基本管理工作進行創(chuàng)新，尤其是檔案資料的歸納與利用的管理工作。

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（作者單位：吉林省梨樹縣城鎮(zhèn)綠化管理中心）