芻議高校學生檔案管理的若干問題

引言：學生的在校表現、學習情況和成長歷程，都在高校學生檔案中有著明確的記錄與刊載，檔案對學生上學時的各種情況都有一個詳細、全面與真實的記錄，大學生畢業之后去任何一個單位工作都需要將檔案隨身攜帶，此外，當前我國的高校學生檔案管理工作存在許多缺陷，所以加強對檔案的管理勢在必行。筆者在文中探討并研究了高校學生檔案管理的相關問題，希望對高校學生的檔案管理產生借鑒。

一、學生檔案管理工作的重要性分析

高校學生檔案就像一個日記本，學生在大學就讀的時候受過什么處分、得過什么獎勵、考試的分數、品德素質、參加過什么活動都在學生檔案里面有著詳細而真實的的記載。一方面，學生檔案是是老師和學校了解學生的的重要平臺和具體依據，另一方面，學生離開學校步入社會去單位尋求工作的時候，單位首先要看的就是學生的在校檔案，學生的入職與晉升在很大程度上都受到在校檔案的影響，加之當前我國的大學生數量數不勝數，所以在尋找工作的時候面臨著異常激烈的競爭，為了在這競爭激烈的求職市場脫穎而出，他們必須從各方面下足功夫，自己檔案的管理就是重要的一個方面，所以學生在校時就應該具有較強的前瞻性，為了以后著想，把自己的檔案重視起來。社會主義市場經濟體制的確立使得市場的開放性大大增強，高校里各種各樣的改革也催生了學生檔案管理問題的出現，由此看來，為了促進學生自身的全面與長足發展，也為了方便國家的人事管理，對高校學生檔案管理中存在的問題予以徹底有效的解決是不容忽視的【1】。

二、當前高校學生檔案管理現狀

眾所周知，隨著互聯網技術的出現與發展，我們已經步入了信息化時代，人們獲得信息的速率更快了，對各種信息的需求量也是今非昔比，人們的生活習慣和思考方式更容易受到外部客觀環境的影響，檔案管理工作也是這個道理，也就是說，高校學生檔案管理工作可謂是機遇與挑戰并存，所以我們必須緊緊地抓住機遇，并勇敢的迎接挑戰，使傳統的檔案管理方式向現代化的管理模式過渡與轉化。

2.1 管理手段落后。

高校學生檔案管理的信息化程度不夠高，致使管理效率低下，信息化時代對高校內部的信息化管理程度提高了要求，電子操控已經成為普遍現象，但是有的學校在開展檔案管理工作時忽略了進行信息化管理的重要性，仍然采用傳統的紙質管理方式，使得檔案管理的工作效率被迫降低。

2.2 高校學生檔案缺乏實際的查閱作用。

學生在校檔案實際價值的發揮與實現是建立在檔案資料全面的基礎之上的，但是我國高校的學生檔案管理資料存在信息不全面、標準不一致、資料不真實的問題，很多空間被某些重要性不高的信息所占用，能夠發揮作用的信息卻在檔案中很難看到。這就不利于學生檔案的查閱，檔案也無法發揮和實現自身的價值，得不到有效的利用。

2.3 學生檔案管理人員專業水平不高。

高校的學生檔案管理人員的素質不夠高。高校管理機構內部的某些工作人員的技術水平和科技含量低下，管理不到位，導致最具原始性的文件缺乏足夠高的質量；一部分檔案管理人員雖然具備較高的專業水平，但是管理水平不夠高，缺乏雄厚的檔案管理知識；全面型檔案管理人員的缺乏【2】，所謂的全面型的人才，指的就是既懂檔案，又懂技術的人，然而一般來說，學生檔案管理人員對技術的了解只停留在片面之上，而技術人員又對檔案的管理一竅不通，二者不能實現有機的結合，進而無法保證高校學生檔案的管理質量和水平。

三、做好學生檔案管理工作的對策

3.1提高檔案信息化意識，改善學生檔案工作條件

顯而易見，當今社會已經進入了信息化時代，互聯網技術的發展極為迅速，為了提高各種社會工作或私人工作的效率，加強對先進的信息技術的運用勢在必行，傳統的紙張信息管理形式已經被信息網絡的運用取而代之。高校學生檔案管理亦不應該例外，同樣應該進行信息網絡建設，之所以要對高校學生檔案管理進行信息網絡建設，原因就是提升檔案的管理水平和利用效率，同時使紙張模式和電子模式兼顧，既不忽略傳統的紙張管理模式，又加強對網絡管理的利用。以電子工具為載體的檔案管理模式，雖然是由人來操控計算機，但是計算機與檔案有著更為密切的聯系和更為直接的關系，為計算機設置好管理程序之后，就可以自動的管理信息，具有準確、及時、便捷的優點【3】。

3.2 改革陳舊落后的管理方式。

推進學生檔案管理現代化.隨著計算機、多媒體技術的高速發展和計算機網絡的迅速普及，計算機在高校得到普及并成為日常的辦公工具，高等學校一般都設有計算機系、計算機中心，有些院系還具有網絡服務系統，為學生檔案實現網絡化管理提供了充足的硬件資源，我們要充分利用校園網絡資源這一優勢，使學生檔案管理系統與校園網接軌，加快推進以計算機和網絡技術為核心的高校學生檔案現代化工程的建設，實現檔案管理的信息化、網絡化。為此，高校要針對學生檔案流動快、分配去向廣、投寄地區多、統計工作量大、檔案管理具有數據查詢的特點，研制和開發適合高校自身特點的學生檔案數據錄入、查詢、修改、增減和打印的管理軟件，以方便學生檔案的管理、查閱和轉遞等工作，提高管理水平【4】。

3.3 擴大學生檔案材料收集范圍，提高檔案利用價值。

高校的學生檔案對學生在校時的各方面具體情況都有著詳細的記錄和真實的記載，直接關系著學生的自身利益。由此不難發現，學生的檔案材料越全面，對學生的個人情況的反映越有力，其價值就越能得到體現。就目前來說，我國高校的學生檔案資料具有片面性，主要的記載內容集中在學習成績、獎懲情況等方面，對學生的思想道德素質、上進心、研究能力、自主學習水平等隱性資料的的記錄卻是少之又少。

3.4 加強學生檔案管理隊伍建設。

首要任務就是加強培訓，提高能力。學校在開展工作的時候，對學生檔案管理人員的培訓是必備工作。檔案管理人員要著重增強其專業知識、專業技能，提高業務素質，既要精通檔案管理工作，又能熟知技術領域，保證檔案管理工作的規范化。著力于提高檔案管理人員的綜合素質，既包括思想道德素質，又包括科學文化素質，可以開設專門的培訓的機構，聘請專業的人員對管理人員進行一對一的培訓，以達到提高專業水平，增強專業技能，豐富專業知識的目的，書本上得到的知識畢竟還是表象的東西，所以還有必要增強實踐能力，獲取更多的實踐經驗。除了提高相關人員的自身素質之外，還要提高檔案管理從業人員的資格準入標準與門檻，保證引進的管理人員具有很高的工作能力和技術水平。

參考文獻

[1]王玲.信息化背景下的企業檔案管理[J].遼寧行政學院學報，2013，（04）：159-161.

[2]康增瑞，張洪瑋.高校學生檔案管理工作的新思路[J].科技情報開發與經濟，2010，（28）：127-128.

[3]陳楠.加強高校學生檔案信息化管理[J].科技信息，2010，（12）：354-355.

[4]林世鳳.信息化背景下的高校檔案管理建設[J].改革與開放，2013，（08）：90-91.

（作者單位：武漢大學學生就業指導與服務中心）