關于高校基建檔案管理工作的思考與探討

摘 要：本文介紹了高校基建檔案的重要作用、特點及措施等，從不同方面解析高校基建檔案管理工作，希望能為廣大高校基建檔案管理人員提供建議，共同促進高校基建檔案管理工作的發展。

關鍵詞：高校 基建檔案管理 思考

一、高校基建檔案的重要作用

高校基建檔案對高校維權很重要，是高校維權的主要憑證和依據。以某個具體的基建項目為例，高校是建設單位，高校與施工單位分別為甲、乙方，代表著各自的利益。在同一個建設項目中雙方目標指向不同，所以甲方、乙方會存在一些必不可少的矛盾。甲方的希望是在工程造價最低的情況下工程能夠保質保量按期完成，而乙方則在工程施工中盡最大可能降低成本，以實現利益最大化。因此，甲方工作人員既要嚴格履行雙方之間的各種通知、報告的送達和交接等手續，還要保管好項目的變更、變增等重要文件，防止乙方在工程決算時有機可乘，利用甲方工作中的紕漏鉆空子。

高校基建檔案還關系到學校未來改擴建和維修。高校基建檔案記錄了項目建設的整個過程，地面設施和地下設施的具體方位都有著準確的記錄，這些原始材料是日后改建、擴建的最佳依據。工程項目建設完成后還存在維護、修理工作，尤其是地下管線等設施都屬于隱藏工程，只有依據這些工程設計圖、施工圖等資料施工人員才可以進行維修。改建、擴建對高校來說是一項巨大的工程，為了節約時間和成本，就得根據原始資料找到切實可行的辦法。因此基建檔案不僅具有史料和憑證作用，而且對以后的校園擴建、維護具有很重要的參考意義，發揮著非常重要的作用。

二、高校基建檔案的特點

1.專業性。基建工程通常都是程序復雜的系統工程，因此基建檔案管理涉及到的部門較多，包括外部和內部。而且檔案內容多數涉及到工程建設過程的各個環節和許多專業的工程問題，這些環節和專業有機地融合后會形成一個完整的單位工程。基建檔案就是因為它的內容、來源等因素變得更加專業化和復雜化。

2.成套性。基建檔案在整個高校的檔案中相對于其他檔案是獨立的，通常是單獨整理立卷的，而且不同的工程建設項目的檔案之間也是相互獨立的。基建工程檔案整理是以單位工程為對象，獨立地形成一整套相關資料，每一套完整的基建項目檔案內容有相似性，均包括：工程竣工驗收階段結論性文件材料、工程實施階段過程性文件材料、工程設計階段基礎性文件材料、工程建設準備階段依據性文件材料及其他工程建設檔案材料，是記錄整個工程的一套完整材料，因此高校基建檔案具有成套性的特點。

3.實用性。基建檔案是工程項目建設的完整、原始記錄，涵蓋了高校進行建設活動中形成的真實的資料和信息，在校園改建、擴建、維修等工作中起著重要的作用，對高校的建設、管理有很重要的使用價值，而且在較長時期內都將發揮它的這種不可代替的作用。

4.歷時長。一個完整的基建工程從工程項目的建議書到竣工驗收，涉及到政府主管審批、設計部門、施工單位、監理單位等多個單位，既有文件材料，又有設計、施工圖紙，報表、統計資料，這都使基建檔案材料的來源非常廣泛，資料收集整理歷時長，給檔案管理工作帶來了難度。

三、加強高校基建檔案的管理的措施

1.健全制度、更新觀念

建立健全高校基建檔案管理的規章制度，是做好基建檔案管理工作的前提，有章可循、有法可依是檔案管理準確、高效的關鍵因素。高校應根據自己的實際情況設立檔案管理組織機構，從管理體制、崗位職責、獎懲措施等方面制定規范，使基建檔案管理規范化、制度化。

以前高校對于基建項目總是“重質量、輕檔案”，這種管理觀念在當今必須要轉變，高校相關領導要對基建檔案管理工作予以足夠重視，在人員、經費、設施上給予大力的支持，將基建檔案工作納入學校統一管理。只有這樣才可以調動檔案管理人員的工作積極性，實現基建檔案的現代化管理。

2.加強人才建設、提高業務水平

基建檔案管理工作具有專業性、成套性、適用性、歷時長等特點，難度較高，科學性、條理性、嚴謹性、特定性在工作中十分重要，缺一不可，這就要求檔案管理人員必須具備高素質。管理人員至少要有兩方面的知識，一個是檔案管理方面的專業知識，還有一個是基建方面的專業知識，因此，擁有一支專業水平高的人才隊伍是至關重要的。所以，加強基建檔案管理人員的業務培訓就顯得更加重要，特別是現代化管理能力，如信息化管理模式的運用能力等。當今社會基建管理模式多種多樣，管理規范及標準不斷更新，基建檔案的管理向科學化、信息化不斷發展，這就要求檔案管理員要掌握現代化的管理方式，不斷提高自身業務素質。

3.加強同步化

高校基建項目有三個同步，第一，要求檔案建立工作與項目啟動同步進行；第二，項目建設過程中，資料的收集、整編、審定要與項目進度同步進行；第三，項目竣工驗收時，項目整套合格的竣工資料提交要與工程驗收同步進行，這就是基建檔案管理工作的三同步。檔案管理員應該加強三同步，本著高度負責的工作態度，多了解正在進行的基建項目，對檔案材料的形成過程要十分熟悉，利用一切資源及時、準確、完整、有效地收集資料，保證項目檔案材料的標準化、規范化。

4.提高現代化管理水平

當今世界是信息化的時代，信息化對社會的各個方面都影響甚大，基建檔案管理也不例外，信息化給基建檔案管理工作帶來了新的挑戰和機遇，在這樣的時代背景下，發展基建檔案的信息化管理就是順應時代發展的舉措。信息化檔案管理具有操作簡便、查詢快捷、存貯安全等優勢，能大大提高工作效率和工作質量。高校還擁有強大的技術優勢，更應當將這種現代化的管理手段運用在檔案管理工作中。以計算機和數據庫為基礎建立檔案管理系統，將檔案管理從靜態變為動態，使檔案管理更加靈活，這樣在提高管理效率的同時減輕了管理人員的勞動強度。

當前檔案管理的整理和編輯主要依靠手工操作，勞動強度大，管理成本高，而且工作效率較低。因此，只有采用現代化管理手段，借助現代化的管理工具，才可以改變這種困境。

四、結語

高校基建項目關乎高校百年大計，基建檔案是工程建設全過程的真實記錄，是高校進行整體規劃和管理的重要組成部分，對高校日后的改建、擴建工作意義重大，因此，高校的有關部門要對基建檔案管理工作予以重視，采取切實可行的措施建立健全規章制度，提高管理人員業務水平，加強信息化管理，確保高校基建檔案的完整性、準確性及系統性，開創高校基建檔案工作的新局面。

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