淺談事業(yè)單位會計電算化的風(fēng)險與防范

引言：本文對行政事業(yè)單位實行會計電算化的現(xiàn)狀進行了分析，并指出了其中存在的主要問題和相關(guān)風(fēng)險，在此基礎(chǔ)上提供出相應(yīng)的改進策略，目的是使行政事業(yè)單位的電算化管理邁上一個新臺階。

一、行政事業(yè)單位推行會計電算化過程中存在的主要問題與風(fēng)險

1.會計電算化軟件更新方面存在的問題與風(fēng)險

問題主要是使用的軟件版本過舊。就目前而言，許多行政事業(yè)單位的會計部門所應(yīng)用的軟件系統(tǒng)都是早期設(shè)計的通用版本，這勢必會影響到會計信息處理與交換，以及在不同的任務(wù)間進行有效切換，無法有效提高工作效率。

2.電算化軟件的管理功能未得到有效應(yīng)用

會計電算化有效地運用了計算機的強大計算功能，使會計人員擺脫了繁重的手工賬目處理和報賬工作，可以將大量精力轉(zhuǎn)移到強化財務(wù)管理上來。但是，許多行政事業(yè)單位在應(yīng)用會計電算化過程中卻只重視軟件的報賬功能，不重視軟件的管理功能。軟件中的業(yè)務(wù)核算功能與固定資產(chǎn)核算功能得到了充分利用，而具有財務(wù)指標(biāo)分析功能和資金使用分析功能等的模塊受到冷落，或沒有進行設(shè)計，或設(shè)計過于簡單，相應(yīng)功能沒有得到開發(fā)，使得會計電算化無法有效提升財務(wù)管理功能。

3.會計電算化軟件的后期維護缺失

在電算化軟件的實際操作過程中，由于操作人員的操作失誤，或由于軟件系統(tǒng)的使用頻率太高導(dǎo)致出現(xiàn)各種出乎預(yù)料的問題。而使用單位為行政事業(yè)單位，其配置的會計電算化軟件通常來自于上級單位，所以，在操作中發(fā)生問題往往無法得到及時解決，并且也得不到電算化軟件設(shè)計公司提供的支持與維護。

4.會計電算化所需的電子檔案制度不健全

部分行政事業(yè)單位應(yīng)用會計電算化的時間較短，還沒有對電子檔案的組成內(nèi)容做到深入了解，同時也缺少相應(yīng)的管理經(jīng)驗，會計電算化檔案的管理人員的崗位職責(zé)沒有建立起來，使得會計檔案的儲存設(shè)備以及會計資料得不到及時歸檔，導(dǎo)致會計檔案受到人為或自然損壞，甚至導(dǎo)致會計信息被泄露。同時，會計數(shù)據(jù)的存儲、備份以及清理等都缺乏相應(yīng)的規(guī)范。

5.財會人員缺乏電算化相應(yīng)的知識

行政事業(yè)單位的會計人員具有的知識結(jié)構(gòu)通?？梢詽M足傳統(tǒng)手工會計作業(yè)的要求，在實行會計電算化后，對會計人員的知識結(jié)構(gòu)提出了標(biāo)準(zhǔn)更高的要求，會計人員既要熟練掌握會計專業(yè)知識，同時還要熟悉計算機應(yīng)用知識和財務(wù)軟件應(yīng)用技術(shù)，既要會使用，又要會保養(yǎng)和會維護。行政事業(yè)單位的會計人員一般來說專業(yè)知識較強，但是計算機操作能力卻相對較差，應(yīng)用計算機進行會計業(yè)務(wù)的處理面臨許多困難。

6.會計信息數(shù)據(jù)失真

盡管信息傳遞的無紙化可以有效避免一些由于人為原因而導(dǎo)致會計失真的現(xiàn)象，但仍不能排除電子憑證、電子賬簿可能被隨意修改而不留痕跡的行為。隨著網(wǎng)絡(luò)化會計電算化的發(fā)展，不法分子篡改網(wǎng)絡(luò)上傳送的信息，通過加大結(jié)算金額，更改收款單位賬號，達到貪污或竊取資金的目的。

7.計算機病毒的威脅

近年來，計算機病毒呈不斷蔓延之勢。在會計電算化工作中，由于對病毒防范不嚴，計算機感染病毒的現(xiàn)象不同程度的存在。計算機一旦感染病毒，輕的占據(jù)計算機內(nèi)存、降低計算機的運行速度，嚴重的破壞會計應(yīng)用系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)文件和應(yīng)用軟件，使數(shù)據(jù)文件和應(yīng)用軟件突然被丟失、篡改、混亂，出現(xiàn)不明真象的“死機”，無法正常工作。

8.會計電算化硬件系統(tǒng)的安全性威脅。外部環(huán)境問題

由于閃電、靜電、灰塵污染等外部環(huán)境造成網(wǎng)絡(luò)電算化系統(tǒng)損害。如操作時突然停電、通信突然中斷、死機等造成網(wǎng)絡(luò)電算化數(shù)據(jù)丟失。技術(shù)故障問題。硬件缺陷、使用陳舊過時的基礎(chǔ)實施會使系統(tǒng)不可靠、不可信賴。造成系統(tǒng)執(zhí)行預(yù)料不到的操作或不能使用，致使網(wǎng)絡(luò)電算化數(shù)據(jù)毀壞或丟失。會計電算化應(yīng)用軟件系統(tǒng)的安全性問題。會計軟件的質(zhì)量是會計電算化工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，決定著電算化工作的深入程度。財務(wù)軟件開發(fā)沒有實行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果使財務(wù)軟件比較混亂，就是同一行業(yè)不同單位使用的財務(wù)軟件也不盡相同，有時軟件經(jīng)銷商為了追求利潤，在服務(wù)上和技術(shù)上沒有下工夫致使軟件質(zhì)量差、性能不好、出了問題又沒有人管。有的軟件數(shù)據(jù)接口不好，不同的財務(wù)軟件使用方法不一樣，導(dǎo)致了報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)傳輸?shù)牟环奖?，嚴重影響了會計電算化的發(fā)展。

二、如何做好行政事業(yè)單位會計電算化風(fēng)險控制主要應(yīng)對策略

1.對軟件系統(tǒng)進行升級

行政事業(yè)單位的會計電算化系統(tǒng)至少要實現(xiàn)三個方面的升級：

一是進行版本升級。為滿足行政事業(yè)單位的會計工作和財務(wù)管理需求，應(yīng)對通用財務(wù)軟件進行統(tǒng)一的版本升級，使得行政事業(yè)單位的會計工作和財務(wù)管理特點能得到充分體現(xiàn)，使得財務(wù)軟件更加專業(yè)化，更具有針對性。

二是對管理模式進行升級。對行政事業(yè)單位而言，上級單位對下級單位難以開展有效的財務(wù)監(jiān)控，原因是行政事業(yè)單位的財務(wù)管理所采用的模式是分散核算模式，財務(wù)數(shù)據(jù)得不到有效集中，使得監(jiān)管出現(xiàn)困難。所以，通過軟件的統(tǒng)一升級，實現(xiàn)“實時集中”或“分布集中”的管理模式，達到財務(wù)數(shù)據(jù)有效集中的目的，將財務(wù)管理與財務(wù)監(jiān)督落到實處。

三是對財務(wù)管理進行升級。對行政事業(yè)單位實行有效的監(jiān)督與管理，應(yīng)構(gòu)建起“財務(wù)綜合辦公平臺”，使行政事業(yè)單位的眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)得以有效集成，突出財務(wù)為核心的財務(wù)監(jiān)督機制和內(nèi)審機制，建立起主管部門的決策與分析系統(tǒng)，促進行政事業(yè)單位的財務(wù)管理全面走向信息化。

2.強化系統(tǒng)的后期維護

會計電算化軟件系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，可能出現(xiàn)各種問題，行政事業(yè)單位應(yīng)同軟件開發(fā)企業(yè)簽訂協(xié)議，對系統(tǒng)出現(xiàn)的問題及時進行反饋，并及時得到維護與修改，確保軟件開發(fā)企業(yè)定期對會計軟件做出維護與升級，保證電算化系統(tǒng)運行更加穩(wěn)定。特別針對基層行政事業(yè)單位，軟件開發(fā)企業(yè)應(yīng)指定專人做跟蹤服務(wù)，對出現(xiàn)的問題及時進行處理。

3.加強電算化人才的培養(yǎng)

會計電算化需要一大批具有專業(yè)會計知識及熟練計算機操作技能的人才。所以，推行會計電算化，應(yīng)首先培養(yǎng)出具有財務(wù)管理和計算機管理知識的復(fù)合型人才。在培養(yǎng)中，對會計操作人員、系統(tǒng)維護人員和系統(tǒng)管理人員要按不同崗位進行不同內(nèi)容的培訓(xùn)，以達到熟練對會計信息進行加工處理與分析，滿足各方面對財務(wù)信息的需求。

4.加強外部應(yīng)急和周界安全防范

對于重要的計算機系統(tǒng)應(yīng)加電磁屏蔽，以防止電磁輻射和干擾。制定機房管理制度，機房防火、防水、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應(yīng)急對策等。采用不間斷電源，保證在停電之后計算機系統(tǒng)能繼續(xù)工作一段時間，使用戶能夠緊急存盤，避免數(shù)據(jù)丟失。采用通信備份線路，確保通信網(wǎng)絡(luò)的安全、可靠，保證會計信息安全迅速地傳遞。周界控制是通過對安全區(qū)域的周界實施控制來達到保護區(qū)域內(nèi)部系統(tǒng)的安全性目的，它是預(yù)防一切實行外來攻擊措施的基礎(chǔ)，主要內(nèi)容包括：設(shè)置外部訪問區(qū)域，采用二層式客戶機/服務(wù)器模式組建內(nèi)部網(wǎng)，利用中間代理服務(wù)器隔離客戶與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的聯(lián)系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的一致性;建立防火墻，在內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)之間的界面上構(gòu)造保護屏障，防止非法入侵、非法使用系統(tǒng)資源，執(zhí)行安全管理措施、記錄所有可疑事件。

5.加強數(shù)據(jù)通訊安全防范

數(shù)據(jù)通訊控制是為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故而采取的內(nèi)部控制措施，事業(yè)單位可采取各種有效手段來保護數(shù)據(jù)在傳輸過程中準(zhǔn)確、安全、可靠。主要措施有：保證良好的物理安全，對傳輸?shù)臄?shù)據(jù)進行加密與數(shù)字簽名，在系統(tǒng)的客戶端和服務(wù)器之間傳輸?shù)乃袛?shù)據(jù)都進行兩層加密保證數(shù)據(jù)的安全性，使用數(shù)字簽名確保傳輸數(shù)據(jù)的保密性和完整性。

6.加強網(wǎng)絡(luò)會計電算化信息系統(tǒng)的防病毒入侵

盡可能做到網(wǎng)絡(luò)會計電算化系統(tǒng)的相對封閉運行，控制病毒源，及時更新防殺毒軟件，充分運用強磁盤讀寫控制。使用正版軟件，及時更新、升級網(wǎng)絡(luò)會計電算化信息系統(tǒng)的軟、硬件。

7.加強數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)

數(shù)據(jù)備份與數(shù)據(jù)恢復(fù)功能可以進行會計數(shù)據(jù)的保全與恢復(fù)。數(shù)據(jù)備份應(yīng)該按計劃定期進行，一般完整備份的時間周期相對長一些，其他方式的備份時間周期相對短一些。系統(tǒng)管理員可以執(zhí)行對整個會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份。會計主管可以執(zhí)行對全部或部分會計電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份。一般操作員的數(shù)據(jù)備份權(quán)限由會計主管分配或指定。

8.建立健全會計電算化內(nèi)部控制管理制度

建立并不斷完善會計電算化管理制度，確保會計核算操作安全，并可以及時、準(zhǔn)確提供會計信息，實現(xiàn)事業(yè)單位會計電算化。加強內(nèi)部日常管理，從制度上保證會計電算化系統(tǒng)安全可靠運行。其制定重點包括：第一，建立單位會計電算化的崗位責(zé)任制度，明確會計電算化系統(tǒng)下的每個崗位職責(zé)范圍，切實做到各司其職，分工協(xié)作，定期考核檢查。第二，會計電算化日常操作管理，包括計算機病毒防范管理規(guī)范、上機運行系統(tǒng)的規(guī)范、操作權(quán)限的規(guī)定、操作規(guī)程的規(guī)范。第三，會計電算化檔案管理制度。確保會計電算化檔案保管完整有條理，定期備份以預(yù)防會計電算化檔案數(shù)據(jù)丟失。第四，會計軟件和會計數(shù)據(jù)管理制度。盡量使用財政部推薦的有資質(zhì)保證的會計電算化軟件及數(shù)據(jù)庫，定時更新，定時備份。第五，會計工作網(wǎng)絡(luò)管理制度。安裝并及時更新防火墻，不隨意瀏覽有安全隱患的網(wǎng)頁網(wǎng)站以確保會計電算化系統(tǒng)不會感染來自網(wǎng)絡(luò)的病毒。

參考文獻

[1]李文茹.行政事業(yè)單位會計電算化淺析[EB/OL].www.xkdx.com.

[2]邢凌云.行政事業(yè)單位會計電算化與財務(wù)管理的融合探討[J].中國總會計師，2013（06）.

（作者單位：沈陽市精神衛(wèi)生中心財務(wù)科）