利用信息系統加強科研經費精細化管理

引言：隨著科研經費規模不斷擴大，如何做好科研經費的使用和管理成為一個重要的問題，文章通過分析現狀提出建議，利用信息系統完善科研管理。

隨著醫院參與國家、自治區等科技創新體系的不斷深入，醫院科研經費規模也不斷增加，2012年國家先后出臺了《國家科技支撐計劃專項經費管理辦法》、《新疆維吾爾自治區科技專項經費管理辦法（試行）》等科研管理辦法，對科研經費管理工作提出了更高的要求。傳統的手工記錄或是借助簡單的辦公軟件所進行的科研經費管理模式在信息的收集、存儲與分析利用上變得越來越困難。提高管理效率、規范科研經費的使用、減少重復、降低人員的勞動強度、加強精細化管理成為財務部門急需解決的問題。

一、科研經費管理現狀

近幾年隨著科研水平的不斷提高，各單位各類科研項目迅速增加，但是科研經費管理仍然通過傳統的手工模式進行管理，在這種管理模式下，一方面科研項目負責人不能實時掌握其科研項目經費的使用情況，財務人員無法按照科研預算對科研項目進行控制;另一方面科研經費在使用時由于是手工統計會有時效性的問題，因此不能及時將所有支出納入科研項目中，造成科研實際開支超出預算。

從目前科研經費管理情況來看，如何加強科研經費支出管理，及科研預算實施過程中如何進行事前、事中、事后控制等問題成為當前急需解決的問題。總體來說，科研經費管理現狀迫切需要新的管理手段來支持科研經費的日常管理，而隨著信息化建設的不斷深入發展，為這一目標的實現帶來可能。那么如何通過信息化手段建立一套科學可行的科研經費管理模式，從而實現科研經費管理的要求，在此做如下探討。

二、科研經費信息系統實現功能

科研經費管理系統，應該是一個能夠應用于財務部門進行科研預算管理、科研項目管理、科研經費使用管理及科研材料資產購置管理、科研經費使用情況查詢管理等全方位有關科研經費管理的一套信息化系統。

首先，通過該系統能夠對每個科研項目經費使用情況的整個生命周期進行管理。通過計算機內部控制，實現了科研經費預算的實時控制和預算使用的合規性，使科研經費管理部門確保科研預算的準確性;通過財務報銷申請、物資材料領用申請、固定資產申購申請等軟件模塊的使用，使財務部門、科研部門、設備物資管理部門等各部門可隨時掌握申請人科研經費使用動態情況，同時可解決科研經費購買設備不計入科室成本的問題。

其次，通過該系統能夠對各科研項目負責人的所有經費報銷、借款、設備購置等財務業務進行全方位管理。一方面強化了經費報銷的內部控制制度，將一部分程式化的財務內控制度鑲嵌入計算機程序，由計算機直接控制;另一方面通過與財務軟件的接口程序，可根據申請單實現自動生成憑證的功能，不僅簡化了工作流程提高了工作效率，而且提高了財務核算的準確性。

第三，通過信息系統應該能夠提供與項目相關活動的準確的各角度視圖，使科研主管部門能夠為項目分配合適的資源，確保項目執行并跟蹤項目的成果，從而提升科研工作效率。

第四，通過信息系統實現各級領導、財務部門、科研項目管理部門、課題負責人、課題參加科研人員對科研預算、科研經費、科研配套投入、科研設備購置等全方位的管理，不但方便課題負責人對自己的項目全面管理，同時便于各級管理部門及時掌控醫院內部所有科研項目經費使用的情況。

三、科研經費管理信息系統效果

科研經費管理通過借助信息系統科研實現規范、有效的對科研項目經費預算、報銷、查詢、審批等業務的管理，提高了工作人員的工作效率，降低了勞動強度，改進了傳統的管理模式，同時可以滿足當前以及未來業務系統不斷擴展的需求，適應現代化管理及精細化管理的要求。可以為管理單位帶來更加規范的管理。

1、科研經費管理更加規范、有章可循;

2、實現了線上的申報，包括科研報銷申請、設備申購以及各種附件的上傳;

3、經費報銷過程中審批節點可控，待辦審批任務的及時提醒;

4、自帶科研項目庫管理模塊，科研項目負責人可以選擇本人在研所有項目經費使用情況，財務部門及科研管理部門可以實時掌握全院所有科研項目經費的使用情況，以掌握科研開展情況;

5、在線審批經費，每筆報銷單都給項目負責人提供一份項目報銷經費回單，包含該項目經費使用進展情況;

6、單點錄入，多點查詢。系統內部進行合理的數據關聯關系設計，任何信息只要從一個地方錄入，所有關聯地方都可以查詢到，避免二次錄入甚至多次錄入。

7、及時的統計信息。通過本系統，可以及時進行大量的各種常用信息統計，從而大大提升進行報表統計的效率，并且可以生成規范的、準確的統計報表，便于備案及項目結題審計;

8、審批過程均由詳細的記錄

隨著國家對科研經費管理的要求不斷提高，做好科研經費管理的難度也越來越大，傳統模式下的手工記帳已不適宜當前的現狀，因此，各財務管理部門應該加強科研經費管理的信息化建設保證科研資金使用的規范合理。

（作者單位：新疆醫科大學第一附屬醫院財務部會計科）

作者簡介：殷雪峰（1977-），男，高級會計師主要研究方向：醫院財務管理。