縣（市）級建設項目（工程）檔案的問題與出路

引言：建設項目（工程）檔案是指從建設項目（工程）的提出、立項、審批、勘察設計、施工、生產準備到竣工投產（使用）的全過程中形成的應歸檔保存的文件資料。

目前城市建設投資呈現的主體多元化、建設形式、施工方式、施工隊伍的多樣化，都為城建檔案工作的管理帶來了許多新情況，新問題。尤其是縣（市）級建設項目（工程）檔案的管理，由于缺乏強有力的管理機制，造成了這部分檔案管理混亂的局面，這也是檔案管理部門應深思的問題。

一、縣（市）級建設項目（工程）檔案工作面臨的問題

（一）“重建設、輕檔案”，歸檔意識薄弱。

長期以來，重建設、輕管理的現象普遍存在，無論是施工單位還是建設單位，在他們眼里，工程任務完成了，檔案材料也就同時完成了它的使命。這種想法在施工方表現得更強烈，由于社會又缺乏對工程質量長期責任的監督機制，使施工單位缺乏長期經營的理念和責任意識，工程一通過驗收，他們就萬事大吉了。建設單位在工程材料歸檔上也存在認識不足，應歸檔的建設項目（工程）檔案不積極主動歸檔，歸檔的材料收集也不齊全等，缺乏對建設建設（工程）檔案長遠利用的意識。

（二）檔案管理上缺乏強有利的管理機制

目前，縣（市）級在建設項目（工程）檔案的管理上缺乏強有利管理機制。縣（市）級由于沒有專門的城建檔案館，沒有專門庫房，沒有專人管理，城建部門的檔案員一人身肩多職，在建設項目（工程）檔案的指導、管理上難以分身乏術。目前縣（市）一般性建設項目（工程）檔案的驗收又都由檔案局委托給城建部門和建設單位驗收，其實，城建部門在對建設項目（工程）檔案的監督、指導以及管理上很力不從心。基本形成了建設項目（工程）檔案自由式管理狀態。

（三）檔案管理呈現分散局面，不能達到集中統一管理

近幾年，縣級新增建設項目數量驚人，檔案數量也與日俱增。但是，究竟形成了多少檔案，這個數量難以統計。目前建設項目投資主體的多元化以及施工隊伍多樣化，決定了現今建設項目（工程）檔案的管理呈現的復雜化。

二、建設項目（工程）檔案的出路

（一）立足實際，為建設項目（工程）檔案確定一個適合的歸宿

目前，縣級普遍缺少的是專門的城建檔案館，這是不爭的事實。但是城市建設發展這么快，我們還有時間去等待縣級城建檔案館的成立嗎？專門檔案館的成立也未必是建設項目（工程）檔案的最好歸宿。目前，已有的城建檔案館，普遍存在資金短缺，人員缺少，基礎設施不足，管理手段落后以及監督指導不得力等的現狀。難以適應建設項目（工程）檔案工作快速發展的需要。近幾年，縣（市）級檔案館館庫條件不斷的改善，信息化發展的速度也很快，為保管、開發利用城建檔案信息資源創造了得天獨厚的條件。如果縣（市）級檔案館可以直接接受建設項目（工程）檔案進館，既省略了城建部門保管這個環節，又便于統一規范建設項目（工程）檔案進館質量，這樣豐富館藏信息資源，同時也拓展檔案的社會服務功能。

（二）檔案行政部門要審時度勢，作好角色的轉換

以往都是城建部門唱主角，只有重點建設項目（工程）檔案由檔案局和建設單位主管部門進行驗收，其他建設項目（工程）檔案都是檔案局委托建設單位主管部門和建設單位進行驗收，檔案部門一般只做統籌的監督和指導。事實上，這種委托驗收并不能起到很好的效果。一方面，建設工程的日益增多，建設單位主管部門也就是城建部門人員精力非常有限。另一方面，建設項目（工程）檔案工作涉及多種學科，是專業性強的工作，參與驗收的人員大多數不具備相應的專業技術能力，難以保證建設項目（工程）檔案驗收的質量。

近幾年，縣（市）區新增建設項目中，一般性的建設項目要占大多數，城建部門面臨的工作任務很大，縣（市）檔案部門在建設項目（工程）檔案工作中投入的精力并不大。建設項目（工程）檔案記錄了一個城市的發展，縣（市）檔案部門應高度重視這項工作，根據城市建設工作的實際，審時度勢，作好角色的轉換。

（三）采取有效的監控措施，構筑協調統一的檔案管理體系

縣（市）級城建各職能部門、檔案部門在建設項目（工程）檔案管理中要充分發揮各自的優勢。如建委建工科要配合檔案局作好工程開工前的監控工作，及時提供當年建設項目（工程）名單、工程基本情況、竣工時間，并委托建工科在建設項目施工前，由建設單位填寫《建設工程竣工檔案登記表》和《交驗報送工程竣工檔案責任書》，否則，建設管理部門不予辦理開工手續。檔案部門和工程質量監督部門更要搞好工作上的協調配合。建設工程質量監督部門要幫助檔案部門把好最后也是最重要的關口，要保證建設項目（工程）竣工檔案驗收不合格就不予發放工程質量核驗證書。因為工程質量核驗證書是一個工程合格的最后通行證，沒有這個證，工程就無法辦理產權證書。近幾年，國家在對建設項目（工程）質量上加強了措施的監管，建設工程質量監督部門在工程材料審查上也非常嚴格，建設工程質量監督部門在對工程質量審查上要借助完整、規范的檔案資料，這就形成了檔案部門與建設工程質量監督部門互補的關系。

（四）突出檔案部門的社會服務功能

由于2004年7月“重點建設項目竣工、發放《檔案驗收合格證書》”這個行政許可項目被省政府取消，這意味著檔案部門對建設項目（工程）檔案工作失去了行政強制力和約束力。因此，檔案部門不得不借助工程質量核驗這個環節來強制和約束建設項目（工程）建檔工作。在這項工作中，檔案部門應該做的是怎樣搭建一個為建設項目（工程）檔案服務的平臺。突出檔案部門面向社會、面向大眾的服務功能。那就應該做到：1、做好服務指南。宣傳檔案部門為建設項目（工程）檔案服務的功能。通過互聯網、電視臺等媒體讓建設部門了解檔案驗收工作的有關事項。2、做好培訓工作。每年根據城建建工科提供的工程建設項目名單，縣（市）檔案部門根據需要及時的組織相關人員進行建檔知識的培訓。3、做好業務指導工作。檔案業務指導人員要具備較全面的業務知識，不僅要擁有熟練的建設項目（工程）建檔的技能，還要掌握工程建筑的相關知識，大到每一份材料，小到每一個印章，檔案業務指導人員幫助它們把好備案前的這一關。要真正取得建設工程質量監督部門的普遍認可，成為它們的好幫手，使它們在工程質量核驗中少走彎路。4、做好提供利用工作，建設項目（工程）檔案進館后，建設單位往往要查找利用，我們應該處理好保管和利用的關系，只要利用者利用本工程的檔案材料，檔案館應無償的提供利用，同時在利用上要積極尋求高效快捷的服務方式，加強信息化建設，建立建設項目（工程）檔案數據庫，真正讓工程建設部門看到檔案材料放到檔案館，保管既安全，利用又方便。

隨著城市建設的發展，建設項目（工程）檔案的發展還面臨許多的機遇和挑戰，我們應靈活面對各種形式，各種機遇，要立足于實際，用發展的眼光和靈活的頭腦去思考問題，解決問題，這才是建設項目（工程）檔案最好的出路。

（作者單位：雙陽區檔案局）