SAP系統中往來款項全壽命周期管理

引言：往來賬項的管理一直是企業會計工作和財務管理的重要環節，由于賬務處理不規范容易出現掛賬混亂，責任主體不清晰，清賬未清項選擇錯誤，導致系統中存在大量未清數據，影響會計信息真實性。通過在SAP系統對往來款項掛賬、清帳、統計的全壽命周期進行管理，實現未清項自動清賬，提升往來款項的準確性。

一、往來款項管理難點

（一）往來款項責任主體模糊，涉及面廣、牽涉的人員眾多

1、國網寧夏電力公司日常對公費用類掛賬業務由業務人員直接到財務部報銷，財務人員通過手工入賬形成，對于掛賬原因完全取決于財務人員入賬習慣，且掛賬方式、摘要描述等不統一，僅通過掛賬摘要等信息很難區分掛賬部門及責任人，若責任人或責任部門不及時清理，日積月累，系統中形成大量未清數據，且無法準確找出其責任人與責任部門。

2、業務人員因工程采購等形成的款項，由財務人員進行發票校驗，清賬時由業務人員發起付款申請，但前端業務人員缺乏對往來款項清理的積極性與責任心，再加上往來單位不及時主動與公司對賬，債權債務雙方都不及時履行其職責與義務，久而久之系統中形成大量的未清數據。隨著公司業務積累及時間推移，往來款項的掛賬原因及責任人難以從發票校驗憑證內容查證，增加管理難度。

（二）財務部門缺少往來款項統計分析工具，對往來款項清理監督力度不夠

由于往來款項掛賬不規范、清賬不及時，使得對賬統計和賬齡分析工作難度加大，另針對長時間形成的往來款項，財務人員無法準確辨別其形成原因、掛賬的責任人或責任部門，無從著手往來款項的清理工作，加上未建立完善的往來賬項管理辦法和健全的往來款項內部控制制度，財務部門缺少對前端業務部門往來款項清理監督力度。

二、往來款項全壽命周期管理思路

往來款項全壽命周期管理推行實現未清項自動清賬、簡化系統操作、工作落實到責任部門的理念，在工程項目采購業務掛賬已規范的基礎上，進一步規范日常費用類掛賬方式，對往來款項清賬實行標準化流程管理，實現所有憑證均由前端業務驅動自動生成，并達到未清項自動清賬的效果。同時，通過建立健全往來款項責任主體內控考核機制，結合賬齡分析報表，實時跟蹤各責任主體清賬情況，加強責任部門、責任人往來款項清理責任心與積極性，降低財務風險，提升會計核算質量。

（一）規范掛賬方式，明確責任主體職責分工

通過劃分各類往來款項的形成原因，明確其責任主體。由工程項目采購形成的掛賬其責任主體為相關項目管理部門。日常對公報銷費用掛賬方式不再由財務人員手工掛賬形成，而是由其責任人或責任部門自行通過成本費用報銷單的功能發起，經財務人員審核通過后，自動形成未清項掛賬憑證。

（二）簡化系統操作，提高各系統信息共享，實現未清項自動清賬

為高效提高各部門工作效率，提升往來款項未清項自動清賬工作準確率，必須從根本原因入手，避免選擇錯誤未清項的問題，提高信息系自動化程度。將未清項的形成、付款計劃編制、月度現金流編制、付款申請編制在SAP系統中完成。清賬時，根據SAP系統系統付款申請中“項目+供應商+采購訂單行項目”多維度信息進行一一對應，實現自動清賬。

（三）建立跟蹤查詢機制，加強財務部門監督職能

以賬齡預警分析報表作為管理工具，建立健全內部考核機制。由各單位財務部門跟蹤查詢各部門清賬情況，提出合理建議并監督其整改，加強財務部門監督職責。

三、往來款項全壽命管理過程

往來款項全壽命周期管理遵循事前控制、事中規范、事后監督的原則。通過年度預算以及月度預算對往來款項進行嚴格的事前控制;在SAP系統系統中開發成本費用報銷單報賬平臺以及付款申請功能，規范各單位各責任主體掛賬、清賬方式，達到事中規范的目的;最后，以往來款項賬齡分析報表作為考核各單位往來賬務清理情況的管理工具，實時查詢各單位往來款項賬務情況，定期對各單位往來款項清理情況進行考核并通報，起到事后監督的作用。

（一）在SAP系統中部署成本費用報銷平臺，實現所有掛賬憑證皆由業務部門發起、財務審核，憑證自動生成

國網寧夏電力公司自2009年SAP系統上線以后，大力推進物資、服務采購業務往來款項掛賬的自動生成。以物資采購為例，由需求部門提出需求，創建采購申請，經由物資部門審核后，由采購人員進行采購并入庫處理。財務人員根據采購訂單、入庫單、供應商開具的發票進行發票校驗，自動形成掛賬憑證。

除項目、物資、資產模塊自動生成憑證之外，在SAP系統系統中開發了成本費用報銷單報賬平臺，所有業務均由各責任主體自行發起，末級財務專責審核完成后自動產生掛賬憑證。發起人若只申請報賬但不支付時，只生成掛賬憑證，日后掛賬憑證的清理需由發起人自行通過付款申請發起付款并清賬;發起人若申請報銷的同時申請付款，生成掛賬憑證同時發起付款流程，并對之前形成的未清掛賬憑證進行一一對應和匹配，調用清賬功能，實現未清掛賬憑證的自動清賬。

1、責任人發起成本費用報銷單報銷流程，通過月度預算及年度預算進行雙重控制

通過年度預算、月度預算對各單位各部門支付業務進行雙重控制，成本費用報銷單報銷業務發起前，先由各業務部門編制月度現金流預算，并與次月發起支付流程，否則不允許流程發起，達到往來款項事前控制原則。

2、責任部門、財務部門領導進行審核報銷合理性及準確性

流程發起后，系統自動生成單據編號。根據各單位管理需求，可配置靈活的多級審批流，經由責任部門及財務審核。同時，業務人員可直接通過費用報銷平臺查看單據的狀態及審批過程，若單據審批前有誤，可自行撤回修改并重新提交;若單據退回，可進行再修改。

3、財務專責審核，憑證抬頭文本自動帶出，掛賬憑證自動生成

憑證抬頭文本根據“責任部門+責任人+往來單位+掛賬原由”自動生成，以便清晰明了區分業務形成原因，既滿足各單位業務人員報銷需求，又滿足財務人員賬務處理的需要，最終實現每一筆成本費用報銷單發起對公報銷業務的掛賬憑證由審核后的單據自動生成掛賬憑證，并能追溯至掛賬責任人。

（二）在SAP系統中開發月度預算編制及資金支付功能，實現清賬憑證自動生成。

為避免前端業務部門跨信息系統錄入重復的信息，財務部門開展業務梳理工作，劃清信息系統職責，規范前端業務部門操作，實現未清項自動清賬功能。

1、提報付款計劃：編制次月需要付款的各類費用

前端業務人員在SAP系統系統依據采購合同簽訂情況，分電子商務和非電子商務兩種業務類型對預付款、到貨款、投運款、質保金、服務款各階段，并指定各個階段預計付款時間，系統當月依據預計付款時間提取付款計劃，形成下月項目、采購類預算編制計劃。

2、預算編制：編制月度預算，嚴格控制資金流向

前端業務部門完成付款計劃編制后，在預算編制時系統可自動帶出業務信息，由業務人員完成預算現金和預算票據的編制。將FM預算管理模塊中預算控制功能與月度現金流編制緊密結合，對各類經濟業務進行成本和現金流量預算控制，無預算不得付款;

3、提報付款申請：系統自動校驗未做發票校驗的憑證不能發起付款申請

在編制付款申請時，系統自動帶出預算編制單據的可用預算等數據，前端業務部門填寫此次申請支付的金額，申請支付金額受發票校驗金額、下達預算金額、可用預算金額的限制。付款申請編制完畢后提交部門領導、財務專責審批后自動傳輸至財務管控系統中進行付款操作。

4、自動清賬：對未清項采購訂單行項目、科目信息一一對應，自動清賬

SAP系統系統配置自動清賬規則，調用清賬功能，實現掛賬憑證的自動清賬，避免人為清理未清項的各種弊端。

（三）為各部門提供多維度往來款項統計分析工具，劃清往來款項責任主體，加強財務監督職能

通過將往來款項劃分為四個階段的賬齡預警，從掛賬部門、科目、項目三個不同的維度，對各單位長時間形成的仍未清理的掛賬進行賬齡預警，財務部門充分發揮其監督職能，實時查詢跟蹤各部門掛賬、清賬情況，督促各責任部門及時清賬。每月統計各單位往來款項清理情況，將往來款管理狀況作為各部門考核評價指標。

各責任主體清理往來款項時，應按賬齡時長順序清理，優先清理掛賬時間長的未清項，對于無法清理的數據，財務部需會同業務部門分析原因，各責任部門需詳細說明原因及情況，財務部提出合理建議，對于無法處理的數據，財務部按會計準則要求處理。

四、往來款項全過程管理成效

國網寧夏電力公司通過對往來款項實施標準化流程管理以來，取得顯著成效，每一筆往來款項皆能精確歸屬至責任部門或責任人。系統操作精簡、加強控制后，一方面解決了往來款項無責任人責任部門的問題，另一方面規范統一了往來款項掛賬方式，原有多元化賬務處理皆按規范統一流程自動形成，且前端業務人員選擇未清項的準確率大大提高，使未清項能達到自動清賬的效果，更真實合理的反應了公司往來款項的發生、處理情況。

（一）多維度監控各責任主體往來款項清理情況，各單位往來款項清理情況顯著提升

往來款項掛賬、清賬得到規范，每一筆經濟業務均能追溯至責任主體。財務部可根據往來款項賬齡分析報表，實時跟進各責任部門掛賬情況、項目付款進度等信息。

圖1：賬齡預警分析成效圖

（二）簡化系統操作，提高工作效率

由于未清項信息在SAP系統中有詳細準確的記錄，將付款申請改由在SAP系統中處理后，在SAP系統選擇未清項時，無需逐條選擇行項目信息，只需選擇采購訂單或未清憑證即可，行項目信息便可自動帶出，大幅度提升了業務人員工作效率。

（三）縮短往來款項管理周期，大大提升清賬及時率

自成本費用報銷單費用報賬平臺上線，規范明確各責任主體往來款項掛賬至今，掛賬憑證均自動生成;2013年統一公司清賬流程及方式，未清項自動清賬率已達到90%以上，系統功能運行穩定，業務應用良好。

目前，國網寧夏電力公司正繼續強化往來款項清理措施，進一步加強物資服務類往來款項清理力度，推行每月按計劃清理的工作模式，對往來款項的形成、核算、結算、清理各個環節實施全過程監控，有效提高往來款項管理水平，加強公司前端業務人員以及財務人員對往來款項掛賬、清賬工作的積極性與責任心，提升公司信息化水平的同時，規范系統往來款項未數據，大大降低公司財務風險。

（作者單位：國網寧夏電力公司）