信息時代民辦高校教學檔案管理的思考

摘 要：針對教學檔案管理的重要性，對教學檔案管理形成現狀進行分析，應從各管理部門領導重視、制定檔案管理機制、加強檔案管理專員的培訓和實行檔案管理系統的信息化網絡化進行闡述。

關鍵詞： 民辦高校 管理措施 質量 教學秘書

隨著民辦高校進行大力發展職業教育，部分民辦高校規模已過萬人。在民辦高校成長的過程中教學檔案是教學發展的有效的歷史證明，教學檔案往往又是各項檢查、評估佐證材料中的重中之重。教學檔案工作組織且管理得好，對規范民辦高校的教務管理模式，對進一步提高教務管理質量，促進民辦高校的可持續發展有著不容忽視的作用。

“高等學校教學檔案是指學校在教學管理、教學實踐、教學研究等各個教學環節活動過程中直接形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、實物、聲像等不同載體的文件材料的總和，是不可再生的寶貴歷史資源，它反映了學校的辦學實力和辦學水平，是學校檔案的重要組成部分，也是衡量學校教學質量和管理的重要標志。”[1]

那么，在高新科技泛濫的時代，我們應該如何高效高質地管理民辦高校教學檔案工作。我覺得應該從以下幾點入手：

一、做好民辦高校教學檔案管理工作，就要得到學院各級領導的重視

民辦高校的教學檔案管理工作是貫穿著整個院校各項工作，體現著大學校園生活的多姿多彩的活力及個性的氣息，記錄著“教”與“學”的過程。是校園文化建設的重要基地，也是社會文化及歷史的部分縮影。從學院對教學檔案工作的管理措施也能粗略反映學院各級領導對此項工作的重視程度。要做好此項工作首先學院各級領導要重視，可以在各項會議、活動中倡導全校老師要認識教學檔案管理內容對教師個人檔案管理的重要性，端正教師對教學檔案管理工作的態度，增強老師們處處、時時都要有建立檔案的意識；單憑教學檔案管理人員收集資料是不夠全面的，要提倡老師們養成事事關已、時時關注的、自覺、主動地良好習慣。

很多民辦高校沒有將教學檔案管理工作的地位擺正。單方面將教學檔案管理工作當作是教學工作中的小部分，認為只是教學秘書管理工作，純粹是整理文件、資料等放進檔案盒就行的教學相關資料。從而導致了教學檔案管理工作從根本上無人重視，進而影響了教學檔案管理工作人員的對檔案管理工作的熱情、積極性，如教學檔案資料不健全、凌亂等，也在一定程度上影響了工作質量和效果。要真正做好教學檔案管理工作，必須從源頭抓起，領導重視是前提。只要領導重視、認可了，工作的重心明確了，得到老師們支持、協助的教學檔案管理人員在以后的工作才能有條不紊的進行。

二、制定適合本院校的教學檔案管理辦法。制定民辦高校教學檔案管理，是民辦高校管理工作的組成部分

為了加強民辦高校教學檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，為民辦高校各項工作服務，應根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案實體分類方法》、《高等學校檔案工作規范》和《高等學校檔案管理方法》等法規，結合本院校實際的教學、檔案工作特點，與時俱進、開拓創新、求真務實且科學地界定歸檔范圍和保管期限。特制定適合本院校的教學檔案管理辦法，成立檔案管理小組，落實到人。

應該按照各學年度各學期，由學院系部門老師所屬系列分別進行收集、整理和歸檔，按電子文件和紙質文件的不同載體分別歸類檔案并進行保管。根據《高等學校檔案管理方法》在保管期限具體操作要對電子文件進行備份，對紙質文件進行清查、銷毀前整理并制作銷毀清冊，完善教學檔案管理制度。

三、對民辦高校的教學檔案管理人員進行定時、定量和定質的培訓，以提高檔案管理人員的綜合素質

“很多系部兼職檔案管理人員常常不明白檔案意識，導致檔案業務素質不夠高，另外監督管理機制不健全，使得當前檔案管理隊伍不能很好地適應教學檔案工作的開展，從而直接影響檔案工作的質量。”[2]

近幾年來，不少的民辦高校不斷擴大招生規模，在校學生數急劇增加，號稱“人人有機會讀大學”時期，由此也為民辦高校教學檔案的管理工作帶來了巨大的壓力和前所未有的挑戰。這讓使民辦高校各部門的工作增加的同時，也必定會給教學檔案管理人員帶來很大的工作量，如此一來，教學檔案管理工作任務量的急劇增加，且在人力資源管理方面不能及時跟進時，必然要求教學檔案管理人員在技術上過得硬，在思想上經得起考驗。民辦高校在人事師資配備計劃中必須重視檔案管理專業人才引進外，還要做好對現有在職教學檔案管理人員進行先進管理經驗的培訓工作，提高她們的檔案業務素質。只有這樣，才能讓教學檔案管理人員無懼任何壓力，出色地完成本職工作及其它各項工作任務。“教學檔案管理人員專業素養不夠是指教學檔案管理人員很少接受經常性的檔案管理技能培訓。《高等學校檔案管理辦法》中曾明文規定，高校檔案機構需開展學校檔案管理人員檔案管理業務培訓。但實際上真正接受培訓的人員并不多。”[3]

在許多民辦高校的教學檔案管理，沒有配備人員專門負責，幾乎是由該院（系）的教學或行政秘書兼任。但由于秘書工作任務較多，在每學期初、中、末的一段時間，兼職教學檔案管理工作事務的人員無暇顧及，從而使教學檔案損壞、或丟失。又或者常常是教學或行政秘書工作不受重視而做不長久，就給剛分配來的新人負責，而到了交接工作時，經常出現沒把本院（系）檔案工作的任務明確交付好的情況，這些情況，不僅影響了檔案工作的連續性、穩定性和系統性，而且讓沒有受過檔案專業知識培訓的人員進行管理，也影響了管理的質量。所有這些，都在直接嚴重地影響了教學檔案的管理水平。因此，對教學檔案管理人員進行定時、定量、定質進行培訓是勢在必行的。

四、“實現高校教學檔案管理信息化，是提高高校教學檔案管理效率的必由之路。現代信息技術的飛速發展，改善了檔案服務手段，提高了服務質量和工作效率，把高校檔案工作帶入了自動化與網絡化的新階段”[4]

目前，很多民辦高校在教學檔案管理方面還采用比較原始的管理方法，通過手動操作完成工作任務，以紙張和案卷為工具進行檔案的收集、歸檔與檢索，沒有將比較先進的數字化多媒體技術應用到檔案管理當中，不難想象，在民辦高校的學生人數不斷增加、辦學規模不斷擴大的情況下，僅憑傳統的檔案管理方法想要做好檔案管理工作談何容易。

“院系級的教學檔案管理依然處于保管原始資料的狀態，按照科學的方法進行分類管理有待進一步加強。因此，教學教案管理按科學分類，建立文檔信息數據庫，利用計算機管理軟件形成信息數據庫是非常有必要的，這樣才能利用現代信息技術實施教學檔案信息化和網絡化，實現信息資源共享，從而提高教學教案管理工作的效率。”[5]因此，利用教學檔案管理系統，使教學教務檔案管理人員從繁瑣、低效的工作中解脫出來，進一步提高工作效率和教學質量勢在必行。在不滿足自行開發符合本院校的民辦高校教學教務檔案管理系統的需求情況下，可先對目前市場上的教學教務檔案管理系統進行考察，針對本院校的現狀，結合本院校自身的辦學層次復雜、形式多樣、靈活多變等特點，再與開發商研究、探討共同研制出相對適合本院校實際情況的教學檔案管理系統。

參考文獻：

[1]林紀華.高校教學檔案管理工作思考 [G].內蒙古民族大學學報，2011，（01）.

[2]丁鋒，唐國俊.淺談高職院校教學檔案管理 [G]. 湖南環境生物職業技術學院學報，2010，（01）.

[3]尹翔.高校教學檔案管理工作存在的問題及其原因探析[G].文史月刊，2012（08）.

[4]龍天權.高校教學檔案管理現狀及對策 [G]. 江西圖書館學刊，2009，（04）.

[5]張峰，涂蓉等.高校院系級教學檔案管理的規范與優化[G].教育教學論壇，2012，（10）.